Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решения часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности компьютеров, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании ИТ конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию и обработку данных при решении функциональных задач.

Лингвистическое обеспечение объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных элементов в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники. С помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека с машиной. ЛО включает информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ИТ (документов, показателей, реквизитов и т.п.); языки управления и манипулирования данными информационной базы ИТ; языковые средства информационно-поисковых систем, языковые средства автоматизации проектирования ИТ; диалоговые языки специального назначения и другие; систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных систем управления.

Организационное обеспечение представляет собой комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала. В процессе решения задач управления этот вид обеспечения определяет взаимодействие работников управленческих служб и персонала, обслуживающего ИТ, с техническими средствами и между собой. Организационное обеспечение реализуется в различных методических и руководящих материалах по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации информационной системы и технологии, в частности, при проведении предпроектного исследования, написании технико-экономического обоснования, технического задания, разработке проектных решений, выборе автоматизируемых задач, типовых проектных решений и пакетов прикладных программ.

Эргономическое обеспечение предназначено для создания оптимальных условий для эффективной работы человека и быстрейшего освоения ИТ. В состав эргономического обеспечения ИТ входят комплекс документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, к уровню подготовки персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы.

Правовое обеспечение представляет совокупность правовых норм и нормативных актов, которые регулируют договорные отношения разработчика и заказчика ИС и ИТ, определяют права, обязанности и ответственность персонала, и другие правовые аспекты в процессе создания и эксплуатации системы.

Большое значение при разработке информационной системы и информационной технологии придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать исполнители многих подразделений. Преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность пребывания у исполнителей. Все перечисленное и делает сложным документооборот и увеличивает сроки обработки.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки к компьютерной обработке, структура управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.