Разработка материальной структуры

Разработка материальной структуры организации – это наполнение элементов оргструктуры (подразделений) материалом: кадрами, технологиями, оборудованием и т.д. Выбор оборудования и технологий – вопрос, безусловно, важный, он решается, исходя из технико-технологических требований в той предметной области деятельности, которая должна осуществляться в данной организации. Однако, при проектировании организаций оборудование и технологии представляют интерес лишь постольку, поскольку определенным образом организуют деятельность людей – в этом отличие проектирования организации от проектирования предприятия, так как организация рассматривается как организационное оформление деятельности, предназначенной для удовлетворения заданных потребностей.

Проектирование материальной структуры включает определение численности персонала по каждому подразделению с указанием того, какие функции (задачи) поручаются тем или иным исполнителям, и формулированием требований к подбору кадров (их профессиональным и личностным характеристикам). При этом учитываются особенности технологий и оборудования, с использованием или обслуживанием которых будет связана деятельность работников, а также вопросы создания надлежащих межличностных, личностно-групповых и межгрупповых отношений. Общий принцип состоит в том, чтобы все административно предъявляемые требования (технологические карты, распорядок рабочего дня и др.), обеспечивающие заданное функционирование, во-первых, лежали в пределах физических возможностей персонала, во-вторых, нашли свою социокультурную основу и, в частности, был создан социально-психологический климат, не препятствующий их выполнению.

Что касается численности и квалификационных характеристик рабочих, специалистов инженерно-технического профиля и технических исполнителей, они определяются на основе действующих нормативных материалов или имеющегося опыта. При отсутствии подходящих нормативов численности подбирается аналог из отрасли производства, близкой к проектируемой организации. Сложнее обстоит дело с нормированием численности и квалификационных характеристик управленцев и специалистов по социальным технологиям, поскольку обоснованные нормативы для их деятельности в условиях рыночного хозяйства отсутствуют. Здесь необходимо ориентироваться на перечень задач («технологических операций»), возложенных на каждого работника согласно продуктово-технологической матрице и принятым на уровне оргструктуры решениям о распределении продуктов или операций по подразделениям и должностным лицам.

Должна быть выработана такая система оплаты труда, при которой зарплата, во-первых, примерно соответствует точке равновесия спроса-предложения для работников данного профиля на рынке трудовых ресурсов, во-вторых, достаточна, чтобы работник не искал дополнительного заработка вне данной организации, и, в третьих, не превышает критического уровня, за которым снижается индивидуальное предложение труда, т.е. должна сохраняться мотивация к увеличению трудовой отдачи. Эта система должна выражаться не только в фиксации определенных форм и размеров оплаты, но предусматривать подбор кадров, потребности которых в отношении зарплаты примерно соответствуют рыночной цене их труда. При этом в функциональную схему должны быть заложены, а в оргструктуре и материальной структуре созданы возможности для реализации мониторинга изменения потребностей и проведения специальных мероприятий, целенаправленно влияющих на развитие потребностей.

Решение вопроса об оплате труда может вызвать пересмотр решений по численности работников и распределению функций между ними. А именно, если рыночная цена труда работника меньше величины, удовлетворяющей его потребности, и, следовательно, поиск им дополнительной работы неизбежен, нужно найти ему эту дополнительную работу в данной организации, расширив круг его обязанностей. Таким же образом, следует сужать круг обязанностей и, соответственно, оплату труда работника, если рыночная цена труда при первоначально зафиксированном объёме задач выше критической точки индивидуального предложения труда. Уровень потребностей и критической точки индивидуален, поэтому такой метод подбора объёма задач требует социологического исследования и определения усредненных характеристик для определенных социальных групп, представители которых могут претендовать на соответствующие рабочие места.

Итак, решение вопроса о численности работников и распределении функций между ними требует, во-первых, первичного решения этого вопроса на основе данных продуктово-технологической матрицы и имеющейся информации о трудоёмкости работ, во-вторых, маркетинговых исследований для определении рыночной цены трудовых ресурсов соответствующих специальностей (профессий) и уровня квалификации при предварительно определенном объёме задач, эластичности спроса и предложения соответствующих трудовых ресурсов, в-третьих, социологических исследований средних уровней потребностей в заработной плате и критической точки предложения труда, а также характеристик отклонений от среднего и затем – на этой основе – коррекции ранее принятых решений о численности кадров и требованиях к ним.

Далее, должна быть создана социальная среда – совокупность межличностных, личностно-групповых и межгрупповых отношений, не разрушающая мотивацию к труду возникновением непродуктивных конфликтов.

Важный момент проектирования материальной структуры – обеспечение устойчивости организации к всевозможным внешним и внутренним воздействиям. Устойчивость означает, что организация – путем частичных структурных изменений или без них, ценой изменения организованности материала в своих элементах (например, изменения функций работников в подразделениях) или без этого – способна выдержать указанные воздействия, не прекращая функционирования и удовлетворяя заданные потребности. Вопросы обеспечения устойчивости, разумеется, решаются на стадиях и функционально-деятельностного проектирования, и разработки оргструктуры (внесение в функциональную структуру специальных функций по поддержанию стабильности: создание страховых фондов, регулирование психологического климата и др.; резервирование – возможность полной или частичной передачи исполнения функции другому подразделению в экстренных случаях и т.п.), однако на стадии разработки материальной структуры есть свои особые вопросы обеспечения устойчивости, связанные с количеством и свойствами материала, которым заполняются блоки оргструктуры; речь идет, прежде всего, о человеческом материале.

Один из ведущих аспектов обеспечения устойчивости – нормирование напряжений.

Напряжение проявляется в любом материале, обладающем собственным энергетическим запасом или находящимся под внешним энергетическим воздействием. Оно проявляется как реакция на нагрузки, а также как проявление собственной энергии в условиях ограничений, наложенных на возможные действия.

Нагрузка на материал в обобщенном смысле понимается как воздействие на него в определенном направлении. Нагрузки, испытываемые материалом, могут быть целесообразными и побочными, постоянными и переменными, планируемыми и случайными, в особых случаях – аварийными (экстремальными). Нагрузки на персонал по своей природе могут быть физическими или психическими, вызванными определенным объёмом работы или иного происхождения, в частности, порожденные межличностными взаимодействиями, большое значение имеют информационные нагрузки. Нагрузки на оборудование, энергосистемы и т.п. определяются в понятиях, характеризующих их конструкцию и функционирование. Можно рассматривать нагрузки на финансовые системы; представляет интерес выразить в терминах нагрузок рыночные показатели: спрос, предложение, остроту конкуренции – с целью повышения устойчивости организации к их изменениям.

Материал реагирует на нагрузки возникновением напряжения. В обобщенном смысле напряжение есть внутренняя энергия единицы материала, направленная на совершение определенного действия. Если это действие совершается, то энергия расходуется и напряжение исчезает. Невозможность израсходовать энергию в действии, направленном вовне данной организованности материала, вызывает действие, направленное вовнутрь нее; такое действие может вызвать деформацию (изменение организованности материала), изменение и разрыв связей, включающих данную организованность в объемлющую систему, вплоть до разрушения организации. Организация может обладать двумя свойствами, определяющими ее реакцию на воздействия: жесткостью, которая характеризует способность организации сопротивляться воздействиям без изменения структуры и организованности материала, и упругостью, характеризующей способность организации сопротивляться воздействиям путем обратимых изменений структуры и организованности материала, компенсирующих неравномерность нагрузок или напряжений, снижающих их путем перераспределения до безопасных пределов. Упругость – это создание возможности для действия, «разряжающего» источник вредоносной энергии, но имеющего лишь ограниченные, не выходящие за пределы организации и временные последствия. Пример проявления упругости – временная перестройка оргструктуры, изменение функций работников, перераспределение их между подразделениями с целью выдержать критическую нагрузку, с возвратом в дальнейшем к старой системе.

Необратимые деформации организации под действием нагрузок до некоторых пор можно считать признаком ее адаптивности к условиям существования, но они всегда содержат угрозу разрушения при нарастании нагрузки. Примерами таких деформаций могут быть сокращение штатов при уменьшении рыночного спроса, вынужденные решения администрации о перестройке структуры под давлением акционеров, не имеющих управленческой квалификации, перевод "незаменимых" сотрудников из одного подразделения в другое для сохранения психологического климата и другие вынужденные действия. На стадии проектирования нельзя исключить возможность появления в дальнейшем подобных ситуаций, но следует сделать максимум возможного, чтобы создать средства правовой и социокультурной защиты от них. Иначе говоря, для этого необходимы соответствующие нормативные документы организации (начиная с устава) и соответствующий подбор кадров.

Обеспечение устойчивости организации требует оптимизации напряжений. Можно сформулировать два основных принципа оптимизации напряжений[129] [4]: принцип оптимального нагружения и принцип оптимального материала.

Принцип оптимального нагружения предусматривает:

· по возможности равномерное распределение нагрузок;

· при невозможности равномерного распределения нагрузок – распределение материала таким образом, чтобы в точках концентрации нагрузок было наибольшее количество материала, воспринимающего эти нагрузки – достижение примерного равенства напряжений во всех точках организации;

· увеличение числа путей передачи и точек восприятия нагрузок;

· уменьшение вероятности внезапных и экстремальных нагрузок;

· создание предварительных напряжений.

Принцип оптимального материала предусматривает выбор материала, качество и количество которого при минимальных затратах позволит выдержать постоянные и переменные нагрузки, в том числе, экстремальные, без нарушения функционирования организации.

Материал должен удовлетворять следующим требованиям:

· возможность построить необходимые структуры, исходя из организованности и свойств материала (например, возможность строить внешнеэкономические связи организации, опираясь на знание сотрудниками иностранных языков, международного права и т.п.);

· доступность соответствующего условиям материала в нужном месте в нужный момент;

· способность к восприятию нагрузок в месте размещения;

· возможность использования после изменений организации и ее функционирования, предусмотренных планами, программами, стратегией (например, владение вторыми профессиями);

· возможность совершенствования в соответствии в планами, программами, стратегией изменений организации и ее функционирования, а также ситуационными обстоятельствами.

Необходимо прогнозировать изменение материала вследствие функционирования организации.

Рассмотрим некоторые примеры.

Если не удается добиться равенства напряжений в разных точках организации, необходимо в места концентрации напряжений помещать материал, выдерживающий эти напряжения без нарушения функционирования. Например, если поток входящих документов в некоторой организации (информационную нагрузку) в силу специфики содержания этих документов не удается равномерно распределить по сотрудникам, занятым обработкой входящих, и число таких сотрудников не может быть увеличено, то в точках, где этот поток может создать большие напряжения, необходимо помещать сотрудников, прошедших специальную подготовку (скорочтение, психологическая саморегуляция, тренировка внимания и памяти и т.п.).

Метод создания предварительных напряжений обычно дает хорошие результаты в том отношении, что организации, в которой поддерживается в меру напряженное состояние, свойственны повышенный рабочий «тонус», устойчивость к переменным и экстремальным нагрузкам, восприимчивость к инновациям. Примечательно, что природа создаваемого напряжения может быть совершенно иной, чем тех нагрузок, которые ложатся на организацию. Известно, например, что «чисто мужские» и в еще большей степени «чисто женские» подразделения имеют склонность к снижению производительности, конфликтности и другим негативным явлениям; введение даже одной женщины в мужской коллектив за счет возникающего сексуального напряжения (стремления выделиться, понравиться, в известном смысле – конкуренции за лучший имидж) способствует быстрому устранению этих явлений; несколько более осторожно следует относиться к введению одного или двух мужчин в женский коллектив, но смешанные коллективы всегда более работоспособны и устойчивы, причем по отношению к нагрузкам всех видов.

Указанные принципы оптимизации напряжений должны быть реализованы в проекте материальной структуры.

Разработанный проект должен быть проверен по ряду критериев, в числе которых – критерий реализуемости, критерий социально-технической адекватности, критерий минимальной избыточности и критерий оптимальной нормализации.

Критерий реализуемости предполагает следующие проверки:

· все ли необходимые аспекты учтены в задании на проектирование, все ли аспекты, указанные в задании, получили свое выражение в функциональной, организационной и материальной структурах – если задание или его реализация выполнены не комплексно, то в недостающих аспектах реализация проекта окажется неконтролируемой и может привести к невозможности реализовать проект в целом (например, если в задании не указаны требования к идеологии персонала, или если эти требования отражены в задании, но отсутствуют в материальной структуре как необходимая характеристика кадров, то это не означает, что персонал реализованной организации не будет иметь никакой идеологии – какая-то идеология будет и может оказаться несовместимой с требованиями к кадрам, необходимыми для осуществления деятельности);

· все ли необходимые ресурсы (материальные, энергетические, финансовые, кадровые, информационные, интеллектуальные) для осуществления предусмотренной проектом деятельности имеются реально, все ли необходимые условия (правовые, политические, идеологические, социально-психологические, социокультурные, технико-технологические и др.) для этого созданы;

· согласованы ли нормативные материалы, другие требования административного характера, содержащиеся в проекте, с социокультурными характеристиками персонала, предусмотрены ли достаточные меры по образованию и подготовке кадров или достаточные критерии их подбора – иначе говоря, не сделана ли попытка "силовыми приемами" ввести в организации некоторые нормы деятельности и поведения, не согласованные с социокультурными характеристиками персонала (в соответствии с известным методологическим принципом "всякий искусственный процесс может быть реализован, только если он базируется на одном из возможных естественных процессов" любая попытка искусственного – административного – регулирования может быть успешной, только если административная норма не противоречит нормам социокультурным);

· какие побочные эффекты могут возникнуть в результате осуществляемой деятельности при реальном материальном наполнении организации; каковы их причины, сущность, форма проявления, вероятность проявления, когда они могут или должны проявиться, могут ли эти эффекты, не предусмотренные заданием и функциональной схемой, привести к невыполнению предусмотренных заданием требований; все ли необходимые меры для блокирования нежелательных эффектов предусмотрены проектом;

· возможно ли противодействие отдельных лиц или социальных групп реализации проекта или деятельности, осуществляемой согласно проекту; кто, почему, на какой стадии и в какой форме может оказать это противодействие; все ли необходимые меры, чтобы блокировать противодействие (обезвредить его результат), обойти (использовать в своих интересах) или сделать изначально невозможным, предусмотрены проектом;

· правильно ли оценены риски (невыполнение проекта вследствие непредвидимых обстоятельств), и предусмотрены ли достаточные меры повышения надежности проекта (резервирование ресурсов, дублирование функций, страхование результатов и др.).

Критерий социально-технической адекватности проекта требует проверки, насколько разработанный проект удовлетворяет потребности, сформулированные в задании на проектирование. Важно проверить, как проектируемая организация будет удовлетворять указанные потребности при изменениях внешних и внутренних условий, как зависящих от руководства организации, так и не зависящих. Необходимо проверить эффективность управляющих воздействий в условиях, которые можно прогнозировать. При этом важно учитывать не только структурные, но и социокультурные, и социально-психологические, и правовые, и экономические, и иные факторы. Проверка осуществляется путем моделирования поведения организации в различных ситуациях (в качестве средства моделирования могут быть применены деловые игры) или путем сценирования.

Критерий минимальной избыточности предполагает проверку всех деталей проекта путем ответов на вопросы: "А нужно ли это?" или "А зачем это нужно?". Элементы проекта, необходимость которых таким образом не будет доказана, подлежат устранению. Избыточными при этом могут оказаться и средства удовлетворения заданных потребностей, и используемые ресурсы, и меры по защите от непредвиденных ситуаций (меры страхования) и т.д.

Критерий оптимальной нормализации предполагает, что максимально возможное число характеристик проекта и любых его элементов должно отвечать установившимся нормам, стандартам или средним значениям. Этот критерий запрещает использовать в организации без особой необходимости специалистов уникальной квалификации, оборудование экстра-класса и т.п., которые не только удорожают проект, но и ставят его реализацию в зависимость от невоспроизводимых ресурсов. Вместе с тем, в проекте должно быть достаточное число характеристик, обеспечивающих индивидуальность и уникальность данной организации на рынках всех видов, даже если конкуренты смогут распознать и повторить часть из них.