Тема 4. Теория полноты. Основные положения и концепции

В теории формирования документного фонда полнота характеризует конечный результат формирования документного фонда. Наряду с «законом соответствия», она отвечает на вопрос, каким должен быть документный фонд, на какие его характеристики следует обращать особое внимание, к чему стремиться при формировании документного фонда. Полноту документного фонда рассматривают как один из показателей качества документного фонда.

Слово «полный» означает «содержащий все необходимое, достаточное наличие чего-либо». Полнота документного фонда — это наличие всех необходимых профильных документов, достаточных для удовлетворения поступающих запросов.

При анализе данного определения можно увидеть, что в понятии полноты фонда выделяются два важнейших аспекта, вытекающие из целевого назначения документного фонда и обусловленные принадлежностью одного и того же документного фонда к разным макросистемам:

1. Необходимость концентрировать в фонде все или большую часть профильных документов, которые циркулируют в обществе в виде документных потоков, тем самым стремясь противостоять рассеянию документов. Это целевая функция документного фонда в системе документных коммуникаций. В этом случае полнота характеризует степень отражения (представленности) в документном фонде документов из профильных документных потоков, и ее можно рассчитать как отношение числа Документов в фонде к числу документов в профильном документном потоке.

2. Задача собирать в документном фонде только те документы, которые необходимы для удовлетворения информационных потребностей пользователей именно данной информационной организации. Эта сторона полноты документного фонда обусловлена его функциональным назначением в системе информационной организации. Мерилом полноты в этом случае выступает достаточность документов для удовлетворения поступающих профильных запросов. В этом случае полноту оценивают по доле отказов на запросы пользователей.

Исходя из двойственности в оценке полноты документного фонда, выделяются разные ее виды.

Виды полноты документного фонда

1) С точки зрения охвата профильного документного потока выделяются следующие виды полноты:

А) Исчерпывающая полнота означает наличие в документном фонде 100% всех документов, имеющихся в профильном документопотоке. Это — абсолютная полнота, высшая степень насыщенности фонда профильными документами, когда вне пределов фонда уже не остается ничего.

За такую полноту ратовали многие русские и зарубежные библиотековеды: Г. Ноде, В. В. Киприанов, А. Н. Оленин (первый директор Императорской Публичной библиотеки), И. А. Крылов, Н. Ф. Федоров (директор библиотеки Румянцевского музея), Антонио Паницци (директор библиотеки Британского музея) и др. Но и в XIX в. уже высказывались контраргументы против исчерпывающей полноты фонда. Так, В. В. Стасов, составлявший в Императорской Публичной библиотеке каталог отделения «Россики», утверждал, что, во-первых, исчерпывающая полнота на практике неосуществима, а во-вторых, при таком подходе в фонд попадут «неценные» документы.

Современный взгляд на исчерпывающую полноту фонда предусматривает ее для ограниченного круга фондов/подфондов, призванных гарантированно обеспечить сохранение документированной информации как одного из важнейших ресурсов человечества. В настоящее время с исчерпывающей полнотой формируются все архивные фонды, документные фонды национальных библиотек (фонд российских печатных изданий в РГБ и РНБ), центральных библиотек регионов (краеведческие фонды), фонды изданий учреждений и организаций (например, фонд изданий вуза в вузовской библиотеке) и др.

Таким образом, исчерпывающая полнота является задачей лишь ограниченного круга строго профилированных документных фондов, выполняющих цивилизационную задачу собирания и сохранения мирового культурного наследия. При этом она рассматривается только применительно к профильным для данного фонда документам. Для обозначения этого способа обеспечения полноты использовано выражение Г. Гегеля «рассеянная полнота», которая понимается как распределенная исчерпывающая полнота в рамках системы документных фондов — региона, страны, мира. Именно в этом русле Полем Отле и Анри Лафонтеном (Бельгия) еще в 1930-е гг. была высказана идея о создании универсальной всемирной библиотеки, «питаемой всеми странами и континентами».

Б) Относительная полнота предполагает наличие в документном фонде не всех документов из профильного документопотока, но их достаточный ассортимент для удовлетворения информационных запросов пользователей. Большинство библиотечных фондов, справочно-информационные фонды служб информации, информационные ресурсы предприятий и фирм формируются с относительной полнотой. Хотя уровень такой полноты может быть различным.

Е.Т. Селиверстова на основе закона рассеяния информации Брэдфорда выявила три степени относительной полноты:

1) максимально релевантная полнота, предусматривающая наличие в документном фонде 75% профильного документного потока. С такой полнотой формируются фонды центральных отраслевых библиотек — ЦНСХБ РАСХН, ЦНМБ, ГНПБ им. К. Д. Ушинского и др., а также институтов научной информации — ИНИОН, ВИНИТИ и пр.;

2) ядерная полнота, предполагающая наличие в фонде около 30% от общего числа документов по профилю фонда;

3) справочная полнота, которая требует наличия в фонде до 20% профильного документного потока.

Большинство документных фондов библиотек и информационных служб стремятся обеспечить ядерную и справочную полноту.

Таким образом, в отличие от фондов с исчерпывающей полнотой, решающих цивилизационные задачи, документные фонды с относительной полнотой ориентированы на удовлетворение информационных потребностей определенных групп пользователей («здесь и сейчас»).

2) С точки зрения способности удовлетворять запросы пользователей выделяются следующие виды полноты:

А) Недостаточная полнота, которая не обеспечивает запросы пользователей в оптимальных пределах. Недостаточная полнота описывает ситуацию, когда документов в фонде недостаточно для обслуживания пользователей.

Б) Избыточная полнота, которая намного превышает запросы пользователей. В случае избыточной полноты документов в фонде больше, чем требуется для удовлетворения поступающих запросов.

Недостаточная полнота всегда нежелательна — она свидетельствует о низком качестве документного фонда. Избыточность фонда является более предпочтительной, поскольку создает запас надежности на случай непредвиденных запросов, недостаточности экземпляров, ветшания и застановки документов. Но при работе с документным фондом большой объем пассивного фонда препятствует быстрому поиску документов, требует дополнительных затрат на содержание документов: такие документы занимают место в помещении, требуют поддержания чистоты и обеспечения сохранности и пр. Поэтому с точки зрения эффективности избыточная полнота не должна быть чрезмерной. Вместе с тем, норма избыточности полноты в документном фонде определяется достаточно высоким показателем — до 80%.

В оценке полноты документного фонда можно руководствоваться принципом оптимальности В. Парето (принцип 80:20). Применительно к документному фонду его можно трактовать следующим образом: если документный фонд способен удовлетворять 80% поступающих запросов, то его полнота может быть признана оптимальной. Соответственно это означает, что допустимым считается наличие 20% отказов на документы из фонда. Как правило, для удовлетворения 80% запросов достаточно 20% документов из фонда. Но для того, чтобы удовлетворить остальные 20% запросов, необходимо фонд увеличить на 80%, что уже не является оптимальным. Экономичнее эти 20% запросов удовлетворять за счет координации с другими документными фондами.

В конце 1980-х гг. В. И. Терешин предложил еще одну концепцию полноты, в которой она рассматривается с точки зрения информационной плотности документного фонда. Здесь также выделяются два вида полноты:

А) Документная полнота — это наличие в фонде всех документов по профилю. Как видим, объектом оценки полноты здесь является документ, независимо от его информационной ценности (оригинальности, фундаментальности, достоверности, актуальности). Например, в архивном фонде должны быть все документы, указанные в номенклатуре, и за все годы, независимо от их качества, полноты, достоверности и актуальности содержащейся в них информации.

Б) Информационная полнота — это полнота, оцениваемая не столько по наличию документов, сколько по содержащейся в фонде профильной информации. Иными словами, в фонде могут быть представлены не все документы по профилю, но в совокупности они должны отражать всю информацию, необходимую для удовлетворения информационных запросов пользователей. Главным принципом здесь становится правило мини-макса: в таком документном фонде следует иметь минимум документов, но в них должен содержаться максимум оригинальной информации для удовлетворения профильных информационных потребностей. Этот вид полноты характерен для тех фондов, где в ответ на запрос выдается информация, а не документ: отчасти это библиотечные фонды, но в основном такая полнота характерна для документных фондов служб информации. Однако методик расчета данного вида полноты пока не представлено.

Итак, различные документные фонды, исходя из своего целевого назначения и задач, могут стремиться к различным видам полноты. Поэтому, приступая к формированию конкретного документного фонда, изначально необходимо определить, на какой вид полноты следует ориентироваться при создании фонда — документную или информационную, исчерпывающую или относительную. Однако недостаточная и избыточная полнота возможны в любом фонде и служат важной характеристикой его качества, поскольку через них оценивается степень соответствия данного документного фонда поставленным перед ним задачам. Для выявления недостаточной или избыточной полноты сформированного документного фонда следует регулярно измерять соответствие реальной полноты поставленной цели.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб.: Профессия, 2010. С. 67-72.