Этикет в Деловой переписке

Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.
Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве.
Проявлением этикета является этикета употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях — «Ваш ...», «Искренне Ваш ...».
В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных:
не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»... и т. д. Большое значение для формирования положительного имиджа организации, фирмы имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».
Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом по ...».
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не пишите то, что широко известно под названием «отписка».
В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.200 1 25/42 истекает ...». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...».
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресата. Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя. Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.
Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют «копией») распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело, как свидетельство выполненной работы.
Составление текста письма и его оформление требуют к себе творческого отношения. Руководитель, каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также владеть мастерством формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.
Автор старался выдержать их в полном соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-03. Опыт, практика показывают, что нет такого документа, текста (включая эту книгу), где не было бы ошибок, опечаток, описок, в крайнем случае, повода для замечаний. Факс (телефакс) — как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

ЗАО «СТАРТ» Директору

Новая ул., 28, Москва, 115218 Выставочного центра

Тел.:129-98-99, факс:129-96-56 «ЭКСПО-БИЗНЕС»

E-mail:………………………… г-ну Страхову Ю.В.

ОКПО………………………… Вострякова ул., 118

12.02.2003 № 25/08-15 Москва, 110020

На №_________от__________

Об участии в выставке

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 5 «Экономической газеты» от 15.01.2003, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

С уважением,

Директор Некрасов В.Н. Некрасов

Петров Андрей Иванович

181-07-09

ТИПОГРАФИЯ ИЗДАТЕЛЬСТВА Директору

Новая ул., 28, Москва, 115218 Выставочного центра

Тел.:129-98-99, факс:129-96-56 «ЭКСПО-БИЗНЕС»

E-mail:………………………… г-ну Страхову Ю.В.

ОКПО………………………… Вострякова ул., 118

12.02.2003 № 25/08-15 Москва, 110020

На №_________от__________

Об участии в выставке

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 5 «Экономической газеты» от 15.01.2003, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

С уважением,

Директор Некрасов В.Н. Некрасов

Петров Андрей Иванович

181-07-09