Совершенствование организации работы предприятия

1.

Совершенствование организации работы предприятия

Органический тип структуры управления

Типы структур управления

Лекция № 8

Матричная структура - гибка, чувствительна к изменениям, легко модифицируется в соответствии с изменением внутренних и внешних условий (органические).

Матричная структура представляет собой современный эффективный тип

организационной структуры управления, построенной на принципе двойного

подчинения:

1. непосредственно руководителю функциональной службы.

2. руководителю проекта (целевой программы), наделенному

необходимыми полномочиями для процесса управления

в соответствии с запланированными сроками, ресурсами, качеством.

ПРИМЕНЕНИЕ: в наукоемких отраслях, в освоении ряда новых сложных изделий в сжатые сроки.

ПРЕИМУЩЕСТВА:

- ориентация на проектные цели;

- более эффективные текущие управления ресурсами, повышение качества продукции;

- гибкость, оперативность, маневрирование ресурсами при выполнении нескольких программ в одной форме;

- применение эффективности методов и приемов управления.

НЕДОСТАТКИ:

- проблемы, возникающие при установлении приоритетов

заданий;

- трудности установления четкой ответственности за работу подразделения;

- возникновение конфликтов между управляющими проектов и функциональными службами.

Проектный тип организационной структуры. Под проектом понимается любое целенаправленное изменение в системе. Это может быть освоение и производство нового изделия, внедрение новых технологий, строительство объектов ит.д. В этом случае деятельность предприятия рассматривается как совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированный срок начала и окончания. Каждый проект имеет свою структуру, и управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, а также планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей. Когда проект выполнен, структура его распадается, а сотрудники переходят в новый проект или увольняются.

Достоинства:

- высокая гибкость и сокращение численности управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами.

Недостатки:

- высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта.

Бригадная структура. Основой структуры является организация работ по рабочим группам или бригадам.

Достоинства:

- сокращение управленческого аппарата и повышение эффективности управления;

- гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

- создание условий для самосовершенствования;

- возможность применения эффективных методов планирования и управления;

- сокращение потребности в специалистах широкого профиля.

Недостатки:

- усложнение взаимодействия;

-сложность в координации работ отдельных бригад;

- потребность в высокой квалификации и ответственности персонала и высокие требования к коммуникациям.

Работа по управлению предприятием сложна и разнообразна. Для обеспече­ния слаженной работы всех структурных подразделений, строгого распределения функций между ними предприятию целесообразно иметь внутрипроизводственные нормативные документы (положе­ния об отделах, цехах, секторах, группах, бригадах и др.). В них должны быть точно определены задачи подразделения, его струк­тура, подчиненность, разработаны обязанности и ответственность его руководителя и сотрудников. Четкое распределение обязанно­стей среди подчиненных имеет решающее значение для успешно­го управления предприятием.

Для обеспечения необходимой гибкости и оперативности управ­ления менеджеру следует наделять сотрудников правами и распре­делять соответствующие обязанности с таким расчетом, чтобы воз­никающие вопросы решались на возможно более низкой ступени руководства. Конкретный круг прав и обязанностей работников под­разделений систем управления предусматривается должностными инструкциями, которые следует иметь на каждом рабочем месте. Должностные инструкции значительно повышают ответственность работника, конкретизируют его функции и дают возможность ме­неджеру четко контролировать ход их выполнения.

Обязательным условием достижения успеха в работе является грамотная организация проверки исполнения порученного дела. Каждое нарушение установленного порядка, всякое неудовлетво­рительное выполнение возложенных на определенного работника обязанностей должны повлечь за собой соответствующие санкции.

Потребность в совершенствовании системы управления обус­ловлена объективными процессами, связанными с усложнением производственных и хозяйственных связей: ростом объемов работ по сбору и обработке информации; изменением (расширением) направлений деятельности предприятий.

Особое место здесь принадлежит проблеме сбора и обработки информации, качеству принимаемых на ее основе решений. Про­веденные за рубежом исследования показывают, что в ряде случа­ев фактические потоки информации примерно в 4—5 раз превы­шают человеческую способность ее восприятия и переработки. В ре­зультате полезно используется только часть информации, что в итоге сказывается на производственном процессе. Статистические данные свидетельствуют, что низшее, а часто и среднее звенья руководства тратят не менее 40 — 50% рабочего времени на сбор информации и составление отчетов. Поэтому эффективно только такое управление, которое позволяет в сжатые сроки обрабатывать возрастающие потоки информации, использовать объективно не­обходимое число содержащихся в ней показателей. Решение про­блемы возможно лишь с помощью соответствующих средств меха­низации и автоматизации обработки информации. Однако технические средства сами по себе не могут обеспечить высокой эффек­тивности управления.

Поэтому для менеджера чрезвычайно важно экономически обо­сновать в каждом конкретном случае выбор технических средств; определить наиболее рациональные организационные формы применения этих средств; до внедрения пересмотреть действую­щие системы и методы работы, изменить формы и маршруты документации.

Немалые резервы повышения производительности управленче­ского труда заключены в устранении потерь рабочего времени, совмещении функций, развитии разделения и специализации труда работников аппарата управления. Основная предпосылка умень­шения объема работы по управлению — совершенствование про­изводственной и организационной структуры предприятия путем объединения родственных подразделений, рационального сокра­щения их количества.

Существенное значение для сокращения объема работ по управ­лению имеют также упрощение и сокращение документации и отчетности, рационализация документооборота, совершенствова­ние делопроизводства.