Распорядительная кадровая документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению при­казов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформле­ния заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фир­мой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит со­ставной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения фор­муляра каждого документа.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справоч­ников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при при­обретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при пре­доставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудо­вые книжки, учетные и другие документы.

Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальни­ка отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответст­вии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя - его замес­тителем по кадрам (персоналу).

В приказе по личному составу нет вводной части и слова «Приказываю». Распорядитель­ное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, пре­доставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ слож­ным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного по­иска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки кадровой информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более ин­тенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, ин­дивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ, на­пример: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структур­ного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командиров­ку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др. Ниже пункта пишется: «Основание:».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименова­ния документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указыва­ется: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действую­щему штатному расписанию» или «...разряду... ETC».

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта при­каза: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должно­стей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не долж­но быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они со­держат также вводную часть.

Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, доклад­ных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т.д.).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех органи­зационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил уни­фицированные формы первичной учетной документации по учету кадров (примеры унифицированных документов представлены в Разделе 5 настоящего учебно-методического комплекса):

· приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1, индивидуальная; №Т-la, сводная);

· личная карточка работника (форма № Т-2);

· личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

· учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4);

· приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5; №Т-5а, свод­ная);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6; №Т-6а, свод­ная);

· приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с ра­ботником (форма № Т-8; № Т-8а, сводная);

· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9; № Т-9а, сводная);

· командировочное удостоверение (форма № Т-10);

· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

· приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11; № Т-11а, сводная);

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и запол­няться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и личной подписи руко­водителя.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хра­нятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кад­ровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциаль­ный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше тех­нологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются; дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указы­ваются рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т.п., «КМ» - о команди­ровках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т.д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находя­щемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или вклю­чаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к прика­зам по личному составу.