Тема 2.1. Организационно-правовые документы

Раздел 2. Составление и оформление отдельных видов документов

Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Основными видами уставов являются:

• устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);

• устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);

• устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;

• устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

2. Уставы оформляются на стандартных листах бумаги.

Устав должен иметь:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дату (датой устава является дата его утверждения);

• гриф утверждения;

• отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

• место издания (город);

• текст;

• подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

1.Общие положения.

2.Цели, задачи, предмет деятельности.

3.Правовой статус.

4.Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).

5.Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).

6.Учет и отчетность.

7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.

8. Права и обязанности участников

9.Порядок ликвидации и реорганизации.

Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Положения бывают двух видов:

• типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например Типовое положение об отделе кадров);

• индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например Положение о персонале ЗАО "ЭРА").

Положение составляется на общем бланке организации.

Положение должно иметь:

• наименование вида документа;

• дату,

• заголовок к тексту;

• гриф утверждения;

• текст;

• подписи составителей;

• печать (при необходимости).

Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим'органом. Заголовок положения отвечает на вопрос'"о чем?", например: "Положение о Государственном реестре...".

Текст может состоять из следующих разделов:

1.Общие положения.

2.Задачи и функции.

3.Управление и структура.

4.Права и обязанности.

5.Контроль деятельности.

6.Служебные контакты.

7.Ответственность.

Инструкция -нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций предприятий и должностных лиц.

Инструкции составляются на основе законодательства РФ. Инструкции бывают двух видов:

• типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например 'Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти");

• индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например "Инструкция по делопроизводству ООО "ЛУЧ").

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

2. Инструкция должна содержать:

• наименование организации;

• наименование вида документа; -

• дату;

• номер;

• заголовок к тексту;|

• гриф утверждения;]

• текст;!

• подписи составителей;

• печать (при необходимости);

• визы.

Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос "о чем?", например: "Инструкция государственном регулировании. Текст инструкции содержит формулировки: "должен", "не допускается", "запрещается".

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностная инструкция это один из важных документов, с которые должны знакомить работника при переходе на другую должность. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:

- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

-с целью разделения труда между персоналом;

-для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностная инструкция должна содержать:

• наименование министерства (если является отраслевой);

• наименование организации, разработавшей инструкцию;

• наименование вида документа;

• дату;

• номер;

• заголовок к тексту,

• гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);

• текст;

• подписи составителей;

• печать (при необходимости);

• визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Функции.

3.Должностные обязанности.

4.Права.

5.Ответственность.

6.Служебное взаимодействие.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:

• для оформления структуры организации;

• штатного состава;

• штатной численности в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений,

• перечень должностей;

• сведения о количестве штатных единиц

• сведения о должностных окладах, надбавках;

• сведения о месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание должно иметь:

• наименование организации;

• наименование вида документа;