Понятие об информации и ее значении как содержательной стороне делового общения

4.1.

ГЛАВА 4. Информационное обеспечение делового взаимодействия

Решение любой из задач на каждой стадии делового взаимодействия так или иначе связано со сбором, переработкой, хранением, передачей и использованием информации. В принципе деловое общение независимо от его формы и вида есть не что иное, как взаимообмен информацией. Именно передача информации, обмен информацией лежит в основе общения людей, в какой бы форме оно ни осуществлялось - устной, письменной, сигнальной или знаковой. И в устной, и в письменной формах мы передаем друг другу ту или иную информацию, то или иное сообщение.

Принципиальная разница между формами общения состоит в том, что при неформальном, устном общении обмен информацией происходит в одном пункте, в одной точке пространства и в реальном режиме времени. В этом случае мы говорим о непосредственной передаче информации («из уст в уста»). При формализованном общении с использованием документа мы имеем дело с закрепленной на материальном носителе смысловой информацией, передаваемой в пространстве и времени. В этом случае речь идет об опосредованной передачей информации через документ.

Каждая из форм общения имеет свои плюсы и минусы. При неформальных коммуникациях мы видим и слышим собеседника, видим выражение его лица, мимику и жесты, слышим его словесную речь, несущую различную интонацию. Мы как бы сразу получаем информацию по нескольким каналам, что дает возможность составить более полное и более наглядное представление о говорящем человеке и его отношении к предмету общения. Такое непосредственное общение особенно важно на первых этапах делового взаимодействия. Непосредственное общение позволяет легче и быстрее выявить возможности совместной деятельности, обменяться деловыми соображениями и предложениями о путях сотрудничества, «нащупать» область совместных интересов. Однако, не будучи зафиксированными в соответствующих документах, достигнутые устные договоренности не могут служить надежным их подтверждением и уж тем более доказательством в тех случаях, когда одна из сторон подвергает их сомнению или вовсе отрицает.

Фиксация, закрепление информации на материальном носителе, проще говоря ее документирование, обеспечивает ее сохранность, дает возможность многократного к ней обращения для проверки или подтверждения ранее заключенных соглашений и условий их реализации; кроме того, формализованный носитель информации, будучи унифицированным по форме и представлению информации, создает предпосылки для создания локальных и централизованных интегральных информационных систем. Поэтому на заключительных стадиях подготовки и в ходе собственно взаимодействия преимущественную роль играют формализованные виды общения.

Таким образом, комбинированное использование формализованных и неформальных видов общения может дать субъекту управления весь тот объем информации, который необходим для успешного управления процессом делового взаимодействия.

Но что мы вкладываем в понятие «информация»?

Существует множество определений этого понятия. Некоторые ученые относят информацию к общефилософским категориям, таким, как материя, энергия, время, пространство. Академику А.И. Бергу принадлежит классическая формула: «Вселенная состоит из материи и энергии, являющихся носителями информации». Согласно такому подходу, информация является имманентным свойством материи. Поскольку информация, подобно энергии, может передаваться от одного материального объекта к другому, очевидно, во вселенной наряду с энергетическими и электромагнитными полями существуют также информационные поля и пространства.

Существует и другой подход, согласно которому информация имеется только в биологических системах, обладающих способностью к чувственному ее восприятию и ответной реакции (саморегуляции). С такой трактовкой информации выступает действительный член Международной академии информатизации М.К. Бочаров.

Информация, образуемая в человеческом обществе, - это особый вид информации, обладающей семантическим, смысловым качеством. Такую информацию называют социальной (по ее генетическому признаку), семантической, смысловой или интеллектуальной (по ее основным свойствам). Все сферы человеческой деятельности и все виды управления этой деятельностью реализуются в различных видах социальной информации.

В то время как язык является средством общения, информация представляет собой содержательную сторону общения, и в этом ее особая ценность в значение.