Место составления или издания документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер – это цифровое (реже буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации документа.

Реквизит состоит из трафаретной части: № ______, которая заполняется от руки. Регистрационный номер присваивается каждому документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации (т.е. документу присваивается порядковый номер).

Наличие на документе порядкового номера свидетельствует о том, что он включен в информационный поток организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Для внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы и т.п.) регистрационный номер – обычный порядковый номер документа.

Для писем – регистрационный номер дополняется индексом структурного подразделения (т.е. его условным обозначением) или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например:

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например:

ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ

«06» апреля 2005г. № 72/85

г. Владивосток

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.).

Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части «на № _____ от «___» _________ 200__г.», которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа.

Номер инициативного документа (т.е. когда организация впервые обращается в другую). 1 – 26/90, где

1 – индекс структурного подразделения

26 – номер дела по номенклатуре дел

90 – порядковый номер отправляемого документа.0

При отправке ответного письма нужно указать уже два индекса:

1. индекс, отвечающей организации (т.е. автора ответа)

2. индекс спрашивающей организации (т.е. автора запроса), т.е. оформить реквизит 13.

Руководителю организации для принятия решения предоставляется письмо-запрос и письмо ответ на поступивший запрос.

Пример оформления реквизита 13:

«___» _________ 200__г. № _______

на № _____ от «___» _______ 200__г.

Этот реквизит является дополнительной гарантией подлинности документа и свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом.

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. названия местности, территории, где был создан документ.

В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах может входить в реквизит «Наименование организации» (Рязанский приборный завод).

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по вышеуказанным реквизитам: «справочные данные об организации» и «наименование организации».

Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

г. Владивосток

Москва

Санкт-Петербург

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

Административно-территориальное деление страны (т.е. наименование областей, краев, районов) необходимо учитывать в связи с возможным повторением наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах. Например:

г. Красногорск Московской обл.

г. Красногорск Челябинской обл.

г. Красногорск Алтайского кр. и т.п.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.