Тема 5. Деловое совещание

Деловое совещание – личная встреча группы сотрудников с целью обмена информацией.

Собрание коллектива отличается количеством участников.

Преимущества:

1. Обеспечивают лояльность сотрудников к принимаемому решению (можно использовать в кризисных ситуациях);

2. Позволяют привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения;

3. Дает возможность получить обратную связь (узнать что происходит внизу).

Недостатки:

1. Необходимо выделить время.

Методы проведения:

1. доклад;

2. обмен мнениями, информацией;

3. мозговой штурм (затратен по времени);

4. обсуждение.

В зависимости от целей и стилей совещания они могут быть:

1. авторитарные (монолог руководителя);

2. дискуссионные (обмен мнениями, голосование).

Алгоритм подготовки делового совещания:

1. Установление необходимости и целесообразности, когда есть проблема (когда возникает нестандартная, сложная ситуация, когда необходимо принимать решения по комплексным вопросам).

На этом этапе определяется вид проведения совещания (селекторное, например).

2. Определение повестки дня:

- цель --> конечный результат;

- кто за что отвечает, какую подготовительную работу будет вести;

- организация рабочей группы; составляется повестка дня: указывается время, которое отводится на обсуждение того или иного вопроса

Ошибки на этапе:

1. Отсутствие главной цели;

2. Наличие вопросов различных по содержанию, по объему;

3. Отступление от повестки дня.

3. Установление времени, дня и места проведения:

- не чаще 1 раза в неделю;

- лучше среда или четверг;

- лучшее время после 3 часов или в 11-12 часов;

- место проведения: кабинет начальника - не очень удачное место, лучше использовать отдельное место.

Ошибки:

1. Не регламентируется продолжительность;

2. Не делаются перерывы;

3. Не ограничивается время для докладов;

4. Неумение кратко и ясно излагать свои мысли;

5. Не Пользуются телефонами;

6. Не принимают посетителей;

7. Не жарко/ не холодно;

4. Определение состава участников:

1. Количество;

2. Заблаговременная проработка вопроса.

5. Проведение совещания:

- до 2 часов с перерывом (через 30 минут - безразличие в принятии решения, период отрицательной активности.

Протокол совещания - первичный официальный документ, на основании которого руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения заданий:

1. Краткое содержание вопроса;

2. Кто присутствует, отсутствует;

3. Обсуждение решения;

4. Голосование;

5. Сроки, ответственность;

6. Подведение итогов, принятие решения (ответственность, сроки, объем работ, проект постановления).

Решение принимается всеми вместе и каждым в отдельности.