Отметка о заверении копии

Печать

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, требующих особого удостоверения, подтверждая их подлинность, следовательно, придавая им юридическую силу.

Печать заверяет подпись должностного лица на документах (а подпись, в свою очередь, обеспечивает подлинность изложенной в документе информации).

Печати бывают:

1. ГЕРБОВЫЕ

Круглая с изображением в центре герба РФ.

Такую печать могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050. Герб субъекта РФ размещается на печатях органов власти города.

2. ПРОСТЫЕ

Используются в коммерческих организациях (т.е. круглая печать).

С 01.01.2004 введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности (d > на 5 мм, включает ИНН, № свидетельства о государственной регистрации, ОГРН).

Печати могут также содержать:

- наименование организации (любой язык)

- товарный знак организации

и другие реквизиты.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать:

- фамилия, имя, отчество предпринимателя

- местонахождение

- словосочетание «индивидуальный предприниматель»

- ИНН

- регистрационный номер

И другие реквизиты, указанные в свидетельстве о государственной регистрации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место обозначают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг».

Виды документов и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в ОРД организации (регламенты, положения о службах ДОУ, инструкции).

Второй и последующий экземпляры документа в необходимых случаях заверяются по установленной форме для придания им юридической силы.

При этом ниже реквизита «Подпись» проставляют:

- заверительную надпись «Верно»

- должность лица, заверившего копию

- личную подпись

- расшифровку подписи

- дату заверения

Например:

Директор ООО «Агат» Н.И. Потапов

Верно

Инспектор отдела кадров М.В. Колосков

07.06.2003

Верность копии документа заверяется сотрудником организации (секретарем, инспектором ОК).

Эта отметка используется для удостоверения выписок из постановления, приказов, протоколов и т.п.

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, то заверительную отметку удостоверяют печатью. Печать проставляется по усмотрению организации (может быть печать простая: канцелярии, управления делами и т.п.)

В упрощенном виде этот реквизит оформляется без должности заверителя и даты заверения. Так можно заверить копию исходящего документа, остающегося в организации.

27 – отметка об исполнителе

Она указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа. Это нужно для выяснения дальнейших возникших вопросов. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения.

Отметка об исполнителе включает:

- фамилию исполнителя документа

- номер его телефона

Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Сидоров

924-45-67

Нет надписей «исп.», «тел.», «т.». Можно добавить к фамилии имя и отчество. Это нужно для дальнейшего удобного обращения к исполнителю. При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом.