I. Документы, которые потребуют в процессе проверки ККТ

Надо заранее быть готовым к тому, что при проведении проверки ККТ инспекторами ИФНС в зависимости от особенностей осуществления наличных денежных расчетов в туристской организации будут затребованы для рассмотрения следующие документы:

- Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины, который оформляется при вводе ККТ в эксплуатацию и при ее инвентаризации. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя налогового органа. Подписывают акт налоговый инспектор и представитель турфирмы. Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй – остается у турфирмы.

- Журнал кассира-операциониста, который открывается на каждый кассовый аппарат, и в котором ежедневно фиксируются операции по приходу и расходу денег. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора и руководителя турфирмы. Записи в журнале делаются на основании Z-отчетов (даже если выручки за день не было) и заверяются на конец рабочего дня совместными подписями кассира, старшего кассира и представителя руководства турфирмы.

- Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, который предназначен для учета операций по приходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью. Данный вид журнала применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста, т.е. такой журнал могут применять в турфирме, когда выручку принимает менеджер, обслуживающий туриста. Все записи в журнале ведутся менеджером, работающим на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в названный журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, менеджера, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в указанном журнале ведутся после окончания рабочего дня с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы названного выше журнала.

- Акты о возврате денежных сумм туристам по неиспользованным кассовым чекам, которые оформляются на суммы возвращенных клиентам денег по ошибочно пробитым чекам.

- Справки-отчеты кассира-операциониста за текущий рабочий день, которые оформляются в конце рабочего дня кассиром-операционистом перед сдачей выручки.

- Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации, которые формируются на основании справки-отчета кассира-операциониста и являются сводным отчетом о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка.

- Приходные кассовые ордера, которыми оформляется поступление выручки в кассу турфирмы, и на основании которых выручка отражается в кассовой книге турфирмы, которая заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами.

- Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ, в котором регистрируется вызов специалиста ЦТО, и в котором специалист технического центра делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя турфирмы.

- Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию, который оформляется, если ККТ подлежит ремонту.

- Контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе или распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе, которые в период между инвентаризациями хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению по акту в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации. При этом для снятия фискального отчета необходимо приглашать налогового инспектора.

- Распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.

- Карточка регистрации контрольно-кассовой техники.

- Паспорт контрольно-кассовой техники.

- Договор о технической поддержке ККТ, заключенный между турфирмой и центром технического обслуживания контрольно-кассовой техники.

- Иная документация, связанная с приобретением, регистрацией, перерегистрацией, проверкой исправности, ремонтом, техническим обслуживанием, заменой программно-аппаратных средств, вводом в эксплуатацию, применением, хранением и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Если турфирма осуществляет наличные денежные расчеты с выдачей бланков строгой отчетности «Туристская путевка» (БСО ТП), то в этом случае инспектора ИФНС потребуют представить следующие документы:

- Бланки строгой отчетности и их копии. Бланки БСО ТП и их копии, упакованные в опечатанные мешки, должны храниться в металлическом шкафу или сейфе в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения БСО ТП опечатывается.

- Акты приемки бланков строгой отчетности, поскольку все бланки БСО ТП, поступившие в туристскую организацию, принимаются менеджером, которому поручается получение, хранение, учет и выдача бланков БСО ТП, в присутствии комиссии по контролю за приемом и инвентаризацией БСО ТП. Приемка должна производиться в день поступления и оформляется Актом приемки БСО ТП.

- Книга учета бланков строгой отчетности, в которой ведется учет БСО ТП по их сериям и номерам. Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны Генеральным директором и главным бухгалтером, а также скреплены печатью турфирмы.

- Акт о списании бланков строгой отчетности. Копии БСО ТП, подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт) и испорченные БСО ТП, хранятся не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии БСО ТП уничтожаются на основании Акта об их уничтожении, составленного комиссией по контролю за приемом и инвентаризацией БСО ТП.

Все документы, запрошенные инспекторами ИФНС, представляются турфирмой в виде оригиналов или заверенных должным образом копий. Налоговики не вправе требовать у проверяемых документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки, а также нотариального удостоверения копий затребованных документов.

Все необходимые документы инспектор истребует у проверяемого лица в письменной форме. Помимо общей информации о проверяемом лице и предмете проверки в требовании о представлении документов налоговый орган указывает перечень документов и срок их предъявления. Документы необходимо представить в тот же день, когда Вам предъявят поручение на проведение проверки, или в течение следующего рабочего дня.

Отказ предоставить документы, необходимые инспекторам для проверки правильности применения ККТ, будет ими классифицирован, скорее всего, как нарушение, предусмотренное ст. 19.7. КоАП РФ, о непредоставлении сведений по запросу инспекторов. Размер штрафа в этом случае составляет для должностных лиц до 500 рублей, а для организаций до 5000 рублей.