Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении – документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия; структура подразделения; задачи; функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными подразделениями. Положения о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом: 1) положения о структурных подразделениях; 2) положения о коллегиальных совещательных органах: руководящих (совет директоров, совет акционеров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);3) положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) положения. Целью разработки данного организационного документа (положения) является рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и их работниками.
|
|
Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами этого документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст документа, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписывают руководители подразделений и утверждаются вышестоящими органами управления (руководителем или коллегиальным совещательным органом).
Основная часть положения о структурном подразделении должна включать в себя следующие разделы:
1. Общие положения. В данном разделе указывают полное официальное наименование подразделения, дату, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. Помимо вышеуказанного, в данном разделе определяют, является ли данное подразделение самостоятельным (наличие и учет имущества на отдельном балансе), обособленным (со стационарными рабочими местами на отдельной территории).
2. Основные задачи подразделения. В этом разделе перечисляют задачи, которые должны быть решены в процессе деятельности структурного подразделения, характер и направления этой деятельности.
3. Функции подразделения. Данный раздел отражает перечень действий или работ, которые должны быть выполнены подразделением в процессе осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью соответствовать специфике деятельности подразделения.
|
|
4. Организационная структура подразделения. Наименование этого раздела может быть и другим (например, «Структура» или «Структура и штатная численность»). В данном разделе отражают организационную структуру подразделения, которая может быть представлена в виде схемы или отражена в виде текста путем перечисления, например: «В состав подразделения входят: отдел маркетинга, отдел сертификации качества, отдел по работе с клиентами и др.». Структура подразделения в ходе деятельности может меняться, в этом случае в положение должны быть внесены изменения. Также в этом разделе может быть приведен порядок утверждения положения, штатная численность.
5. Права подразделения. В данном разделе определяют полномочия работников структурных подразделений по выполнению возложенных на них обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной им компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.
6. О тветственность. Данный раздел положения предусматривает критерии оценки работы и меры персональной ответственности работников подразделения. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работ. Ответственность работников определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Отдельно может быть предусмотрена ответственность руководителя структурного подразделения в случае невыполнения подразделением или его работниками своих обязанностей.
7. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. В этом разделе должна быть отражена информация о формировании, получении и обработке документов структурным подразделением. Указывают, с какими именно подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливают периодичность и сроки представления информации; порядок ее представления и рассмотрения возникающих разногласий.
Порядок оформления положений о структурных подразделениях аналогичен порядку оформления положения об организации (учреждении).
Штатное расписание – внутренний организационно-правовой документ предприятия (учреждения, организации), в котором отражается его структура, штатный, численный и должностной состав, а также указываются должностные оклады работников.
Этот документ дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений работниками. Штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью происходит обоснование расходования денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. Для работодателя данный документ выполняет следующие функции:
1. Позволяет четко проследить организационную структуру (наличие структурных подразделений).
2. Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии).
3. Позволяет проследить систему оплаты труда работников в подразделениях.
4. Устанавливает и закрепляет размеры надбавок.
5. Облегчает отслеживание вакансий при осуществлении подбора персонала на данные вакансии.
|
|
На основании штатного расписания определяется плановый фонд оплаты труда сотрудников, трудовыми договорами которых предусмотрена повременная форма оплаты труда, производится начисление и выплата заработной платы.
Штатное расписание оформляется на общем бланке формата А4 организации с нанесением всех обязательных реквизитов документа (наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, печать). Бланк данного вида документа унифицирован (форма Т-3, код по ОКУД 0301017).
В заголовке к тексту указывают год, на который составляется штатное расписание. Печать организации проставляется на грифе утверждения.
Текст штатного расписания оформляют в виде таблицы, графы которой должны содержать коды и наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада работников, надбавки к должностному окладу (персональные и прочие), должностные оклады работников, формирующие месячный фонд заработной платы и примечания.
Как правило, штатное расписание оформляют в начале каждого финансового года на будущий календарный год, либо после первоначальной государственной регистрации предприятия перед началом деятельности. Подготовка штатного расписания проходит в два этапа:
1. Составление проекта штатного расписания. Ответственность за подготовку штатного расписания возлагается на финансово-экономические службы и службы по управлению персоналом. В небольших коммерческих фирмах этим, как правило, занимается руководитель предприятия. В крупных организациях (на предприятиях и в бюджетных учреждениях, если за ними закреплено право самостоятельно определять свою структуру и штаты) данным вопросом занимаются отделы кадров, отделы по нормированию и оплате труда, иные подразделения с аналогичными функциями.
2 .Утверждение штатного расписания. После одобрения руководителем или вышестоящим органом управления организации (предприятия, учреждения) проекта штатного расписания издается приказ о его утверждении за подписью руководителя или уполномоченного им лица. Непосредственно штатное расписание проходит процедуру визирования (согласования) руководителями структурных подразделений. Штатное расписание также подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. В практической деятельности, зачастую, руководитель учреждения также проставляет подпись на форме штатного расписания в верхнем правом углу рядом с грифом «УТВЕРЖДЕНО».
|
|
В процессе экономической деятельности в штатное расписание периодически вносят изменения. Причинами изменений могут быть:
1. Индексация (увеличение) должностных окладов в связи с инфляцией и ростом прожиточного минимума.
2. Реорганизация предприятия в связи с изменениями структуры, дополнительным вводом новых должностей, сокращением штата и др.
Изменения в штатное расписание вносят отдельно издаваемым приказом руководителя. Данный вид приказа входит в группу приказов по основной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей части (излагают факты, послужившие основанием для издания данного приказа: совершенствование организационной структуры предприятия; реорганизация; изменение законодательства и пр.) и распорядительной части (содержит непосредственное распоряжение руководителя в части изменений текста штатного расписания).
В случаях, если изменения в штатном расписании влекут сокращение штатов, в приказе должно быть указано должностное лицо, которое должно обеспечить увольнение высвобождающихся по сокращению штатов работников и выплату им компенсации. Заголовок данного вида приказа может быть следующих видов:
1. «О внесении изменений в штатное расписание».
2. «Об изменении штатного расписания» и др.
После внесения изменений в штатное расписание или составления новой штатной расстановки утратившие силу документы хранятся в архиве работодателя. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций» от 6 октября 2000 г. (утвержден Росархивом), в котором предусмотрены сроки хранения управленческих документов, штатные расписания подлежат хранению в организациях в течение трех лет, а штатные расстановки – хранению в межведомственных архивах в течение семидесяти пяти лет, начиная с года, следующего за тем, в котором указанные документы были изменены.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 г.).
Штатные расписания допускается вести на магнитных носителях, однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе.