Экономическая информация, ее свойства и особенности

Одним из наиболее важных видов информации является экономическая. Функционирование предприятий и отраслей народного хозяйства неотделимо от непрерывного кругооборота экономической информации. Объектом отражения экономической информации является производственно-хозяйственная и иная деятельность, a eе назначение состоит в использовании для нужд управления с целью совершенствования этой деятельности и вместе с тем улучшения экономических показателей системы или ее подразделений.

Таким образом, экономическая информация представляет собой совокупность различных сведении экономического характера, возникающих при подготовке производства, в процессе производственно-хозяйственной деятельности и в управлении этой деятельностью, которые можно фиксировать, передавать, преобра­зовывать, хранить и использовать для осуществления функций управления народным хозяйством и его отдельными звеньями различных уровней.

Экономическая информация имеет ряд особенностей и свойств:

1) отражает- разностороннюю деятельность предприятий организаций через систему натуральных, стоимостных и других показателей и обязательно содержит числовые сведения;

2) в основной массе дискретная (то есть подлежит разбиению на элементы (шаги), которые не вызывают сомнений при выполнении их человеком или компьютером);

3) отражается в тех или иных материальных носителях (в первичных или сводных документах, массивах данных и т. д.) и представляете в виде конечных результатов;

4) является цифровой, буквенно-цифровой и буквенной (алфaвитной);

5) имеет линейную форму, т. е. записывается построчно;

6) характеризуется большой массовостью и объемностью, а потому требует многократной группировки, арифметической и логической обработки в различных направлениях, «сжатия» (укрупнения показателей) при передаче из нижестоящего в вышестоящее управленческое звено;

7) характеризуется длительностью хранения;

8) характеризуется повторяемостью циклов возникновения и обработки в установленных временных пределах, а также большим удельным весом сравнительно стабильных (постоянных) элементов и совокупностей.

Особенности и свойства экономической информации хорошо согласуются с возможностями современной компьютерной техники, использование которой позволяет эффективно обрабатывать эту информацию.

В информационной системе движение экономической информации включает следующие пять процессов ее кругооборота:

1) измерение – это подсчет отработанного времени или выработки рабочего, отпускаемых материалов в производство и т.п. Процесс измерения данных может осуществляться вручную, механизировано, автоматизировано или автоматически.

2) регистрация информации означает фиксацию данных на тех или иных носителях информации. Носитель представляет собой материальную основу, используемую для хранения зафиксированной информации. Правильный выбор носителя, удовлетворяющего требованиям компьютерного формирования и преобразования экономической информации, имеет важное значение.

3) передача информации или перемещение ее от источника возникновения к преобразователю или получателю осуществляется посредством носителей или по каналам связи. Основными требованиями, предъявляемыми к средствам передачи информации, являются: точность, скорость передачи, надежность работы, пропускная способность и т.п.

4) важнейший процесс кругооборота экономической информации – ее обработка, или преобразование. Все операции по преобразованию информации могут быть выражены языком формул и поддаются математическому описанию, суть которого состоит в составлении правил для последовательного решения экономических задач. Такое правило принято называть алгоритмом. Различают алгоритм решения и машинные (компьютерные) алгоритмы. Алгоритм решения представляет собой правило, сформулированное с помощью математических символов. Машинный алгоритм – это последовательность выполнения логических и арифметических операций на «языке», понятном конкретной машине. Реализация машинных алгоритмов осуществляется на основе программирования. Одной из особенностей программирования обработки экономической информации является возможность расчленения алгоритмов на составные части – частные алгоритмы. Алгоритм должен удовлетворять следующим свойствам: определенности, массовости и результатности.

5) в кругообороте экономической информации важное место занимает процесс хранения и поиска. Хранению подлежит поступающая в процессе сбора первичная информация, а также промежуточная и результатная информация. Основные задачи этого процесса заключаются в том, чтобы обеспечить высокую плотность записи информации, возможность автоматизации ввода в компьютер для обработки и сокращение времени ее поиска в местах хранения.

Структура и классификация экономической информации.

Структура экономической информации в целом весьма сложна и включает различные комбинации информационных совокупностей, группирующихся на различных уровнях. Количественно информационные совокупности измеряются номенклатурами экономической информации, которые состоят из позиций. В номенклатуру включается полный перечень предварительно сгруппированных позиций, имеющих общность по какой-либо качественной однородности.

Для облегчения и ускорения процесса группировки информации компьютерным способом необходимо каждой позиции номенклатуры присвоить условное сокращенное обозначение в виде индекса и шифра. Сокращенное обозначение называют идентификатором.

С точки зрения уровня (от низшего к высшему) единица информационной совокупности может быть расчленена на следующие структурные компоненты: реквизит, экономический показатель, документ, массив.

Реквизит является элементарной информационной совокупностью, не поддающейся какому-либо расчленению. Реквизиты можно разделить на две группы: признаки и основания. Количество знаков, образующих реквизит, определяет его длину, которая может быть постоянной (в однородных реквизитах-признаках) и переменной (в реквизитах-основаниях).

Реквизит-признак выражает, как правило, качественное свойство сущности и характеризует обстоятельства, при которых протекал процесс и были получены те или иные числа – реквизиты-основания. Примером реквизитов-признаков могут служить наименование материала, его сорт, размер, номенклатурный номер, единица измерения и т.д.

Реквизиты-признаки могут быть справочными, если они используются для более подробной характеристики реквизитов-оснований, и группировочными, если они позволяют вести группировку с целью получения итогов их оснований по нескольким степеням (частные, промежуточные, общие итоги и т.д.). В различных ситуациях одни и те же реквизиты-признаки могут быть справочными или группировочными. Кроме того, имеются специальные признаки, применение которых обусловлено технологией компьютерной обработки экономической информации. С точки зрения стабильности реквизиты-признаки могут быть постоянными, если они являются неизменными для массива информационной совокупности, или переменными, если они изменяются по каждому экономическому показателю.

Реквизит-основание (числовая величина) раскрывает абсолютные или относительные числовые характеристики реквизита-признака (количество, сумма и т.д.). например, «количество материала», «сумма», «цена» и т.д.

Сущность экономической информации раскрывается через экономический показатель, представляющий собой информационную совокупность с минимальным составом реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, достаточным для образования элементарного документа. Структура показателя может быть различной. Однако общим является то, что он состоит, как правило, с одной стороны, из различного количества реквизитов-признаков, и с другой – из одного реквизита-основания (числовой величины). Например, показатель «цена изделия» включает одно основание – цену изделия и несколько признаков – «наименование, сорт, размер», «номенклатурный номер», «единицу измерения изделия» и т.д.

Совокупность экономических показателей по определенному признаку образует документ (компьютерный документ). Под документом следует понимать такую информационную совокупность, которая имеет вполне самостоятельное смысловое значение и характеризуется полным набором необходимых реквизитов и показателей. В отличие от обычного первичного документа он не имеет подписей и характеризуется специфическим порядком расположения информации.

Набор однородных экономических показателей или документов по одной форме образует массив. Массив является основной информационной совокупностью на высшем уровне, с которой оперируют в информационных процедурах.

Экономическая информация может быть классифицирована с различных точек зрения.

1) По функциям, которые экономическая информация выполняет в осуществлении управленческих процессов, выделяют: фактическую информацию, характеризующую уже совершившиеся события, явления, хозяйственные процессы и т.д.; планово-договорную информацию, описывающую явления и события, которые должны произойти в предстоящем периоде; нормативную и расценочную – информацию, регламентирующую те или иные процессы, события; справочно-табличную информацию, с помощью которой основные явления или события можно детализировать и дополнять.

2) С точки зрения отношения к регулируемому объекту экономическая информация подразделяется на внутреннюю и внешнюю, входящую и исходящую, активную и пассивную, оперативную и текущую. Информацию, возникающую в процессе производственно-хозяйственной или иной деятельности регулируемого объекта (предприятия или организации), принято называть внутренней, а за их пределами – внешней. Информация, поступающая на регулируемый объект, называется входящей, а от регулируемого объекта – исходящей. Информация, используемая для воздействия на регулируемый объект, называется активной, а если она для такой цели не предназначена, - пассивной. Информация, характеризующая состояние регулируемого объекта на данный момент или за определенный промежуток времени и собираемая по истечении минуты, часа, смены, суток после совершения процесса, называется оперативной, собираемая по истечении больших промежутков времени – текущей.

3) По стабильности использования или хранения экономическая информация бывает постоянной и переменной. Информацию, используемую без существенных изменений более месяца (квартала, года), принято называть условно-постоянной или постоянной; используемую в течение месяца и менее месяца – переменной. При компьютерной обработке информации большое значение имеет постоянная информация, в свою очередь подразделяющаяся на нормативную, расценочную, планово-договорную и справочно-табличную. Стабильность информации характеризуется коэффициентом стабильности (С), который определяется отношением количества значений или позиций полной номенклатуры, не изменявшихся в течение квартала, года (К1), к общему количеству значений или позиций этой номенклатуры на начало квартала, года (К), т.е. С=К1/К. информация считается постоянной, если коэффициент стабильности больше или равен 0,85.

4) По стадиям образования экономическая информация может быть исходной, первичной, вторичной (промежуточной и результатной). Информация, которая первоначально возникла в процессе производственно-хозяйственной деятельности и еще не подлежала обработке, называется исходной. Информация, прошедшая определенную стадию обработки, но поступающая на регулируемый объект для дальнейшего использования впервые, называется первичной. Исходная, или первичная информация, обработанная по определенным правилам, превращается во вторичную и может быть промежуточной или результатной. Результатная информация получается как следствие обработки первичной или промежуточной информации.

5) С позиций истинности (объективности отражения) экономическая информация может подразделяться на достоверную (истинную, объективную) и недостоверную (ложную), точную и неточную (приблизительную). При компьютерной обработке должна использоваться только достоверная точная информация, получаемая из единых источников. Истинное и точное значение принято обозначать единицей, ложной и неточное – нулем.

Имеются и другие признаки классификации экономической информации: по насыщенности, по формам и сигналам представления, целевому назначению, признаку обработки и т.д.