Организационно-правовая кадровая документация

Законодательная и нормативная кадровая документация

Основным законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регу­лировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информатизации и защите информации», проект Закона о персональных дан­ных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики - уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.).

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями вла­сти, органами субъектов федерации, детализирует и регламентирует единообразную прак­тику применения норм права. Например; Инструкция о порядке ведения трудовых кни­жек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные харак­теристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты фе­дерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодатель­ства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информа­ции и унифицированных системах документации (УСД).

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок по­строения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков, Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров, Поло­жение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, долж­ностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документа­ции рассмотрена в Теме 5 настоящего учебно-методического комплекса.

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные пра­ва, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отды­ха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулиро­вания трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрис­консультом организации и представителем профсоюзного органа. Подписывает правила руководитель кадровой службы.

Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органа­ми работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерар­хической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Об­щие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подраз­деления; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем замес­тителя первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными функцио­нальными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководи­теля (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается пер­вым руководителем предприятия. Изменения в положение вносятся приказом.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работ­ника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должно­сти). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждает­ся, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразде­ление. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. До­кумент подписывается заместителем руководителя организации или руководителем струк­турного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется пе­чатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, во вводной части которого указывается основание для корректирования от­дельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие гра­фы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает замес­титель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и ут­верждает первый руководитель организации. Гриф заверяется печатью организа­ции. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание
приказа.

График отпусков (форма № Т-7)в табличной части содержит следующие графы: та­бельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжи­тельности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание измене­ния даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и тру­довом договоре. При невозможности прийти к согласию по каким-либо пунктам в ходе пе­реговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между пол­номочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Со­держание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определя­ется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблю­дения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллек­тивный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответст­вующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодате­лем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется вы­полнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работ­нику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевре­менно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового догово­ра могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в са­мом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважитель­ных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется путем издания соответствую­щего приказа.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику со­ставления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.