2014-02-24
741
| Номер по порядку | Документ, подтверждающий произведенные расходы | Наименование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет счета, субсчета | ||||
| по отчету | принятая к учету | |||||||
| дата | номер | в руб., коп. | в валюте | в руб., коп. | в валюте | |||
| 1 | 03.01.200__ | 001281 | Чек ККМ | 2000-00 | 2000-00 | 10-6 | ||
| 2 | 03.01.200__ | 123 | Товарный чек | |||||
| 3 | 08.01.200__ | 003456 | Чек ККМ | 3600-00 | 3600-00 | 10-6 | ||
| 4 | 08.01.200__ | 78 | Товарный чек | |||||
| Итого | 5600-00 | 5600-00 |
Подотчетное лицо _____________ Иванов А.Б.
подпись расшифровка подписи
К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.
Итак, сводные документы служат, во-первых для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.
По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.
Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья со склада или готовых блюд из производства, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др. Внешние документы составляют вне данного предприятия, и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например счета, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.
По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись).
Составление документов является трудоемким процессом, и использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.
Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. Документооборот регламентируется графиком, составление которого осуществляется главным бухгалтером. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. В табл. 4 приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств).
Таблица 4
Примерная схема графика документооборота
| Номер формы | Наименование документа | Назначение документа | Количество экземпляров | Когда составляется | Кто составляет (должность и фамилия) | Выполняемые работы в момент составления документа | Кто подписывает документы | Кому представляется (должность) | Когда представляется в бухгалтерию (число, месяц) | Выполняемые работы в бухгалтерии организации | Какие регистры (№ формы) составляются на основании документа |
| ОС-1 | Акт приема-передачи основных средств | Оформление поступления, внутрихозяйственного перемещения и передачи в эксплуатацию | В момент приема или передачи | Комиссия | Указывается наименование, техническая характеристика, состояние объекта и местонахождение | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтер по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание балансовой стоимости, инвентарного номера и суммы износа объекта | Инвентарные карточки (ф. ОС-6, ОС-7, ОС-13), журнал-ордер № 13 | |
| ОС-3 | Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных | Оформление сдачи и приема объектов после ремонта и реконструкции | В момент приема или сдачи | Комиссия | Указывается наименование объекта, ремонт или реконструкция, содержание и сроки сдачи выполненных работ | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтер по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание балансовой стоимости, объекта, суммы износа, инвентарного номера, сметной и фактической стоимости ремонта или реконструкции | Инвентарные карточки (ф.ОС-6, ОС-7) и технический паспорт | |
| ОС-4 | Акт о ликвидации основных средств | Оформления выбытия ликвидации объектов | В момент списания | Комиссия | Указывается наименование, год введения в эксплуатацию | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтер по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание первоначальной стоимости, суммы износа | Инвентарные карточки (ф. ОС-6, ОС-12, ОС-13) |
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения документов. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:
· составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствиями с требованиями, предъявленными к оформлению документов;
· передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;
· проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;
· обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего документы группируют но необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры4
· сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при компьютерной обработке – отметку исполнителя о вводе информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Один из путей совершенствования документооборота – сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов за счет применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унифицированных документов. Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 35 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом России предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.
Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.
Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.
Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.
В настоящее время большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах предприятия, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации.
В процедуре идентификации используют пароли, обмен вопросами и ответами, ключи, магнитные карты, средства анализа индивидуальных характеристик сотрудника (голос, отпечатки пальцев, геометрические параметры рук или лица, специальные или конкретные суммы для аппаратуры). Только идентифицировав себя, сотрудник должен получить доступ к вычислительной системе, где следует предусмотреть три уровня защиты аппаратуры, программного обеспечения и данных.
Защита на уровнях аппаратуры и программного обеспечения предусматривает защиту оперативной памяти, операционной системы, служебных и личных программ пользователей.
