Кадровое делопроизводство. Документы по личному составу. Порядок оформления

К документам по личному составу относятся:

• трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

• приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;

• заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;

• трудовые книжки;

• личные карточки (ф. № Т-2, Т-2ГС);

• автобиографии;

• характеристики;

• аттестационные листы сотрудников;

• резюме;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу:

• ф. №Т-1 — приказ (распоряжение о приеме на работу);

• ф. №Т-2 — личная карточка;

• ф. №Т-4 — учетная карточка научного работника;

• ф. №Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе;

• ф. № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

• ф. № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

• ф. № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

• ф. №Т-10 — командировочное удостоверение;

•ф. № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника.

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженно­сти по оплате труда обязательно требуется блок юридических до­кументов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (се­бестоимость). Этот блок включает следующие документы:

•                штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда

организации;

•                табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

•                   пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

личное заявление работника с визой руководителя;

приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознаком­лении.

Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в тру­довую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка;

• пакет документов на увольнение:

личное заявление на увольнение с визой руководителя орга­низации;

приказ на увольнение с указанием причины и даты увольнения (с рас­пиской работника об ознакомлении);

второй экземпляр справки с указанием начислений и удер­жаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

копия трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Руководители организаций несут персональную ответствен­ность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.

Трудовая книжка. Правила оформления.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, под­тверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудо­вые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель, за исключением работодателей-физических лиц, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в при­сутствии работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника по основному месту работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Та­кие записи производят на основании документа, подтверждающего рабо­ту по совместительству. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового до­говора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт Кодекса.

При приеме на работу трудовую книжку обязательно представляют в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу. Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистри­руется в журнале. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обяза­тельная запись под очередным номером. Все записи производятся в точ­ном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и по­марок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должно­стного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку.