Автоматизация архивного дела

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.

В настоящее время, когда реформированию подвергаются практически все стороны общественного устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность общества в ней возможно лишь путем информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных условий для этого. В связи с новым пониманием архива как части информационных ресурсов и информационной системы, важнейшей задачей архивной отрасли становится развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России.

Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также автоматизированные информационные системы и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения в виде комплекса взаимосвязанных баз данных, его внедрения, практического использования.

В оптимальном варианте эти базы данных должны функционировать в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, который входит в структуру Росархива.

Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются:

1. разработка основных направлений развития информационно-поисковых систем;

2. использование автоматизированных архивных технологий;

Создание баз и банков данных, выполнение оформительских и печатных работ.

Важным этапом работы отдела явилось внедрение в эксплуатацию программного комплекса «Архивный фонд - 3» в 2003 году, рекомендованного Росархивом для информационного обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением документов, их сохранностью.

Специалистами отдела разработано и внедрено программное обеспечение:

1. базы данных «Учет фондов», с основными сведениями о количестве и составе фондов, движении документов, научно-справочном аппарате;

2. базы данных «Учет физического состояния дел», содержащей основные сведения о физическом состоянии дел;

Базы данных «Персоналии», включающей в себя биографические сведения о номенклатурных работниках региона.

В стадии внедрения находится база данных «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных и других общественных организаций 1917-1991 гг.».

Программа «Архивный фонд - 3» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. Программное обеспечение позволяет автоматически формировать паспорт архива, составлять тексты путеводителей по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.

Структура разделов базы данных организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект. К ним отнесены характеристики научно-справочного аппарата к документам фонда; классификация документов по различным параметрам; физическое состояние документов фонда, а также показатели, характеризующие виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации материала; показатели, характеризующие объем документов фонда.

В комплексе с программой «Архивный фонд - 3» работает программа «Фондовый каталог», предназначенная для автоматизации централизованного государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа реализована в виде автоматизированного каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в Центральный фондовый каталог Росархива в электронном формате. Система автоматически формирует сводные паспорта, сводные статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. - 2003. - № 4.

Заключение

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.

Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются: организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности; организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации; организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений и физических лиц.

В 2004 году был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе детально проработаны вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три самостоятельных раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства.

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, которой входит в структуру Росархива.

Список литературы