Персональная документация

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установ­ления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учре­ждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако сам по себе факт их выдачи или наличия эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

· документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сооб­щают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном по­ложении и т.д. - паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, ат­тестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), меди­цинская справка, повестка военкомата и др.;

· документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии прика­зов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда - резюме), харак­теристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, зара­ботную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), Почетная грамота и др.;

· документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодате­лю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения тру­довых или иных правоотношений; личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяс­нительные записки и др.;

· служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведе­ния собеседования, результаты тестирования и анкетирования, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, доклад­ные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комис­сий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государствен­ными стандартами.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором после­довательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квали­фикационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном пред­приятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется об­щий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема. Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены Постановлением правительства Российской Федерации «о трудовых книжках» №225 от 16 апреля 2003 года.

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить спе­циально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. Как правило, таким лицом является начальник или заместитель начальника отдела (управления) кадров.

Получение гражданином права на те или иные персональные документы (кроме трудо­вой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается са­мостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы. Например: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, ра­бочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий, документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных до­кументов.