Понятие офиса проекта

Тема 3.1 Организация офиса проекта.

Раздел 3 Организация обеспечения проектов в сфере сервиса

Правовое регулирование отношений в сфере государственного воздействия на предпринимательство.

Государственное воздействие определяется нормативно-правовыми и правоприменительными актами. Правовое регулирование воздействия можно рассмотреть по определенным уровням. На каждом уровне создаются нормы права (за исключением документов, выпускаемых федеральными службами и агентствами), регулирующие определенные отношения в сфере сервиса. При этом каждый нижестоящий в данной схеме элемент не может противоречить вышестоящему.

Органы государственной власти осуществляют разное по силе и масштабу воздействие на регулирование процессов и контроль в сфере сервиса. Органы законодательной власти (например, Государственная дума РФ) рассматривает и принимает законопроекты, которые в дальнейшем, пройдя установленную процедуру, приобретают вид федеральных законов и регулируют сферу сервиса. На основании федеральных законов Правительство, а также Министерства принимают постановления, приказы и прочие документы, также создающие нормы права и регулирующие отдельные отрасли экономики. Такие федеральные органы исполнительной власти как федеральные службы осуществляют общий надзор и контроль за исполнением субъектами потребительского рынка установленных государством правил поведения. Федеральные агентства осуществляют деятельность по оказанию государственных услуг, например сдачи в аренду государственных помещений.

Существует множество органов исполнительной власти, созданных в субъектах федерации, имеющих своей целью контроль конкретных областей сервисных сфер.

Понятие, принципы проектирования пространственно-планировочных решений, формы общественной организации труда, проектирование рационального разделения труда, кооперация и специализация, их формы, автоматизация и механизация труда, организация планировки и обслуживания рабочих мест, условия труда, организация системы повышения квалификации персонала, нормирование и оплата труда, выбор оргтехники и средств коммуникации. Организация виртуального офиса.

Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:

· команда как организационная структура существует на время реализации проекта;

· состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например:

o члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с иной, основной деятельностью;

o члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;

o члены команды проекта могут функционировать территориально распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.

Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное из которых - необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта.

Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.

Офис проекта - специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

Основное назначение офиса проекта в данной трактовке — обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта - это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как: определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:

· головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.;

· набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

· виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

В связи с тем, что детальный состав офиса - и как комплекса рабочих мест, и как программно-телекоммуникационной среды - существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.

В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему: на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов; на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах; на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Экспертная оценка показывает: такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.

Основные требования к организации офиса проекта:

· наличие реального управленческого офиса— помещения;

· единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);

· информационная технология управления проектами;

· база данных и шаблонов типовых решений по проектам;

· компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;

· виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов).

Такой проектный офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент-сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта.

При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.