Экономики и предпринимательства (фгоу СПО дгмксэп). Организация документооборота предприятия

Организация документооборота предприятия

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Для организации документа оборота всего предприятия или отдельных операций в конце календарного года составляется оперограмма документооборота, которую утверждает руководитель предприятия. В ней пооперационно перечисляются все виды работы с документами по соответствующим исполнителям. Оперограмма выдаётся или вывешивается на дверях отделов или у рабочего места каждого ответственного исполнителя для информирования клиентов или заинтересованных работников предприятия. Для лучшего информирования у делопроизводителей не имеющих постоянного рабочего места или имеющих динамичный характер работ на шее вывешивается аншлаг с указанием должности, фамилии имени отчества, а при необходимости – основной состав выполняемых работ. Примерно та же информация вывешивается перед входом в кабинет. Оперограмма резко сокращает затраты времени на ожидание, ликвидирует очереди и дисциплинирует работников. Ниже приводится примерная схема оперограммы предприятия.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

ОПЕРОГРАММА ДОКУМЕНТООБОРОТА			УТВЕРЖДАЮ
Директор колледжа ________________Р.В.Сергеев 2010.12.25
2010-12-22	№	11/08/ 114
г.Новочеркасск
	Для внутренних документов
на 2011 год

№	Вид операционных действий	Дневное время в часах
Секретарь	Директор	Нач.отд.	Исполн.
1.	Прием документов	08…10
2.	Регистрация документов	10…11
3.	Наложение резолюции на документ		11…12
4.	Передача документа в отделы	13…14		13…14
5.	Передача на исполнение			16…17	16…17
6.	Подготовка ответного проекта документа				08…16
7.	Согласование и визирование проекта документа		14…15	14…15	14…15
8.	Подготовка подлинника к отправке	14…17			14…17
9.	Отправка подлинника адресату	09…12