Особенности исследования структур управления

Особенности исследования СФП заключаются в выявлении и сопоставлении управленческих функций с звеньями, уровнями и связями между ними (функциональная структура), а также с распределением соответствующих функциям ролей по должностям (ролевая структура), организационной структуры (или структурная модель), а также процесса управления (процессная структура или модель) (рис. 5.31).

Исследование указанных моделей и выявление на этой основе отклонений от нормы позволят сформулировать меры по устранению этих отклонений.

В сущности, почти все ИСУ могут быть и должны быть, в случае необходимости, сведены к функциям или функциональной структуре. Функциональный анализ позволяет выявить расхождения между формальными и неформальными функциями, несоответствие их целям организации, возможное дублирование функций. Это позволяет сформировать функциональную структуру, в наибольшей степени отвечающую потребностям организации, и определить программу проведения изменений.

Рис. 5.31. Особенности исследования СФП

Развитие неформальной функциональной структуры может стимулировать создание избыточной организационной структуры, т.е. за оптимальные пределы. Имея в виду, что функциональная структура является первичной для организационной структуры СФП, целесообразным является итерационный подход к проведению изменений или проектированию этой структуры. Эта работа проводится в несколько итераций^[48] до тех пор, пока параметры и характеристики организационной структуры не приблизятся к критериальным или оптимальным значениям.

Повторимся, что основные особенности исследования функциональной структуры заключаются в наличии известной логической цепочки проблема ® цель ® функция ® управленческое решение (рис. 5.32) или, другими словами, функция проявляется через управленческое решение. Надо иметь в виду, что должны быть исследованы миссия, совокупность стратегических и оперативных целей как развития, так и функционирования организации в целом, ее подразделений. Причем необходимо выяснить, насколько эти категории актуальны и не требуется ли их пересмотреть.

Логика и особенности процесса исследования управленческих функций заключаются в последовательном поиске ответов на ряд смысловых вопросов, определяющих содержательную и процессную сторону по каждой управленческой функции при сплошном исследовании или определенной конкретной функции (рис. 5.33). Это позволяет не только выявить конкретного исполнителя по каждой функции, задаче, работе и процедуре, но и определить возможные отклонения и сформулировать соответствующие предложения по ликвидации проблемы.

Рис. 5.32. Функция как системообразующий элемент
управленческого решения

Рис. 5.33. Логика и особенности исследования управленческих функций

Когда исследуется совокупность функций, то стоит рассматривать следующие факторы:

· характеристика процесса: вход, выход системы и процесс, обес­печивающий производство товаров и услуг (рыночных и нерыночных);

· стадии жизненного цикла выпускаемых товаров и услуг;

· стадия жизненного цикла организации;

· содержание и особенности процесса управления;

· совокупность принимаемых решений.

Надо иметь в виду, что в процессе этой работы должны быть выявлены формальные, или документированные, и неформальные функции. После выявления управленческих функций целесообразно построить функциональную структуру, указав на ней формальные и неформальные функции и связи. Крайне важно выявить соответствие управленческих функций миссии и целям организации.

Функциональный анализ выполняется в несколько этапов (рис. 5.34):

1-й этап – анализ формальной структуры;

2-й этап – анализ реальной структуры;

3-й этап – сопоставление формальной и неформальной структур, а также с критериями эффективности;

4-й этап – определение соответствия структуры и состава функций подразделений функциям организации ее миссии и целям;

5-й этап – выработка предложений по совершенствованию или реорганизации организационной структуры СУ.

Количество этапов функционального анализа зависит от сложности исследования. Анализ формальной функциональной структуры выполняется на основании изучения организационной документации: устава, схем управления, положений о подразделениях, должностных инструкций, приказов, распоряжений, нормативно-правовых актов и т.п. На данном этапе выявляются специализация субъектов управления, дублирование функций, соответствие ответственности полномочиям.

Анализ реальной функциональной структуры выполняется на ос­нове экспертного опроса (Зенина, 2001). Основным направлением изу­чения формальных функций управления является определение соот­ветствия обязанностей по выполнению функций полномочиям субъек­та управления. Формируются одна или несколько экспертных групп из состава специалистов, например, в одну входят специалисты субъекта управления (скажем, администрации организации), а во вторую – спе­циалисты объекта управления (производственных подразделений). Эти группы формируют функциональные матрицы, определяют их рейтинг (табл. 5.6).

Анализ реальной функциональной структуры проводится отдельно по каждой группе экспертов. И по количеству, и по качественному составу реальная функциональная матрица может отличаться от формальной функциональной матрицы. Степень расхождения этих матриц характеризует степень проведения необходимых изменений в исследуемой системе управления.

Рис. 5.34. Логика и этапы функционального анализа

Таблица 5.6

Матрица распределения управленческих функций
между подразделениями

№ п/п	Подразделения, в которых выполняются функции (бизнес-процессы)	Функции (содержание бизнес-процессов)
						...
...

Интерес представляет составление и сопоставление матриц субъекта и объекта управления, которое показывает, насколько объект управления поддерживает целевую ориентацию субъекта управления, обеспеченность функций источниками власти. При этом может рассчитываться экстенсивный показатель эффективности системы управления как отношение числа функций управления, оказывающих реальное воздействие на объект управления, к общему числу функций, осуществляемых субъектом управления.

Данные, полученные в ходе выполнения работ на этих этапах, вносятся в функциональные матрицы. В строчки таблицы вписываются подразделения, столбцы соответствуют функциям, определяющим содержание процесса управления в данной организации. На пересечении функций и подразделений, которые должны выполнять подразделения, делается отметка – ставится, к примеру, крестик (+). Анализ функциональной сводной матрицы позволяет выяснить:

· дублирование функций, которое может привести к структурному конфликту, а также функции, не закрепленные за определенными подразделениями;

· уровень интегрированности и скоординированности подразделений;

· количество уровней управления, задействованных в обеспечении определенной функции. Надо иметь в виду, что вертикально интегрированная структура корпоративного вида обладает по сравнению с горизонтально интегрированной структурой более низким уровнем адаптивности к изменениям в среде и объекте управления.

Результаты анализа функций являются базовыми для выработки направлений и мер по изменению функциональной структуры или модели, на основе которой формируются меры по совершенствованию или развитию организационной структуры системы управления. На основе функциональной структуры осуществляется проектирование новой организационной структуры и ИПП. На этом этапе может быть использован морфологический анализ.