Хранение личных дел

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудни­ков, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в со­ответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу уче­та личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую об­щему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного де­ла только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соот­ветствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом на­чальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количе­ство пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущен­ные листы) и отдельно количество листов внутренней описи, Ниже характеризуются осо­бенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на об­ложке дела.

Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела распола­гаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, про­водит проверку наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.

Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состоя­ния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к лично­му листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организа­ции или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с де­лами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и све­дений.

Контрольные вопросы:

1. Каково назначение и особенности кадровой документации?

2. Какие документы составляют организационно-правовую кадровую документацию? Каково их назначение?

3. Какие документы входят в комплекс распорядительной кадровой документации? Каково их назначение?

4. Какие документы складываются в персональную кадровую документацию?

5. Какие документы составляют личное дело сотрудника?