Унификация и стандартизация управленческой документации

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план расположения реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец должен устанавливать:

- формат бумаги;

- конструкционную сетку;

- служебные поля;

- расположения частей, зон и реквизитов.

Для унифицированных форм документов рекомендуется использовать форматы А3 (297 × 420 мм), А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм), А6 (105 × 148 мм).

Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (рис.1). Каждая из этих частей делится на три зоны.

Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.

В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм.

В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа» и «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (СТБ 6.10.1 - 95).

Создание унифицированных систем документации является одним из направлений работ по стандартизации в республике, а также составной частью работ по совершенствованию процессов управления в различных сферах деятельности (статистике, финансовой деятельности, торговле, банковском деле, бухгалтерском учете и т. д.).

В республике в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду, торговле и др.

Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Отличительной особенностью организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления во всех отраслях.

Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе ОРД, где каждому термину дается четкое однозначное определение.

Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволяет:

- значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

- упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

Рисунок 1 – Расположение основных реквизитов

(формуляр-образец документа)

- облегчить поиск и обработку документов;

- повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

- укрепить государственную дисциплину.

Рыночные изменения в экономике Республики Беларусь обусловливают необходимость разработки и введения национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в том числе и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

- стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.