Материальный учет

В настоящее время материальный учет на предприятиях ведут согласно действующему законодательству и нормативными документами. Материальный учет является трудоемкой и сложной работой с дублирующим потоком информации. Поэтому автоматизация материального учета на предприятии является одной из основных задач для разработчиков программных средств. Автоматизированный учет должен обеспечивать: своевременное и правильное отражение в первичных документах, сводных регистрах поступления и расходования материалов; своевременное получение информации о наличии и движении материалов; осуществление систематического контроля за сохранностью материалов по местам хранения; выявление излишних и непроизводственных запасов; соблюдение режима экономии и устранение непроизводительных расходов производственных запасов.

Создание автоматизированной информационной системы «Учет материалов» призвано:

- сократить время составления отчетов;

- повысить качество составления отчетов;

- повысить степень достоверности выходной информации;

- централизировать хранение общеиспользуемой информации;

- контролировать движение сырья, материалов, тары, топлива и инвентаря.

Входной информацией для проектируемой системы являются:

- справочник материалов – перечень сырья, материалов, тары, топлива, строительных материалов, инвентаря и прочих материалов, используемых на предприятии;

- список подразделений – структурные подразделения предприятия;

- поступление, отгрузка материалов – информация о движении (приход и расход) материалов внутри предприятия и в связи с внешним миром.

Выходная информация для проектируемой системы является отчет о движении материалов – отражает остаток на начало, приход, расход и текущий остаток материалов в разрезе видов материалов, их групп по подразделениям и в целом по предприятию.

Следует учитывать также уже устоявшиеся правила построения подобных систем.

Необходимо учитывать характеристики существующего аппаратного и организационного обеспечения на предприятии.

Выше были указаны источники информации необходимой при проектировании и разработке АИС, ниже указаны источники, требующиеся непосредственно при эксплуатации информационной системы.

Справочник материалов содержит перечень всех материальных ценностей на предприятии. Эти данные можно получить из инвентарной описи материалов.

Справочник подразделений – все структурные подразделения и склады.

Поступление материалов – приход материалов осуществляется на основании товарно-транспортных накладных. Эти документы приходят от поставщика вместе с материалами.

Отгрузка материалов – при отгрузке материалов на сторону или прочим выбытие бухгалтерией оформляются документы на отгрузке материалов.

Отчет о движении материалов – для контроля движения и использования материалов ежемесячно ответственными лицами составляются отчеты.

Нормативные и внутренние документы тесно связаны со всеми внутренними процессами в АИС. Нормативные документы, в первую очередь, могут быть получены из официальных источников. А также из различных сборников. Внутренние документы являются общедоступными и хранятся, как правило, у секретаря и у заместителя директора.

Информация о работе с техникой и самой АИС необходима лицам, непосредственно работающим с системой (операционист, кладовщик, бухгалтерия). Первоисточником этой информации является документация, а также ее разработчики.

Технически ИСЭ должна представлять собой совокупность удаленных терминалов, связанных с единым сервером. При этом единый информационный банк хранится на выделенном сервере. Пользователи же посылают запросы к базе данных со своих терминалов.

Рис. 2.1. Функционально-структурная схема системы

На практике такую систему можно представить в виде одноранговой сети с выделенным сервером. При этом в качестве терминалов пользователей и самого сервера используются обычные персональные компьютеры. Следует отметить, что в отличие от терминалов сервер всегда должен быть доступен. Компьютеры объединяются в единую локальную сеть. Данная сеть должна соответствовать специфике АИС: расстояние до терминалов, скорость передачи данных, надежность системы. Целесообразно установить на сервере принтер для общего пользования. Доступ в глобальную сеть по телекоммуникационным линиям производится также через выделенный сервер.

Как уже было установлено ранее, для разработки БД необходим анализ предметной области, выделение объектов предметной области. В нашем случае можно выделить следующие объекты предметной области рассматриваемой задачи:

- материал,

- подразделение,

- единицы измерения,

- движение материалов,

- отчет о движении материалов.

Инфологическая модель представляет собой описание структуры и динамики предметной области, характер информационных потребностей пользователей системы в терминах понятных пользователю и независимых от реализации системы на конкретной ЭВМ и, в частности, от выбранной СУБД. Такое описание может быть представлено с помощью любого способа, допускающего однозначную интерпретацию. Одним из таких способов является построение диаграммы "сущность - связь".

На основании результатов исследования предметной области рассматриваемой задачи можно выделить следующие сущности и атрибуты, их характеризующие.

Сущность " Материал ".

Идентифицирующий атрибут: Инвентарный номер.

Описательные атрибуты:

· наименование,

· ед. изм.

· цена,

· группа.

Сущность " Подразделение ".

Идентифицирующий атрибут: Код.

Описательные атрибуты:

· наименование.

Сущность " Ед. изм. ".

Идентифицирующий атрибут: Код.

Описательные атрибуты:

· ед. изм.

Сущность «Движение материалов».

Идентифицирующий атрибут: Материал.

Описательные атрибуты:

· количество,

· стоимость,

· подразделение,

· дата,

· вид движения.

Сущность «Отчет о движении материалов».

Идентифицирующий атрибут: Подразделение.

Описательные атрибуты:

· материал,

· остаток на начало,

· приход,

· расход,

· остаток на конец.

Как было сказано, все эти сущности относятся к одной предметной области, а значит, существуют и связи между ними. Представим их (связи) в виде таблицы (табл. 2.1).

Таблица 2.1.

Связи в предметной области

№ п.п.	Связь	Сущности	Тип
	«Хранится»	«Материал» и «Подразделение»	М:N
	«Измеряется»	«Материал» и «Ед. изм.»	1:1
	«Перемещается»	«Материалы» и «Движение»	М:N
	«Основание»	«Движение» и «Отчет по движению»	1:N

Спецификация атрибутов представлена в таблице 2.2.

Таблице 2.2.

Спецификация атрибутов

Сущность	Спецификация атрибута
Наименование	Тип	Длина
Материал	Инвентарный номер	Числовой
	Наименование	Текстовый
	Единица измерения	Текстовый
	Группа	Текстовый
Группа	Код	Текстовый
	Наименование	Текстовый
Вид движения	Код	Текстовый
	Наименование	Текстовый
Подразделение	Код	Текстовый

	Наименование	Текстовый
Ед. изм.	Код	Текстовый
	Наименование	Текстовый
Движение материалов	Материал	Текстовый
	Подразделение	Текстовый
	Количество	Числовой
	Стоимость	Числовой
	Дата	Дата
	Вид движения	Текстовый
Отчет по движению	Подразделение	Текстовый
	Группа	Текстовый
	Материал	Текстовый
	Ед. изм.	Текстовый
	Остаток на начало	Числовой
	Приход (кол-во)	Числовой
	Приход (стоимость)	Числовой
	Расход (кол-во)	Числовой
	Расход (стоимость)	Числовой
	Остаток на конец	Числовой