Тема 2. Моделирование библиотечного фонда

Моделирование является первым технологическим процесссом, с которого начинается формирование документного фонда, ибо в ходе его задаются первоначальные параметры и границы фонда, которые служат ориентиром для всех остальных процессов формирования документного фонда.

Моделирование документного фонда — это установление параметров и воспроизведение строения фонда с целью изучения, экспериментирования, прогнозирования и оптимизации его состава.

Целью технологического процесса моделирования является определение границ фонда, его характеристик, параметров, касающихся его профиля, объема, структуры, оптимальных для данного фонда в данных условиях.

Конечным результатом процесса моделирования являются модели документного фонда, всесторонне отражающие желаемое состояние данного фонда.

Под моделью документного фонда понимается его идеальный условный образ, отражающий реальное или желаемое состояние фонда в виде словесного описания, схемы, статистического показателя, норматива, библиографического указателя и в других формах. Преимущество модели перед реальным документным фондом состоит в том, что она всегда более компактна, более упрощенно сконструирована и, благодаря этому, обнажает существенные свойства, функции, взаимосвязи компонентов и другие характеристики фонда или процессов его формирования, позволяет выделить главное, не отвлекаясь на детали. Так, например, блок-схема процесса дает более ясное представление о сути и логике технологического процесса, чем наблюдение за его осуществлением в реальности, которое может быть весьма длительным и сопровождаться различными не относящимися к делу событиями, затуманивающими его смысл. Аналогично схематическая модель структуры документного фонда выявляет связи и закономерности выделения подфондов по различным признакам.

Объектом моделирования могут быть:

• документный фонд в целом (например, документный фонд библиотеки);

• отдельный подфонд (например, фонд фонотеки);

• система документных фондов (например, документные фонды всех подразделений вуза: архива, библиотеки, методических кабинетов, отдела документационного обеспечения управления и др.).

При моделировании документного фонда должны быть учтены различные обстоятельства, связанные с внешней и внутренней средой его функционирования; в реализации модели фонда участвуют все процессы его формирования. Поэтому в качестве разработчиков моделей документного фонда должна выступать команда ведущих специалистов библиотеки/информационной службы, представляющих все технологические процессы формирования документного фонда. Их совокупный профессиональный потенциал позволит создать качественные модели фонда, отвечающие поставленным перед ним задачам.

В основе процесса моделирования лежит технология аналитической обработки информации, поэтому на «входе» процесса моделирования должна быть представлена информация о состоянии и перспективах развития документного фонда.

Общий алгоритм процесса моделирования:

1. Сбор и анализ исходной информации с целью охарактеризовать нынешнее состояние документного фонда, его задачи, ситуационные условия его формирования. На этом этапе изучаются:

1) долгосрочные цели и стратегические направления развития организации-фондодержателя. Поскольку документный фонд как информационный ресурс организации должен соответствовать этим целям и стратегиям, обеспечивая информационную поддержку их реализации, именно они и обусловливают границы его профиля;

2) информационные потребности реальных и потенциальных пользователей по профилю документного фонда;

3) состояние существующего документного фонда — его количественный и качественный состав, неудовлетворенный спрос (отказы) и пр.;

4) состояние других документных фондов по смежному профилю, с которыми возможны или имеются координационные связи. Некоторые документы и ресурсы (периодические издания, базы данных и т.п.) являются дорогостоящими и объемными. В этом случае целесообразно согласовывать не только профиль, но и состав таких ресурсов с партнерами для последующего взаимоиспользования нескольких документных фондов;

5) имеющиеся материальные, финансовые, кадровые ресурсы и перспективы их развития на ближайший период, поскольку ресурсные возможности несут в себе серьезные ограничения для формирования документного фонда.

В результате формируется целостное представление о том, каким должен быть моделируемый документный фонд.

2. Составление проектов моделей. Основываясь на полученных данных, разрабатываются проекты моделей документного фонда разных видов, которые в совокупности позволяют многосторонне отразить его будущее состояние. Проект модели — это ее черновой набросок, отражающий видение разработчика, которое может быть односторонним, субъективным, поэтому нуждается в экспертизе.

3. Обсуждение моделей. Поскольку модели предстоит стать документом, обязательным для исполнения, она должна пройти апробацию и согласование со всеми заинтересованными сторонами. В обсуждении моделей документного фонда принимают участие ведущие специалисты информационной организации, партнеры по координации, а также постоянные пользователи.

4. Утверждение моделей. Модели утверждаются первым руководителем учреждения-фондодержателя (генеральным директором, ректором, президентом компании и т. п.), который определяет долгосрочные цели и стратегические направления развития организации. Утверждение модели означает, что она соответствует задачам информационной организации и становится директивным документом.

5. Текущая актуализация моделей. Модель не может оставаться неизменной, утвержденной раз и навсегда, поскольку фонд должен адаптироваться к меняющимся условиям, развивающимся информационным потребностям. Для постоянной доработки моделей документного фонда формируется команда специалистов, которая вносит коррективы и дополнения в созданные модели. По мере накопления текущих изменений возникает необходимость в качественном пересмотре моделей фонда. При стабильном развитии организации это происходит через 7-10 лет. В случае кардинального изменения целей, профиля деятельности организации своевременно производится разработка новых моделей документного фонда.

Такова общая технология моделирования документного фонда. Однако в зависимости от вида моделей фонда используются частные технологии их разработки.