Документальное оформление кассовых операций с использованием ККМ

Порядок применения контрольно-кассовой техники на территории Российской Федерации определен Федеральным законом "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", а также постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями", принятым в соответствии с названным выше федеральным законом.

В частности, ст. 2 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" предусматривается, что контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием платежных карт при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. При этом следует иметь в виду, что в ст. 3 названного закона назван исчерпывающий перечень случаев, когда организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять контрольно-кассовую технику. При этом первичным учетным документом при применении контрольно-кассовой техники является кассовый чек, выдаваемый покупателю, и контрольная лента, фиксирующая факт выдачи чека для продавца. В том случае, если в соответствии с законодательством контрольно-кассовая техника не применяется, первичным учетным документом являются бланки строгой отчетности, которые продавец обязан выдавать покупателю при осуществлении наличных денежных расчетов (см. постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники").

Кассовый чек представляет собой первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между продавцом и покупателем наличного денежного расчета, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

На выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации;

- идентификационный номер организации-налогоплательщика;

- заводской номер контрольно-кассовой машины;

- порядковый номер кассового чека;

- дата и время покупки (оказания услуги);

- стоимость покупки;

- признак фискального режима.

Собственно внешний вид кассового чека и расположение на нем перечисленных выше реквизитов напрямую зависит от марки конкретной контрольно-кассовой машины.

Расчеты наличными деньгами без использования контрольно-кассовой техники, как мы отмечали ранее, возможны только для отдельных видов деятельности и при обязательном использовании бланков строгой отчетности. Бланки строгой отчетности являются альтернативой кассовым чекам, они предназначены для использования при расчетах наличными деньгами в случаях, предусмотренных Федеральным законом "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Правила их использования регламентируются постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

Используемые на каждом конкретном предприятии бланки строгой отчетности могут применяться при условии, что они соответствуют всем требованиям постановления Правительства от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" и содержат следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа, шестизначный номер и серия;

- наименование и организационно-правовая форма либо фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя, ИНН;

- адрес (юридический либо фактический);

- идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

- вид услуги и ее стоимость;

- дата осуществления расчета;

- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать;

- иные реквизиты, характеризующие специфику оказываемой услуги.

Бланк документа изготавливается, как правило, типографским способом. Полномочиями по утверждению форм бланков строгой отчетности наделены федеральные органы исполнительной власти.

Иной способ формирования бланков строгой отчетности достаточно проблематичен, так при этом требуется, наряду с прочим, генерировать серию и номер документа. Для обеспечения данного требования компьютерная программа должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5-ти лет и сохранять уникальный номер и серию каждого бланка.

При заполнении бланка строгой отчетности необходимо обеспечить одновременное оформление не менее одной копии либо бланк должен иметь отрывные части (за исключением следующих случаев, когда законодателем прямо предусмотрен иной порядок их заполнения). Бланки строгой отчетности должны заполняться четко и разборчиво, без исправлений. Испорченный или неправильно заполненный бланк перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись. Хранятся бланки строгой отчетности в течение пяти лет с соблюдением всех требований, предусмотренных постановлением Правительства от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

Применение контрольно-кассовой техники в практическом плане сопряжено с необходимостью оформлять результаты функционирования этой техники.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций". Остановимся на этих унифицированных учетных формах более подробно.

Акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины - форма N КМ-1 применяется для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули:

- при вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой машины;

- при инвентаризации в организациях.

Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй - остается в данной организации.

Акт фиксирует показания следующих счетчиков:

- контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;

- главного суммирующего счетчика;

- секционных суммирующих денежных счетчиков.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.

Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию - форма N КМ-2 применяется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин или при передаче для работы в другую организацию.

Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин.

Акт с накладной, оформленной на передачу контрольно-кассовых машин в другую организацию или в центр технического обслуживания контрольно-кассовых машин для ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4) в конце записей за рабочий день.

Ремонт контрольно-кассовых машин производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) - форма N КМ-3 применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.

Журнал кассира-операциониста - форма N КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных "Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" (форма N КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Рассмотрим на примере порядок заполнения Журнала кассира-операциониста.

В магазине продовольственных товаров кассиром Климовой И.А. за три дня работы была получена согласно показаниям суммирующих денежных счетчиков выручка в сумме 12 590 рублей, в частности:

- 11 января 2011 года - 3891 рубль 00 копеек;

- 12 января 2011 года - 1598 рублей 50 копеек;

- 13 января 2011 года - 7100 рублей 90 копеек.

При передаче выручки в кассу торгового предприятия в Журнале кассира-операциониста были сделаны следующие записи:

Левая сторона Журнала кассира-операциониста

Дата (смена)	Номер отдела (секции)	Фамилия, имя, отчество кассира	Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)	Показания	Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп
контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика	суммирующих денежных счетчиков
на начало рабочего дня (смены)	на конец рабочего дня (смены)
сумма, руб. коп	подпись	сумма, руб. коп
кассира	администратора
11.01.11		Климова И.А.		-	135016-00	Климова	Фирсова	138907-00	3891-00
12.01.11		Климова И.А.		-	138907-00	Климова	Фирсова	140505-50	1598-50
13.01.11		Климова И.А.		-	14505-50	Климова	Фирсова	21606-40	7100-90
				и т.д.
Итого за день (смену)		Х	Х		12590-40

Правая сторона Журнала кассира-операциониста

Сдано	Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.	Подпись на конец рабочего дня (смены)
Наличными, руб. коп	оплачено по документам	всего, руб. коп	кассира. Деньги и оплаченные счета сдал	администратора (старшего кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял	руководителя (старшего кассира)
количество	сумма, руб. коп
3891-00	-	-	3891-00	-	Климова	Фирсова	Фирсова
1598-50	-	-	1598-50	-	Климова	Фирсова	Фирсова
7100-90	-	-	7100-90	-	Климова	Фирсова	Фирсова
				и т.д.
12590-40	-	-	12590-40	-

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных суммирующих счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста - форма N КМ-5 применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста в случае установки контрольно-кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта. Данный учетный регистр предназначен для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на контрольно-кассовых машинах, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки.

Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и других лиц, использующих данную контрольно-кассовую технику.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Справка-отчет кассира-операциониста - форма N КМ-6 применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка.

Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. Приемку и оприходование денег по кассе в отчете оформляются подписями старшего кассира и руководителя организации.

В последствии Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7).

Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации - форма N КМ-7 применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Данный документ составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям).

Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ - форма N КМ-8 применяется в организациях в следующих случаях:

- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, и находится у руководителя организации или его заместителя.

В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.

В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту контрольно-кассовых машин.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы - форма N КМ-9 применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя-физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально-ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.