Общие правила регистрации документов

Раздел 3. Организация работы с документами

Раздел 3. Организация работы с документами

Контрольные вопросы.

1. Дайте определение претензии?

2. Дайте определение искового заявления?

3. Перечислите реквизиты претензии?

4. Назовите основные составляющие искового заявления?

Перечень литературы:

7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 167 – 188.

8. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Тема: Основные принципы организации документооборота

План:

1. Документооборот

2. Организация работы с документами

3. Принципы и правила организации документооборота

1. Документооборот - это устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив – подразделение предприятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам.

Основными этапами документооборота являются:

o Составление и оформление документов;

o Прием и обработка документов;

o Обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

o Передача документов в архив.

Конкретный порядок продвижения документа (по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ), а так же процедуры обработки в конкретных функциональных службах, указывается в Графике документооборота.

График документооборота разрабатывается по каждому структурному подразделению. График оформляется в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными работниками разных уровней, а так же всеми исполнителями с указанием всех сроков выполнения работ. Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к их компетенции, указывается порядок составления документации, адреса и сроки ее передачи для последующей обработки.

Приложение № ___________ ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА к приказу директора _______

от «___» ___________200 __ г. №

Наименование документов	№ формы	Кол-во экз.	Кто составляет	Кто подпи-сывает	Кто предостав-ляет	Кому предостав-ляется	Срок предос-тавления	Исполь-зование	Срок хранения

2. Организация работы с документами - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки:

Принципы и правила организации документооборота.

Правила документооборота:

- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основные принципы документооборота:

o Специализации;

o Возможности централизованного выполнения однородных технологических операций;

o Эффективности использования средств оргтехники и персонала.

Документооборот делится на несколько частей – потоков, обеспечивающую прямую и обратную связь в управлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению различают:

- горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;

- вертикальные (восходящие (это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных) и нисходящие (это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным)), связывающие организации различных уровней.

По отношению к управленческому объекту:

- входящие (документов вышестоящих организаций; документов от подведомственных организаций; документов от несоподчиненных организаций, направляемых для согласования действий; обращений граждан);

- исходящие (состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы);

- внутренние (документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за ее пределы).

Входящие документы образуют 3 направления движения:

1. Руководству организации;

2. Руководству структурных подразделений;

3. Непосредственно специалистам.

Вопросы для самооценки:

1. Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

2. Что входит в понятие документооборота?

3. Что влияет на организацию движения документов?

4. Какие организационные документы определяют порядок движения документов о организации?

5. Каковы основные правила документооборота?

6. Какие основные потоки можно выделить в организации и в чем их особенность?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 219-230.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Документооборот на предприятиях / А.В. Жеребенкова. Стр. 131-192

4. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова.

Тема: Регистрация документов

План:

1. Значение регистрации документов.

2. Общие правила регистрации документов.

I. Значение регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с доку­мента показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что по­зволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информацион­но-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рек­ламные письма; поздравительные письма и телеграммы; при­глашения, программы семинаров, совещаний и конференций.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получа­ет свой регистрационный номер.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократ­ность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регист­рацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. При этом внут­ренние документы должны регистрироваться в день подписа­ния или утверждения, входящие — в день поступления, исхо­дящие — в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными реги­страционными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистраци­онную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

· дата получения;

· входящий регистрационный номер, присваиваемый доку­менту учреждением-получателем;

· дата документа;

· регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

· автор (корреспондент) — тот, чей это документ;

· заголовок (о чем документ);

· резолюция;

· срок исполнения;

· исполнитель (кто с ним работает);

· ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

· номер дела (куда документ помещен после исполнителя).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотре­ния документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, допол­нять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Вопросы для самооценки:

1. Дайте определение регистрации документов.

2. Что представляет собой процесс регистрации документов.

3. Каково значение регистрации документов.

4. Назовите основные правила регистрации документов

6. Какие сведения вписываются из входящего документа в регистрационную форму.

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 240-247.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Документооборот на предприятиях / А.В. Жеребенкова.

4. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова.