Работа с депонентами

Работодатели обязаны своевременно, причем не реже чем каждые полмесяца, выдавать сотрудникам заработную плату. Конкретные сроки для проведения таких мероприятий каждая фирма устанавливает самостоятельно – соответствующие положения фиксируются в коллективном или трудовом договоре либо отражаются в правилах внутреннего распорядка (ст. 22, 136 ТК).

Впрочем, никто не застрахован от ситуации, когда вручить работнику положенное ему денежное вознаграждение невозможно при всем желании. Чаще всего причиной подобных «нестыковок» становится неявка сотрудника за получкой в результате болезни. Сразу оговоримся, что такого рода проблем попросту не возникает, если зарплата перечисляется на банковские карты. Депонируются денежные средства лишь в случае работы с наличностью. Попробуем разобраться, каковы дальнейшие действия компании в данной ситуации, ведь нужно не только оформить сопутствующую документацию, но и отразить операции в учете.

Итак, все начинается с того, что для выдачи зарплаты необходимые суммы снимаются с расчетного счета в банке. Передача сотрудникам «трудовых выплат» должна происходить в течении пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Для расчета и выплаты заработной платы обычно используется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 (утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). Впрочем, существует и более «витиеватый» вариант – заполнить не один, а два бланка, то есть расчетную ведомость по форме № Т-51 и платежную по форме № Т-53.

По истечении же трех рабочих дней в графе 23 «Деньги получил» расчетно-платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не была произведена выплата вознаграждений, следует поставить штамп или сделать отметку от руки – «Депонировано». Вдобавок к этому в конце формы № Т-49 пишется информация о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах.

Следующий этап – это составление Реестра депонированных сумм. Поскольку в настоящее время для коммерческих организаций (в отличие от бюджетных учреждений) шаблон данной формы не утвержден, юрлицо имеет полное право разработать бланк самостоятельно. Основанием для таких действий является пункт 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Однако существует и более простой способ – взять за основу образец формы № РТ-11, приведенной в письме Минфина СССР от 6 июня 1960 года № 176, а также воспользоваться правилами ее заполнения.

В частности, в указанном НПА говорится, что реестр является одновременно первичным документом и учетным регистром. Бланк составляется кассиром отдельно за каждый период депонирования зарплаты, в нем фиксируется табельный номер, Ф. И. О. и «не выданная» сумма. При этом имеется отдельная графа для отметок об оплате, которые делают работники бухгалтерии. В конце реестра отражается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении же квартала или года невыплаченные суммы переносятся в новые реестры.

Заполнив форму № РТ-11 (или иной документ), переходим к кассовой книге. В нее заносится фактически выплаченная сумма. Далее на расчетно-платежной ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер ____». Депонированные суммы сдаются в банк. Подчеркнем, что согласно пункту 18 Порядка на всю невыданную работникам наличность оформляется один общий «расходник» по форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88).

В целях налогообложения прибыли своевременно не полученные работниками выплаты представляют собой не что иное, как разновидность кредиторской задолженности. Аналогичное правило действует и в бухгалтерском учете.

С точки зрения фирмы-работодателя самой простой является ситуация, когда сотрудник все же пришел за зарплатой через некоторое время после оправки средств на депонент (напр., через 2 недели или через месяц). Свое желание получить денежные средства работнику необходимо подкрепить соответствующим письменным заявлением в свободной форме. После этого происходит выдача «отложенных» сумм. Данная хозяйственная операция оформляется расходным кассовым ордером.