Группировка в дела отдельных категорий документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, при­казы организации и т. д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т. е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении рас­порядительные документы не издавались, то эти документы форми­руются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их испол­нению группируются в дела по направлениям деятельности органи­зации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т. д.). Протоколы группируются, как пра­вило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы по­мещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формиру­ют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени состав­ления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит в дело 1996, а не 1997 г.; план на 1998 г., составленный в 1997 г., — вдело 1998 г. Перспективные планы относятся к начально­му году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом по­рядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснитель­ная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. После­довательность приложений определяется последовательностью ста­тей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном по­рядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с дру­гими документами по данному вопросу. Например, к отчету предпри­ятия по основной деятельности за 1999 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специ­фики организации переписка группируется в дела в течение кален­дарного года, срока созыва и т. д.

Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кад­ровым вопросам всех работающих в организации. Исключение со­ставляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки в места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т. д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указан­ные документы могут формироваться в дела временного хранения.

В личных делах документы группируются в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жало­бам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в са­мостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявле­ния и жалобы поличным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявле­ния, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Вну­три документы располагаются по хронологии.

Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т. д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в само­стоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:

«Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации то­варов».

Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стан­дарты, нормативы в организациях, которые их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок их расположения определяются спе­циальными правилами. В организациях, пользующихся этими доку­ментами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.

Документная информация на машинных носителях данных, име­ющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номен­клатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в струк­туру базы данных, количество и содержание файлов соответствую­щие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действу­ющего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) доку­ментов.