Экспертиза ценности документов. Сроки хранения

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для определения сроков хранения документов, подготовка документов к архивному хранению и отбора документов уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия, состоит не менее чем из 3-х человек.

 Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню, утвержденному Росархивом. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему пользуются в работе по определению сроков хранения документов отраслевыми перечнями.

В зависимости от значимости документов в перечнях установ­лены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л, 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, передаваемые в архив (со сроком хранения — свы­ше 10 лет); документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения — до 10 лет включи­тельно); документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; списки акционеров с указанием количества и категории надлежащих им акций; внутренние документы общества, утверждаемые собранием акционеров или иным органом управления общество»

Документы по личному составу (личные дела, личные кар ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарпл. хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно.

 

Подготовка документов к архивному хранению

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют специального оформления:

• документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу карандашом или нумератором;

• подшить в конце дела лист-заверитель дела, на наиболее важные документы составить внутренние описи, переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

• дополнительно указать на обложке дела количество листов, срок хранения дела.

Дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

· по основной (производственной) деятельности;

· по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью ко­личество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставля­ется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки дел.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предпри­ятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номе­ра отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Уничтожение документов

Уничтожение документов оформляется актом. Акт о выделении к уничтожению документов и дел:

подписывает председатель ЭК;

члены ЭК;

утверждает руководитель предприятия.

Уничтожение документов проводится в присутствии комиссии (не менее трех человек).

После физического уничтожения документов в акте делаются отметки: об их уничтожении; способе уничтожения; дате уничтожения.

Должностная инструкция. Порядок разработки, оформление.

Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается тру­довой договор с работником. Должностная инструкция и тру­довой договор используются:

при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

с целью разделения труда между персоналом;

для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностная инструкция:

· разрабатывается — руководителем структурного подразделения;

· визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

· утверждается — руководителем предприятия

Все существенные изменения в должностную инструкцию вно­сятся приказом руководителя предприятия. Д олжностная инструкция должна иметь:

наименование министерства (если является отраслевой); наименование организации, разработавшей инструкцию;   наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: Общие положения. Функции. Должностные обязанности. Права. Ответственность. Служебное взаимодействие.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах - первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй — у ру ководителя подразделения, третий — у работника.