Процесс оформления личных дел

Личное дело сотрудника

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональ­ных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации, фирме или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих и техниче­ский персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:

· получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение лич­ного дела вновь принятого работника;

· внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

· подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандар­том, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номе­ра личного дела на корешке папки;

· подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, запол­нение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

· получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначаль­ного комплекта документов для включения в личное дело (под роспись в передаточ­ном журнале);

· систематизация полученных документов; заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;

· внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

· валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения докумен­тов против каждой записи во внутренней описи;

· подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

· при необходимости прошивка документов прочным шнурком и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

· помещение личного дела в металлический шкаф для хранения;

· получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включе­ния в личные дела работников (под роспись в передаточном журнале);

· систематизация документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих личных дел;

· систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соот­ветствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

· нумерация листов документов, внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;

· ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров, включение вдело копии приказа об увольнении работника;

· выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в кон­трольной карточке дела; при возвращении дела - проверка наличия и целостности до­кументов;

· ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами личных дел в соответствии с действующей разрешительной системой доступа к лич­ным делам и с разрешения руководителя кадровой службы; внесение отметки об озна­комлении в дополнение к личному листку по учету кадров; заверение отметки роспи­сями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

· закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, бро­шюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы, прошивка документов и опечатывание концов шнур­ка на оборотной стороне задней крышки папки;

· сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел;

· регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

· внесение архивного номера личного дела в опись (журнал) инвентарного учета лич­ных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· трудовой договор (контракт);

· дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

· личный листок (анкета) по учету кадров;

· биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

· автобиография;

· направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначе­нию, при переводе - письмо;

· письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

· решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

· заявление о приеме на работу;

· характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

· копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о при­своении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свиде­тельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

· список научных трудов и изобретений;

· копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

· копии других приказов (при необходимости).