Тема 3.1. Документооборот

Раздел 3. Технологии делопроизводства

Организация работ с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется:

• оперативностью перемещения документов внутри организации;

• качеством и своевременностью исполнения документов;

• эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Документооборот ~ движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.

Объем документооборота зависит:

• от значимости организации;

• от ее функций и уровня решаемых задач;

• от связей с внешними организациями.

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

• входящие (поступающие в организацию документы);

• всходящие (отправляемые из организации документы);

• внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• первичную обработку,

• предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

• рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и -' внутренних документов и резолюция - для входящих документов);

• регистрация документов;

• передача документов исполнителям;

• контроль дополнения документов;

• исполнение документов;

• подшивка исполненных документов в дела;

• использование документов в справочно-информационных целях;

• подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Основными принципами работы с документами являются:

• единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

• четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

• современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

• инструкция по делопроизводству предприятия;

• образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;

• номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;

• должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

• техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;.

• методическое руководство службой делопроизводства работ с документами в структурных подразделениях предприятия;

• информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях