Экономики и предпринимательства (фгоу СПО дгмксэп). Организация документооборота предприятия

Организация документооборота предприятия

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные ис­пользуются при разработке мероприятий по совершенствова­нию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии доку­ментов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Для организации документа оборота всего предприятия или отдельных операций в конце календарного года составляется оперограмма документооборота, которую утверждает руководитель предприятия. В ней пооперационно перечисляются все виды работы с документами по соответствующим исполнителям. Оперограмма выдаётся или вывешивается на дверях отделов или у рабочего места каждого ответственного исполнителя для информирования клиентов или заинтересованных работников предприятия. Для лучшего информирования у делопроизводителей не имеющих постоянного рабочего места или имеющих динамичный характер работ на шее вывешивается аншлаг с указанием должности, фамилии имени отчества, а при необходимости – основной состав выполняемых работ. Примерно та же информация вывешивается перед входом в кабинет. Оперограмма резко сокращает затраты времени на ожидание, ликвидирует очереди и дисциплинирует работников. Ниже приводится примерная схема оперограммы предприятия.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

Зав.канцелярией Н.А.Кольва

СОГЛАСОВАНО

Зав.архивом С.С.Скиба

2010.12.23