Номенклатура дел предприятия. Правила оформления

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков и: хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена:

• для группировки исполненных документов в дела;

• учета и обеспечения сохранности дел;

• оперативного поиска документов в делах.

 Номенклатуры дел подразделяются:

• на типовые;

• примерные;

•  конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий).

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру орга­низаций (предприятий).

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На пред­приятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подраз­делений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенк. является "секретариат" Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел присвоением им соответствующих индексов, например 1-2

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов расположенных в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

• краткое содержание;

• дата (период), к которому относятся документы дела.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссыл­кой на соответствующую статью перечня.

В графе "Примечание " проставляются отметки о заведении (не­заведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной служ­бой.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, согласовывается с экспертной комиссией и утвер­ждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах - один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивает­ся на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий пере­дается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно.

 

Формирование и оформление дел

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку

Формирование дел нужно для:

• оперативного  поиска необходимых документов;

• обеспечения их сохранности;

• порядка в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или верейными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одном деле;

• в дело включается один экземпляр документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен;

• в дело формируются, как правило, документы одного года;

• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов не подписанные или не утвержденные руководителем;

• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности.

• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

• документы по личному составу предприятия (личные дели личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

• документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциаль­но", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;

• переписку предприятия делят на две папки: с полученной (вхо­дящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией.

На обложке дела указывается:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• номер дела по номенклатуре;

• заголовок дела;

• год заведения;

• срок хранения.