Электронный документооборот

Классификация источников информации

Потоки информации

Источники информации и управления электронным документооборотом

Цель АИС — собрать, тематически объединить и обработать информацию так, чтобы обеспечить к ней доступ и представить её в удобном для пользователя виде.

Главная проблема экономики - преодолеть ограниченность ресурсов. Но для этого нужно знать, где и как их сосредоточить. Этому и помогает информация, АИС. Информация — основа маневра в предпринимательской деятельности, выработки решения относительно того, как выгоднее организовать производство товаров или услуг. Знания и информация становятся стратегическими ресурсами, поскольку наряду с опытом вовлекается в деятельность систематизированное теоретическое знание.

Предприятие можно рассматривать как информационную систему с внешними и внутренними потоками информации.

Внешняя деловая среда (макросфера) – это совокупность экономических и политических субъектов и отношения с ними (с клиентами и конкурентами). Наибольшие возможности предприятию обеспечивают: квалификация персонала и технологическая база, а наибольшую опасность - неожиданные действия конкурентов (рис. 6.2).

Внутренняя деловая среда: отношения в коллективе (насыщенность информационных и интенсивность коммуникационных потоков) и производственные знания.

Менеджер в своей деятельности играет три информационных роли:

· приемника информации;

· её распространителя;

· профессионального представителя во внешнем мире.

Производительность предприятия зависит не только от количества, но и от качества информации.

Информация как главный ресурс роста производительности труда позволяет:

· устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности;

· своевременно принимать обоснованные решения;

· координировать действия подразделений для достижения общих целей.

Рисунок 6.2 – Внешние информационные потоки предприятия

Выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию об открывающихся возможностях.

Внутренние источники информации это:

· трансакционные1 системы (для операционной работы внутри предприятия);

· система внутреннего электронного документооборота;

· документы из электронных хранилищ;

· документы на бумажных носителях.

Внешними источниками информации являются:

· материалы и данные информационных агентств;

· законодательные и нормативные материалы;

· материалы и данные клиентов и партнёров предприятия.

Система поддержки принятия решений должна базироваться на концепции единого информационного пространства ЕИП. Тогда АИС будет способна обеспечить комплексное использование всех информационных источников для решения традиционных и нерегламентированных аналитических задач.

Ключевые направления в создании информационной системы:

· внедрение электронного документооборота;

· создание информационного хранилища.

Его стержнем является система управления электронным документооборотом СУЭД. Она предназначается для:

· интеграции процессов документационного обеспечения;

· повышения информированности руководства и специалистов;

· уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием;

· уменьшения стоимости и времени поиска документов в архивном хранении;

· интеграции процессов в рамках кооперации предприятий;

· создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно - организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать последующую свою модификацию. СУЭД предназначена (рис 6.3) для автоматизации документационного обеспечения управления предприятием (подготовка, ввод, хранение, поиск и вывод организационно - распорядительных документов и стандартных форм документов), а также для управления делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов).

Рисунок 6.3 – Основные компоненты СУЭД