Проведение предпроектного обследования предприятий

Обследование предприятия является важным и определяющим этапом проектирования ИС. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. В течение этого времени аналитик должен обследовать не более 2-3 видов деятельности (учет кадров, бухгалтерия, перевозки, маркетинг и др.).

Сбор информации для построения полной бизнес-модели организации часто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования. Списки вопросов для интервьюирования и анкетирования составляются по каждому обследуемому подразделению и утверждаются руководителем компании. Это делается с целью:

· предотвращения доступа к конфиденциальной информации;

· усиления целевой направленности обследования;

· минимизации отвлечения сотрудников предприятий от выполнения должностных обязанностей.

Общий перечень вопросов (с их последующей детализацией) включает следующие пункты:

· основные задачи подразделений;

· собираемая и регистрируемая информация;

· отчетность;

· взаимодействие с другими подразделениями.

Типовая анкета для руководителей и специалистов может содержать следующие вопросы:

1. Каковы (с позиций вашего подразделения) должны быть цели автоматизированной системы управления?

2. Какая организационная структура подразделения?

3. Каковы задачи подразделения?

4. Какова последовательность действий при выполнении задач подразделения?

5. С какими типами внешних организаций (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

6. Каким справочным материалом вы пользуетесь?

7. Сколько времени (в минутах) вы тратите на исполнение основных операций?

8. На какие даты приходятся "пиковые нагрузки"? (периодичность в месяц, квартал, год и т.д.)?

9. Каково техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем и т.п.)?

10. Какие отчеты и как часто вы готовите для руководства?

11. Охарактеризуйте удаленных объектов управления?

12. Опишите схему документооборот на вашем рабочем месте?

Собранные таким образом данные, как правило, не охватывают всех существенных сторон организационной деятельности и обладают высокой степенью субъективности. Кроме того, эти представления подчас расходятся с официально декларируемыми целями и правилами или противоречат фактической деятельности.

Структуру бизнес процессов может дать структурно-функциональная диагностика, основанная на методах сплошной (или выборочной) фотографии рабочего времени персонала. Цель диагностики — получение достоверного знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов.

Сплошной "фотографией" рабочего времени называется непрерывное наблюдение и регистрация характеристик работников в процессе функционирования в течение всего рабочего дня. При этом индицируемые параметры последовательно вносятся в заранее заготовленную рабочую таблицу. Ниже представлена форма рабочей таблицы системного аналитика:

Содержание записей следующее:

номер (по порядку);

агент (должность обследуемого работника);

время, в течение которого выполнялась процедура;

процедура (наименование содержания совокупности элементарных действий, объединенных общностью решаемой частной задачи);

содержание (суть процедуры, которая должна быть классифицирована);

информация (направление движения информации между агентом и контрагентом);

инициатива (инициатор начала выполнения данной процедуры);

контрагент (должность работника, который находится с обследуемым в контакте);

отношение (отражающая субординацию агента и контрагента форма взаимодействия в данной процедуре);

проблема (словесная характеристика решаемой проблемы).

Результатом предпроектного обследования является "Отчет об обследовании предприятия", структура которого имеет следующий вид: общее описание деятельности компании, организационной структуры и бизнес-процессов.

Проведение предпроектного обследования позволяет решить следующие задачи:

· предварительное выявление требований к будущей системе;

· определение структуры организации;

· определение перечня целевых функций организации;

· анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

· выявление функциональных взаимодействий между подразделениями, информационных потоков внутри подразделений и между ними, внешних информационных воздействий.

Информация, полученная в результате предпроектного обследования, анализируется с помощью методов структурного и/или объектного анализа и используется для построения моделей деятельности организации, которые могут быть двух видов:

модели "как есть", отражающей существующее на момент обследования положение дел в организации и позволяющей понять, каким образом функционирует данная организация, а также выявить узкие места и сформулировать предложения по улучшению;

модели "как должно быть", отражающей представление о новых технологиях работы организации учетом внедрения разрабатываемой автоматизированной информационной системы.

Каждая из моделей включает в себя полную функциональную и информационную модель деятельности организации, а также модель, описывающую динамику поведения организации.