Совершенствование трудового процесса служащих

Разделение и кооперация труда служащих

Особенности содержания и характера труда служащих

Тема 8 Организация труда руководителей, специалистов и служащих

Вопросы:

8.1 Особенности содержания и характера труда служащих

8.2 Разделение и кооперация труда служащих.

8.3 Совершенствование трудового процесса служащих.

8.4 Организация рабочих мест служащих.

8.5 Оценка эффективности труда служащих.

Основные направления и меры по совершенствованию организации труда характерны для всех категорий промышленно-производственного персонала. Вместе с тем в организации труда служащих, как и всякой другой категории работников, имеются свои особенности. Эти особенно­сти необходимо учитывать. От этого зависит повышение эффективности труда этих работников, от усиления их воздействия на конечные резу­льтаты работы предприятие.

Специфика труда служащих состоит в том, что они сами не произ­водят материальные ценности, а обеспечивают управление действиями других людей. Непосредственным предметом труда служащих, является информация, характеризующая состояние управляемого объекта в данный момент, а продуктом, результатом труда - соответствующие решения и действия, необходимые для изменения состояния этого объекта в нап­равлении достижения поставленных перед ним целей и задач.

Характеризуя содержание труда служащих в сфере материального производства, следует иметь в виду, что он является производительным поэтому результаты их труда должна оцениваться не по количеству из­данных распоряжения или документов, а по их влиянию на деятельность всего коллектива предприятия или его подразделения.

В зависимости от того, насколько обоснованно решены вопросы разделения и кооперации труда служащих, подбора и расстановки кадров системы и методов работы, организации и технического оснащения рабо­чих мест и создания благоприятных условие труда, его нормирования, оценки и стимулирования, в значительной мере зависят результаты де­ятельности каждого предприятия.

Служащие представляют весьма обширную по составу ка­тегорию и разбиты на три вида: руководители, специалисты и технические исполнители. В их функции входит следующее:

- руководители (предприятий, цехов, отделов, участков, мастера) осуществляют подбор и расстановку кадров, координацию работы подразделений и работников подразделений, обеспечивают слаженный и эффекти­вный труд коллективов, организацию производства и труда;

- специалисты (инженеры, техники, экономисты, юрисконсульты и т.д.) разрабатывают и внедряют в производство новые виды продукции, тех­нологические процессы, технические и экономические нормативы, формы и методы организации производства и труда и обеспечивают производство материалами, оснасткой, ремонтным и другим обслуживанием; проводят анализ показателей деятельности предприятия, разрабатывают и осущес­твляют мероприятия по их улучшению;

- технические исполнители (учетчики, секретари, машинистки, опера­торы счетных машин и др.) осуществляют переработку и передачу первич­ной информации, подготовку и оформление документов, необходимых для выполнения функций управления.

Содержание и значение труда служащих не остаются неизменными. В результате создания новых методов и средств труда, совершенствования форм организации производства и управления их труд становится более содержательным и творческим.

Выявление и устранение недостатков, совершенствование организационных форм управления с использованием возможностей автоматизиро­ванных систем - необходимые предпосылки проектирования и внедрения НОТ служащих.

Разделение труда в сфере управления предприятием предполагает расчленение процесса управления на частные процессы, их обособление в самостоятельные виды работ (специализацию), образование структур­ных подразделений и разграничение должностных обязанностей работни­ков. Разделение труда служащих, как и рабочих, осуществляется с уче­том экономических, психофизиологических и социальных требований.

Экономические требования предусматривают необходимость обеспе­чения максимальной эффективности труда служащих, их полную загрузку, возможность совмещения функции и обязанностей, исключение излишних звеньев в структуре управления, в конечном счете, максимальную эко­номию средств на содержание аппарата управления.

Физиологическая граница разделения труда служащих - определения возможностью восприятия и переработки человеком информации.

Социальные требования определяют необходимость обеспечения при разделении труда служащих содержательности выполняемых ими работ, их творческого характера.

Различают:

- функциональное разделение и кооперация труда слу­жащих;

- технологическое разделение и кооперацию труда;

- профессионально-квалификационное разделение и кооперация труда.

Функциональное разделение и кооперация труда служащих неразрывно связаны со структурой предприятия, с созданием структурных подраз­делений и служб, специализированных на выполнении функции управления.

Организация самостоятельных структурных подразделений для выполнения тех или иных функций управления осуществляется с учетом специфики и масштабов производства на основе действующих в отрасли типовых структур.

Функциональные структурные подразделения формируются в том слу­чае, когда численность служащих, занятых соответствующей функцией управления, не ниже определенного минимума. Так, Методическими ука­заниями НИИ труда создание отдела рекомендуется при числе работни­ков не менее 10 человек, бюро - 7 человек.

Прогрессивным направлением совершенствования структуры аппа­рата управления является централизация выполняемых ими функции. Для оценки работы, проведенной на предприятии в этом направлении, пользу­ются коэффициентом централизации Кц, которым определяется по формуле:

Кц = , (1.30)

где Чз - численность работников, занятых в аппарате заводоуправления; Ч_общ – общая численность служащих предприятия.

Коэффициент централизации может быть определен по каждой функ­ции управления отдельно и по всем функциям в целом.

Для совершенствования структуры аппарата управления и разделения труда служащих исключительно важное значение имеют положения и стру­ктурных подразделениях предприятия, призванные четко разграничивать задачи, функции и формы работы различных частей аппарата и его ра­ботников.

Технологическое разделение труда - разделение труда служащих на предприятиях наряду с распределением их по функциям управлениям осуществляются по видам работ, основой разделения является разработка четкой технологии работ, выполняемых служащими всех категорий, кото­рая определяет, из каких стадий и операций состоит выполнение данной функции управления, какова их последовательность и какие методы и средства при этом применяются.

Все операции, выполняемые служащими, в общем виде могут быть све­дены в три группы.

1. Организационно - административные операции, в том числе: а) операции, обеспечивающие служебные взаимосвязи работников; б) доведение приня­тых решений до исполнителей в виде приказов, распоряжений, заданий, поручений, инструктажа; в) координация деятельности различных звеньев предприятия; г) контроль деятельности подразделений и исполнителей.

2. Аналитико – конструктивные операции, состоящие из: а)анализа сущест­вующего положения; б) проектирования (разработка предложений, про­ектов, планов, нормативов и различных директивных материалов).

3. Информационно – технические операции, в том числе: а)создание и полу­чение первичной информации; б) документирование информации (оформление оригиналов, их копирование и размножение, хранение, прием и выдача, обработка корреспонденции); в) обеспечение информационных связей подразделений и работников, переработка информации с помощью технических средств; г) все виды вычислений, расчетов и т.д.

В деятельности руководителей всех рангов преобладают организа­ционно-административные операции, которые органически сочетаются с аналитико-конструктивными операциями. Основным видом деятельности специалистов являются аналитически-конструктивные операции, вместе с тем часть времени они расходуют на организационную работу, необ­ходимую для реализации разработок. Информационно-технические операции выполняют технические исполнители, при этом некоторые из них, в частности секретари, осуществляют дополнительно организационно-тех­ническое обслуживание руководителей.

Технологическое разделение и кооперация труда являются основой для определения профессионально-квалификационного состава служащих и разработки их трудового процесса.

Профессионально - квалификационное разделение и кооперация труда служащих основано на распределении обязанностей между работниками с учетом занимаемой должности и требуемой для выполнения работы квали­фикации и установлении взаимосвязей работников в их трудовой деяте­льности.

Профессионально - квалификационное разделение труда осуществляется на основе Квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного Госкомтрудом, в котором дана подробная характеристика каждой должности.

На основе квалификационных характеристик, предусмотренных спра­вочником, на предприятиях составляются должностные инструкции. Их задача – определение конкретного круга обязанностей каждого работ­ника применительно к условиям данного предприятия и структурного подразделения. Должностные инструкции позволяют осуществить четкое разделение труда специалистов и технических работников, рационально распределить все функции каждого структурного подразделения между работниками.

Эффективность труда служащих в значительной мере зависит от применяемых систем и методов выполнения возложенных на них функций, работ и операций. Поэтому первостепенное значение имеет проектирование процессов труда служащих, что является необходимой предпосылкой к совершенствования организации труда на научной основе.

Совершенствование трудового процесса служащих осуществляется по следующим направлениям:

- разработка технологии работ служащих по функциям управления;

-совершенствование документооборота;

-совершенствование средств механизации труда служащих.

Сущность разработки технологии работ служащих заключается в расчленении процесса их труда на составные части, имеющие четно оп­ределенное содержание в целях решения конкретных задач.

В ходе разработки технологии устанавливаются:

-состав решаемых задач и структура каждой службы, выполняющей определенную функцию;

-содержание работ по каждой решаемой задаче, порядок и методы их выполнения;

- применяемые формы документации;

-должностной и квалификационный состав служащих, способы распределения между ними работ и система взаимосвязей;

- организационно-технические условия, в которых осуществляются данные работы.

Весьма важной частью технологии pабот служащих, существенно влияющей на эффективность их труда, является принятая на предприятии система документации. Поэтому для совершенствования организации труда служащих необходимо тщательно проанализировать объем и по­токи информации, документооборот.

Общий нормативный объем содержащейся в документах информации (И_н) определяется как сумма произведений числа единиц объемов инфор­мации х₁,х₂,х₃,…х_к (численность работающих, выпуск продукции, коли­чество оборудования и т.д.) на количество связанных с каждым из них сообщений п₁,п₂,п_3,….п_к (слов, букв, цифр и других знаков) в единицу времени t₁,t₂,t₃,…t_k. Это можно выразить формулой

И_н = , (1.31)

Суммируя количество алфавитно-цифровых знаков в действующей на предприятии документации за определенное время (месяц, год) можно получить величину, характеризующую оборот, информации (И_об.)

Отношение оборота информации к нормативному объему информации, у умноженному на норму оборота (Н_об), дает возможность установить коэффициент количественной оценки достаточности информации:

К_и = (1.32)

Если К_и>1 то объем информации избыточен. При К_и < 1 объем её недостаточен.

Большие резервы рационализации работы служащих заложены в yнификации и стандартизации форм управленческой документации.

Одно из основных направлений совершенствования документооборота - сокращение длительности цикла прохождения документов, оптимизация маршрутов их движения. Этому способствует сортировка документов на подлежащие рассмотрению руководителями и исполнителями в целях направления их соответствующим адресатам, использование оргтехники для сор­тировки, применение кольцевой почты, централизованной механизирован­ной доставки почты и т.п.

Для изучения и рационализации маршрута движения документов рекомендуется использовать оперограммы – графическое изображение движения документов в виде операционной цепи. Способы их построения различны и подробно рассматриваются в специальной литературе.

Весьма сложные и трудоемкие процессы - поиск документов, различ­ных информационных и справочных материалов. В последнее время полу­чили большое распространение информационные технологии при помощи которых, поиск нужного документа занимает 1-1,5 мин., что обеспечивает возможность оперативного учета документов и быстрого принятия решении по ним.

Среди технических средств, используемых для этих целей, различают средства документирования, передачи и обработки информации.

При планировании и осуществлении мероприятий по совершенствованию организации труда возникает необходимость в количественной оценке достигнутого или намеченного уровня механизации труда служащих. Его определяют по формуле

(1.33)

где Км - уровень механизации управленческих работ, %; Vм - объем работ, выполняемых служащими с помощью средств механизации, чел.-ч; Vр - немеханизированный объем работ, чел.-ч.

Современная концепция организационного проектирования труда служащих предполагает:

а) существование системы организационного проектирования с целевой функцией, заключающейся в обеспечении непрерывно на­растающей во времени эффективности производства, которая проис­ходит в результате раскрытия индивидуальных способностей и пол­ной реализации ресурсов всего персонала предприятия;

б) представление организационного проектирования как про­цесса организационного развития с выделением стадий, этапов, задач, объектов и субъектов.

Процесс организационного развития включает три стадии: ана­лиз, разработку и функционирование организационно решений. Объ­ектами организационного проектирования являются содержание и организация труда служащих на уровне служб, подразде­лений и рабочих мест.

Организационное проектирование ведется в различных ситуаци­ях: при строительстве новых объектов, реконструкции предприятия, конверсии производства, перестройке управления, автоматизации ра­бочих мест персонала и др.

Необходимым условием внедрения оргпроектных разработок являются определения экономической и социальной эффективности оргпроектирования. При этом следует учитывать, что экономический эффект образуется как в сфере управления, так и в сфере производст­ва.