double arrow

Правила применения системного подхода


Системный подход входит в состав 20 научных подходов, которые рекомендуется применять при разработке управленческих решений. Рассмотрим правила применения системного подхода по каждому из 30 свойств системы.

Правило 1.Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а, наоборот, целое как первичное порождает при своем делении или формировании компоненты системы. Например, вуз как объект сложной открытой социально-экономической системы представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов, кафедр и др. подразделений. Сначала следует рассматривать вуз как целое, его свойства и связи с внешней средой и только потом – компоненты. Вуз как целое существует не потому, что в нем работает, допустим, преподаватель, а, наоборот, преподаватель работает потому, что функционирует вуз. В малых системах могут быть исключения: система функционирует благодаря исключительно важному компоненту.

Правило 2. Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы не равны сумме свойств ее компонентов, а из свойств системы нельзя вывести свойства ее компонентов (свойство неаддитивности системы). Например, все сотрудники кафедры имеют квалификационный уровень соответствующий определенной должности (профессор, доцент и т.д.), однако не соответствуют профилю кафедры (технический, экономический, гуманитарный).




Правило 3.Число компонентов системы, определяющих ее размер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы. Основными факторами, определяющими тип, сложность и иерархичность структуры системы, являются количество видов образовательных услуг (специальностей) и форм обучения; степень развития макросреды и инфраструктуры региона; международная интегрированность системы и др.

К факторам оптимизации числа компонентов системы и ее структуры относятся развитие специализации и кооперирования; автоматизация управления; применение совокупности научных подходов к проектированию структуры и функционированию системы менеджмента; соблюдение принципов рациональной организации учебных и управленческих процессов (пропорциональность, параллельность, непрерывность и др.); перевод существующих структур управления на проблемно-целевые структуры.

Правило 4.Для упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, число связей между компонентами системы и параметров модели управления, автоматизировать процессы организации и управления. Например, требуется сделать анализ сложности структуры системы, т.е установить количество функциональных подразделений с оптимальной численностью соответствующей объему выполняемых работ, а также разработать положения о своих подразделениях, вести планирование, учет и контроль выполняемых работ и их оплату.



Правило 5. Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим числом жестких связей, способной быстро переналаживаться на выполнение новых задач, оказание новых услуг и т.п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка. Например, рынку труда требует переподготовка специалистов, система должна заранее быть готовой к оказанию таких услуг, что в будущем обеспечить ее устойчивость.

Правило 6.Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях компонентов системы оказывали минимальное влияние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочий субъектам управления, обеспечивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социально-экономических системах. Например, требуется сравнить уровень вертикальной целостности и надежность функционирования двух структур (рис. 3.2, а и 3.2, б)

а)

б)

Рис. 3.2. Структуры систем с разными уровнями вертикальной целостности

Анализ структур показывает, что выход из строя любого компонента на любом уровне (кроме нулевого) выводит из строя: на рисунке 3.2, а – '/3 системы; на рис. 3.2, б – '/6 системы. Вывод: во второй структуре в 2 раза быстрее обнаруживается отказ (меньше уровней иерархии для поиска), система несет в два раза меньшие убытки от отказа какого-либо компонента. Значит, вторая структура системы по сравнению с первой более эффективна. Однако число компонентов, подчиненных верхнему уровню управления, в зависимости от сложности решаемых задач должно находиться в пределах от 6 до 10. Превышение этого показателя снижает управляемость системы.



Правило 7. Горизонтальная обособленность системы, т.е. число горизонтальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Уменьшение числа связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы. С другой стороны, установление горизонтальных связей позволяет реализовывать неформальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий ком­понентов одного уровня по выполнению целей системы.

Правило 8.Изучение иерархичности системы и ее структуризации следует начинать с определения систем вышестоящего уровня (кому подчиняется или куда входит данная система) и установления ее связей с этими системами. Примеры проявления свойства внутрисистемной целостности показаны на рисунке 3.3.

3.3.Пример проявления свойства иерархичности системы по вертикали

При структуризации системы следует пользоваться методами анализа и синтеза. Сначала один человек (группа) строит структуру системы (анализирует, определяет внутри-системную иерархичность), устраняет связи между компонентами и набор с названиями компонентов передает другому человеку (группе) для сборки системы (синтеза). Если результаты анализа и синтеза совпадут, т.е. после сборки системы не останется лишних компонентов, а система функционирует, то можно считать, что анализ и синтез выполнены правильно, структуризация системы проведена. Направления анализа и синтеза структуры системы показаны на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Направления анализа и синтеза структуры системы

Правило 9.В силу сложности и множественности описаний системы не следует пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница. Например, не целесообразно иметь системе кафедру численностью 5 человек или подразделения из 2 сотрудников.

Аналогично этому примеру невыгодно для обоснования разового управленческого решения применять современные методы исследований. Множественность или глубина описания системы определяется уровнем ее стандартизации, повторяемости (масштаба). Чем выше повторяемость системы, тем больше должно быть охвачено уровней иерархии для анализа и синтеза, повышения качества управленческих решений (рис.3.5).

 
 

Рис. 3.5. Зависимость между числом уровней иерархии для анализа и повторяемостью системы

Приведенная на рис. 3.5 зависимость примерная, построена для иллюстрации важности углубления анализа и синтеза многократно повторяющихся систем и решений. На практике могут быть различные ситуации, и возможно потребуется сделать анализ до глубины 5-го уровня однократно повторяющейся системы. Все определяется актуальностью ситуации. И, наоборот, для простых малых систем, состоящих из двух уровней иерархии (нулевой и первый), повторяющихся многократно раз, достаточно будет ограничиться 1-м уровнем.

Отметим, что по статистике рубль, сэкономленный на качестве стратегического управленческого решения, на последующих стадиях принесет убытки в пропорции, например, 1 : 10 : 100 : 1000. В этой пропорции «1» - рубль, сэкономленный на стадии приня­тия стратегического решения за счет упрощения анализа и синтеза, игнорирования научных подходов и методов исследования операций, «10» - убытки на стадии разработки, «100» - убытки на стадии материализации решения, «1000» - убытки на стадии потребления результатов решения (стадии выполнения). Убытки растут в геометрической прогрессии, так как однажды принятое стратегическое решение на последующих стадиях жизненного цикла системы повторяется многократно.

Правило 10. При установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внешней средой следует строить «черный ящик» и формулировать сначала параметры «выхода», затем определять воздействие факторов макро- и микросреды, требования к «входу», каналы обратной связи и в последнюю очередь проектировать параметры процесса в системе. Для графической иллюстрации этого правила построим систему как «черный ящик» и ее внешнее окружение (рис. 3.6), проставим цифрами очередность анализа.

Почему следует соблюдать представленную на рисунке очередность анализа элементов системы? Разъясним, за счет чего. На практике (особенно в условиях отсутствия конкуренции) при определении стратегии функционирования и развития, например, вуз исходит из своих текущих возможностей, т.е. определяют научно-педагогический потенциал, изучают уровни квалификации персонала.

Внешняя среда

Рис.3.6 Очередность анализа внешнего окружения системы и ее внутренней структуры

Затем принимаются меры по повышению эффективности деятельности вуза. К чему приводит такой подход? К тому, что, затратив силы средства на открытие новой специальности, приобретая оборудование, разрабатывая учебные планы, УМК, приобретая литературу, совершенствую организацию научного и учебного процесса, вуз обнаруживает через несколько лет, что данная специальность, на которую были направлены средства и усилия, не пользуется популярность ни у абитуриентов, ни у работодателей

Например, перед начальником отдела, поставлена задача, разработать стратегический план мероприятий (на 3 года) по совершенствованию структуры отдела. Работу вам следует начинать не с анализа способностей своих сотрудников, качества обеспе­чения отдела, а с анализа стратегических функций отдела (подразделения). Нужно четко сформулировать требования вашего потребителя. Высокое качество системы достижимо только в том случае, если каждый ее элемент будет ориентирован на потребителя и на своем выходе будет обеспечивать высокое качество. И только после этого вы определяете стратегические требования к остальным элементам системы (компоненты 2-5 на рис. 3.6). Функции отдела (подразделения) должны быть ориентированы на обеспечение высокого качества «выхода», а не нахождение работы для уважаемых коллег Иванова, Петрова, Сидорова. Сначала работа – потом люди. Не людям надо искать работу, а подбирать профессионалов для качественного выполнения конкретной работы.

Правило 11. Число связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятельность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.

Правило 12. В условиях развития глобальной конкуренции и международной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения ее экономической, технической, информационной, правовой безопасности.

Правило 13. Для построения, функционирования и развития системы в условиях расширения международной интеграции и кооперирования следует достигать ее совместимость и с другими системами по правовому, информационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе страновой и международной стандартизации.

Правило 14.Для определения стратегии функционирования и развития системы следует строить дерево целей. Например, показателем нулевого уровня дерева целей системы – критерием функционирования – может быть максимизация вновь созданной стоимости. Целями первого уровня могут быть повышение качества конкретных услуг, ресурсосбережение, повышение качества оказываемых образовательных услуг, использование современных форм организации учебного процесса. На втором и третьем уровнях иерархии целей показатели вышестоящего уровня подразделяются на более частные показатели.

Правило 15. Для повышения обоснованности инвестиций в инновационные и другие проекты следует изучать доминантные (преобладающие) и рецессивные признаки системы и вкладывать средства в развитие первых, наиболее эффективных.

Правило 16. Из всех целей первого уровня, перечисленных в правиле 14, приоритет следует отдавать качеству любых объектов управления как основе удовлетворения требований рынка, экономии ресурсов в глобальном масштабе, обеспечения безопасности, повышения качества жизни населения.

Правило 17. При формировании миссии и целей системы следует отдавать приоритет интересам системы более высокого уровня как гарантии решения глобальных проблем.

Правило 18. Из всех показателей качества систем приоритет следует отдавать устойчивости как совокупности проявляющихся свойств безотказности, гибкости, защищенности.

Правило 19. Эффективность и перспективность системы достигается оптимизацией ее целей, структуры, системы менеджмента и других параметров. Поэтому стратегию функционирования и развития системы следует формировать на основе оптимизационных моделей.

Правило 20. При формулировании целей системы следует учитывать неопределенность информационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозирования целей снижает реальную ее эффективность.

Правило 21. При построении дерева целей и формулировании стратегии системы следует помнить, что цели системы и ее компонентов в смысловом и количественном значениях, как правило, не совпадают. Однако все компоненты должны выполнять конкретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно достичь цели системы, значит этот компонент лишний, надуманный или это результат некачественной структуризации системы. Это проявление свойства эмерджентности (внезапно возникающей) системы.

Правило 22. При построении дерева целей системы и оптимизации ее функционирования следует изучать проявление свойства ее мультипликативности. Например, безотказность системы определяется не сложением, а умножением коэффициентов безотказности ее компонентов.

Правило 23. При построении структуры системы и организации ее функционирования следует учитывать, что все процессы непрерывны и взаимообусловлены. Система функционирует и развивается на основе противоречий, конкуренции, многообразия форм функционирования и развития, способности системы к обучению. Система существует, пока функционирует.

Правило 24. При формировании стратегии системы следует обеспечивать альтернативность путей ее функционирования и развития на основе прогнозирования различных ситуаций. Наиболее непредсказуемые фрагменты стратегии следует планировать по нескольким вариантам, учитывающим разные ситуации.

Правило 25. При организации функционирования системы следует учитывать, что ее эффективность не равна сумме эффективностей функционирования подсистем (компонентов). При взаимодействии компонентов возникает положительный (дополнительный) или отрицательный эффект синергии. Для получения положительного эффекта синергии необходимо иметь высокий уровень организованности системы. Например, если эффект системы из трех компонентов равен 11 при эффекте каждого компонента, равном трем, то эффект синергии будет равен двум (11 – 3 – 3 – 3 = 2). Образно говоря, за счет хорошей организованности и взаимодействия компонентов системы мы должны добиться, чтобы 2 + 2 = 5, а не четырем (эффект синергии равен нулю) или трем (эффект синергии отрицательный).

Правило 26. Для снижения инерционности функционирования системы, т.е. увеличения скорости изменения выходных параметров при изменении входных параметров или параметров функционирования системы, следует ориентировать производство на интегрированные автоматизированные модули и системы, обеспечивающие мобильность процессов и быстрое реагирование на изменения.

Правило 27. В условиях быстроменяющихся параметров внешней среды системы она должна быть способной оперативно адаптироваться к этим изменениям. Важнейшими инструментами повышения адаптивности функционирования системы являются стратегическая сегментация рынка и готовность будущих специалистов к этим изменениям.

Правило 28. Для повышения эффективности функционирования системы следует анализировать и прогнозировать параметры ее организованности: показатели пропорциональности, параллельности, непрерывности и др., обеспечивать их оптимальный уровень.

Правило 29. Структура и содержание системы формируются на идеях и принципах стандартизации, без соблюдения которых она не может функционировать. Глобальная конкуренция повышает удельный вес стандартизованных систем и их компонентов.

Правило 30. Единственным путем развития социально-экономических систем является внедрение инновационных технологий, использование новых форм и методов в организации и управлении научной и учебной деятельности.







Сейчас читают про: