Планирование рабочего времени. Любой ресурс при эффективном его использовании может прино­сить больше выгоды

Любой ресурс при эффективном его использовании может прино­сить больше выгоды. Поэтому менеджер обязан очень внимательно подходить к планированию своей деятельности, прежде всего, к исполь­зованию своего времени.

Существует ряд «симптомов», которые позволяют определить, до­пускает ли руководитель ошибки в использовании времени. При нали­чии этих «симптомов» руководителю следует тщательно обдумать, как необходимо поступить, чтобы исправить существующее положение.

1. Имеется слишком большое количество работ, которые необходи­мо выполнить. Кажется, что работать нужно быстрее, однако понятно, что повышать скорость уже невозможно.

Чем больше задач стоит перед руководителем в конкретный момент, тем сложнее их выполнить. Когда имеется множество целей, которые, как кажется, требуют немедленного выполнения, возникает спешка. А спешка всегда плохо сказывается на качестве работы. Ситуация «цейт­нота», несомненно, представляет собой очень яркое проявление того, что руководитель не в состоянии выделить наиболее важные задачи и отло­жить выполнение менее важных задач на более позднее время.

Кроме того, слишком большая загруженность руководителя свиде­тельствует о том, что он занимается делами, от которых ему следовало бы отказаться. Другими словами, он берет на себя дела, которые мож­но было бы перепоручить подчиненным. Основная задача руководите­ля — обеспечивать максимально эффективное использование ресур­сов. Люди объединяются в организации и распределяют между собой обязанности лишь в тех случаях, когда один человек не в состоянии выполнить все работы. Поэтому преимущества руководителя связаны не только с его работоспособностью и умением концентрироваться, но и с умением так организовать работу других людей, чтобы она была эффективной и легко контролируемой.

Конечно, иногда надежней сделать что-то самому, чем поручить ра­боту другому человеку. Но если подобные мысли возникают, руково­дителю следует задуматься о том, что в его деятельности что-то не так. Если нет уверенности в том, что подчиненные будут качественно выполнять то, что им поручено, это означает, что у руководителя не все благополучно, что он просто не в состоянии организовать деятель­ность других людей так, чтобы они были заинтересованы в хорошей работе.

Естественно, это не означает, что руководитель должен переклады­вать свои обязанности на плечи подчиненных. Просто необходимо четко устанавливать границу между тем, что ты делаешь сам, и тем, что должны делать другие люди.

2. При выполнении работы постоянно возникают помехи — посто­ронние дела, на которые приходится отвлекаться. Например, неожидан­но приходит посетитель, с которым непременно нужно побеседовать, или возникает проблема, которую необходимо срочно решать, отказы­ваясь от других, более важных дел.

Естественно, ценность этого критерия не абсолютна. Периодически возникают «форс-мажорные» ситуации, в которых приходится бросать все дела и заниматься решением какой-либо проблемы. Поэтому этот критерий действует только в том случае, если такие ситуации возника­ют очень часто.

Подобное положение также свидетельствует о неумении организо­вывать собственное время и перепоручать обязанности другим работ­никам. Лишь некоторые, наиболее важные дела требуют непосредствен­ного участия руководителя. По этой причине необходимо не только давать подчиненным поручения, но и делегировать некоторые права по принятию решений. Однако здесь необходимо быть осторожным. По крайней мере, делегируя собственные полномочия, не забывайте конт­ролировать принимаемые подчиненными решения и совершаемые ими действия.

3. Постоянно не хватает времени, так что приходится задерживать­ся на работе или брать работу на дом.

Может показаться, что работа во внерабочее время свидетель­ствует об ответственности, то есть является положительным качеством. В целом это действительно так. Однако на самом деле на нее мож­но посмотреть и иначе. Если работник не справляется со своими обязанностями, если ему необходимо дополнительное время, это оз­начает, что он просто не может правильно организовать свою рабо­ту. А отсутствие такого умения — это уже недостаток, а не преиму­щество.

Кроме того, нет ничего плохого в том, что работник использует время, официально отведенное ему на отдых, для отдыха, а не для работы. Нередко люди загружают себя так, что у них совершенно не остается свободного времени, из-за чувства вины, как будто отдых пред­ставляет собой непростительную праздность. Это не так. Отдыхая че­ловек набирается сил для дальнейшей работы; хроническое отсутствие отдыха рано или поздно скажется на ее качестве, поскольку приведет к переутомлению.

Впрочем, иногда действительно необходимо работать в нерабо­чее время. Однако такие ситуации единичны, встречаются крайне редко.

4. Выполняется много работы, однако основные проблемы изо дня в день остаются нерешенными.

Это также очень важный симптом, на который следует обратить внимание. Как правило, он свидетельствует о том, что работа заплани­рована неправильно, и много сил тратится просто впустую. Обычно достаточно более четко расставить приоритеты, чтобы ситуация разре­шилась. Однако «разгребать» несделанную работу придется доста­точно долго.