Информация и ее роль в процессе управления

Информация – сведения про объекты и явления окружающей среды, их параметры, свойства и состояния, которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, отраженные в какой-либо среде их сохранения, обработки и передачи. Производственная информация – сведения о производстве, его процессах и объектах.

Информацией являются новые сведения, приемлемые, понятные и ценные для пользователя как полезные сведения, расширяющие запас знаний конечного пользователя об окружающем мире. Наряду с информацией часто используется понятие «данные». Покажем разницу:

Данные – могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, не используемые по каким-либо причинам, а лишь сохраняемые. Как только эти данные используются для уменьшения неопределенности про что-либо, они превращаются в информацию. Таким образом, информацией являются используемые данные.

Относительно использования информации в менеджменте, информация – совокупность сведений, отображающих конкретное состояние явления, события, производственно-хозяйственной деятельности. Информация – основной продукт, циркулирующий в управляющих системах. Выходная информация от объекта управления и окружающей среды поступает в управляющий орган. На ее основании вырабатывается управляющее воздействие.

Рис. 2.1. Классификация экономической информации

Информационный объект – описание некоторой сущности (реального объекта, явления, процесса, события) как совокупности логично связанных реквизитов (информационных элементов). Информационный объект определенного реквизитного состава и структуры образует класс.

Информационные ресурсы – совокупность знаний и информации об окружающем мире, накопленных на любых информационных носителях (документах, базах данных и т.д.), которые могут быть использованы для реализации определенных целей.

При работе с информацией возникает необходимость в оценке ее качества и измерении ее количества. Например, иногда короткое сообщение несет намного больше информации, чем текст на нескольких страницах, а сообщение с заранее известным содержанием не несет информации вообще. Сообщение имеет смысл в случае, когда содержание его еще неизвестно. Кроме того, одна и та же информация для разных получателей имеет различную ценность.

Качество информации оценивается по следующим показателям:

Достоверность информации характеризует точность отражения соответствующих параметров объекта. Информация достоверна, если не превышен допустимый уровень ее искажения, при котором не теряется эффективность использования этой информации.

Полезность информации принято оценивать по эффекту, получаемому при ее использовании, а на производстве – по ее влиянию на эффективность самого производства. Мера ценности информации может быть определена как величина изменения вероятности достижения цели или реализации какого-либо задания вследствие получения данной информации. Полученная информация может быть лишней, если не изменяет вероятности достижения поставленной цели; мера ее ценности равняется нулю. Если информация уменьшает вероятность достижения цели, тогда она ошибочна.

Избыточность характеризует повторяемость, дублирование. Существует полезная и излишняя избыточность. Полезная избыточность используется для повышения надежности и достоверности передачи и сохранения информации. Избыточность информации при обработке создает человеку дополнительные нагрузки, а от компьютерных систем требует дополнительных ресурсов и времени обработки. Поэтому излишнюю избыточность целесообразно убирать. Для этого важно определить минимально необходимую и достаточную информацию с целью обеспечения необходимого качества решения поставленных задач.

Своевременность (оперативность получения) информации связана с тем, что задержка ее поступления вызывает задержку в принятии решений и, как следствие, приводит к снижению эффективности функционирования той системы, где эта информация используется.

Достаточность информации определяет минимальную ее необходимость для принятия эффективного решения.

Доступность информации определяет легкость ее получения, восприятия и понимания человеком.

Однозначность информации означает, что понимать и трактовать ее по-разному невозможно.

Периодичность сбора информации связана с тем, что параметры объектов, с которых снимается информация, изменяются во времени.

Количество информации принято оценивать по числу возможных вариантов сообщений. Если оценивать информацию в байтах, то они не определяют содержание, полезность и ценность информации для конкретного получателя; они не позволяют оценить количество полезной информации. Основой информационной системы является технология обработки информации. От объема и характера входной информации в информационной системе зависят требования к устройствам ввода, их производительности, времени ввода и другим показателям.

Последовательность создания новой информационной системы:

· Осуществляется разработка концепции системы и ее дерева целей.

· Выясняются условия ее работы и формулируется математическая модель.

· Разрабатывается (проектируется) система.

· Внедряется на тех рабочих местах, для которых она создавалась.

В практике создания информационной системы принято начинать использовать модули решения заданий и комплексов или задач подсистем по мере их готовности и отработки. Поэтому процессы внедрения и создания обычно идут одновременно, совпадая во времени, в процессе внедрения постоянно возникают проблемы модернизации и усовершенствования. Кроме того, по мере введения в эксплуатацию элементов системы, создаются и вводятся комплекс средств ее поддержки, сопровождения, обслуживания, тестирования, освоения и т.д.