Тема 1. Основы технологии формирования библиотечного фонда

Раздел 3. Технология формирования библиотечного фонда.

В отличие от теории, которая дает целостное представление о закономерностях и связях документного фонда, синтезирует накопленный практический опыт деятельности по его формированию в виде обобщенных положений, идей и принципов, технология описывает способы его производства.

Технология формирования документного фонда — это совокупность средств, методов, процессов создания, сохранения и преобразования документного фонда в соответствии с поставленными перед ним целями. Иными словами, технология отвечает на вопросы: из чего, при помощи каких средств и ресурсов, кто, что и как должен сделать, чтобы в конечном итоге получить результат, соответствующий заданным параметрам.

Так, цель технологии формирования документного фонда состоит в том, чтобы создать целостное, жестко структурированное собрание документов, состав и объем которого соответствуют задачам библиотеки/информационной службы и профильным информационными потребностями пользователей.

Предметом труда в технологии формирования фонда являются документные ресурсы общества, поскольку из них черпается материал для создания фонда. Они представлены различными документными массивами, принадлежащими организациям и частным лицам, и в потенциале все могут стать источниками документов для фонда. Однако чаще всего поставщиками документов для фондов библиотек и служб информации являются документные собрания, временно образующиеся в организациях, специализированных на распространении документов в обществе, например, в предприятиях торговли документами разных видов.

Для преобразования некоторого объема документов в целостный документный фонд необходимо наличие ресурсов и средств. Прежде всего, это материальные ресурсы, к которым отнесены:

• сооружения — здания, помещения для содержания фонда;

• оборудование и технические средства: технические коммуникации, системы охранной и пожарной сигнализаций, средства связи и транспортировки, обеспыливания, переплета и реставрации документов, вычислительная и копировально-множительная техника, аудио- и видеотехника ит. п.;

• лицензионное программное обеспечение: операционные системы, офисные программы и специализированные прикладные программы;

• производственный и хозяйственный инвентарь: стеллажи, шкафы, рабочие столы, различная «бланковая» продукция (учетные формы, формуляры, карточки, ярлыки штрих-кодов и др.), а также канцелярские и хозяйственные принадлежности и др.

Кроме того, обязательным видом ресурсов являются финансовые средства, необходимые для приобретения документов, поддержания материально-технической базы и оплаты труда сотрудников.

Формирование документного фонда невозможно без кадровых ресурсов, т. е. работников, которые являются исполнителями производственных процессов формирования документного фонда. В соответствии с выполняемыми работами к ним предъявляются некоторые требования по квалификации, состоянию здоровья, личным качествам и т. п. В производстве документного фонда участвуют почти все сотрудники библиотеки/информационной службы: комплектаторы, каталогизаторы, хранители, переплетчики и реставраторы, программисты и инженеры по обслуживанию технических средств, административно-технический персонал, а также работники по обслуживанию пользователей и др.

В производстве документного фонда активно используются информационные ресурсы. Они представляют собой документированную информацию, необходимую для качественного осуществления процессов формирования документного фонда. Информационные ресурсы формирования документного фонда Должны содержать сведения о вновь выходящих документах, состоянии документного рынка, об информационных потребностях, об удовлетворенном и неудовлетворенном спросе пользователей, об изменениях, происходящих в составе документного фонда и тенденциях в его использовании и т. д.

Современная технология формирования документных фондов не может существовать без лингвистических средств. Они применяются для описания профиля документного фонда (рубрикаторы, классификаторы и пр.), для обработки больших массивов информации и выявления профильных документов для фонда, для структурирования документного фонда и создания поисковых образов документов, используемых при удовлетворении информационных запросов и др. В технологии формирования документного фонда, помимо естественного языка, находят применение язык библиографического описания, дескрипторные языки (язык предметных рубрик, ключевых слов и др.), классификационные языки, лежащие в основе ББК, УДК и других систем классификаций, объектно-признаковые языки (языки описания данных) и т. д.

Конечным результатом формирования документного фонда является сам документный фонд, соответствующий заданным параметрам, характеризующим его способность удовлетворять в оптимальных пределах профильные информационные потребности, т. е. качество фонда. Гарантированное достижение цели и получение продукта с желаемыми свойствами обеспечивают регламенты технологии формирования документного фонда. К ним относятся государственные нормативно-правовые акты, стандарты, нормы и нормативы, организационная и технологическая документация. Они устанавливают правила осуществления деятельности, регулируют последовательность и время выполнения процессов и операций, ограничивая их определенными пределами — нормативами, определяют однозначные требования к процессам, исполнителям, к используемым средствам, промежуточным и конечным результатам. Строгое следование технологическим регламентам должно обеспечить качественные свойства документного фонда и эффективность деятельности по его формированию.

Наиболее важным компонентом любой технологии, характеризующим ее специфику, выступают технологические процессы. Технологические процессы формирования документного фонда представляют собой сложно выстроенную систему. При этом каждый процесс выполняет свою целевую функцию, внося свой «вклад» в общесистемную цель — сформировать такой документный фонд, который может максимально полно и оперативно удовлетворять поступающие профильные информационные запросы.

Рассмотрим процессы формирования документного фонда с точки зрения их роли в достижении общей технологической цели.

1) Моделирование документного фонда. Сущность процесса моделирования состоит в создании идеального (желаемого) образа документного фонда. Поскольку фонд представляет собой сложно структурированный продукт, требующий содержательного отбора документов, перед началом его формирования требуется четкое представление о том, что в нем должно быть и в каком объеме. Поэтому целевая функция процесса моделирования в технологии формирования фонда — определение границ документного фонда по величине, составу, экземплярности, проектирование его структуры, оптимальной для тех условий, в которых функционирует данный фонд.

Постановка задач, определение профиля фонда осуществляются в процессе управления. Созданные в результате модели задают параметры конечного состояния фонда и являются ориентиром для всех остальных процессов формирования документного фонда. В свою очередь, на моделирование в большой мере оказывают влияние процессы комплектования и использования фонда: первый отслеживает внешние документные потоки, а второй — потоки реальных запросов потребителей. Эта информация необходима для разработки и корректировки моделей.

2) Комплектование документного фонда. Суть процесса комплектования — составление «комплекта» (от лат. completus — полный), т. е. полного набора документов в рамках определенного профиля. Целевая функция процесса комплектования в технологии формирования документного фонда — поддержание соответствия между реальным фондом и его моделями за счет пополнения фонда и исключения документов из фонда. Модели становятся для комплектования регламентом, который задает детальные требования к конечному результату процесса. Результаты следующего процесса формирования фонда — учета — помогают оценить, достигнута ли цель процесса комплектования. В процессе управления анализируются полученные результаты, выявляются отклонения и предпринимаются регулирующие действия.

3) Учет документного фонда — это регистрация документов, фиксирование сведений об их наличии, местонахождении и движении, т. е. поступлении и выбытии из фонда или отдельных подфондов. В результате создаются реальные модели документного фонда, отражающие его нынешнее состояние. Целевая функция процесса учета — отображение реального состояния документного фонда и его подфондов, наличия отдельных документов. Учет тесно связан с процессом комплектования, поскольку все поступающие и выбывающие из фонда документы подвергаются обязательному учету. Инвентарный номер документа, присуждаемый ему в ходе учета, переносится на документ в процессе его обработки. В процессе управления задаются параметры учета, ведется анализ полученных учетных данных, на основе которого принимаются решения по регулированию фонда.

4) Фондовая обработка документов. Сущность процесса обработки состоит в подготовке документов к хранению и использованию. Данный процесс имеет двойную целевую функцию в технологии формирования фонда:

1) закрепить принадлежность документа к фонду и/или под-фонду с помощью специальных реквизитов (штемпеля, ярлыка, наклейки штрих-кода, инвентарного номера, шифра хранения, формуляра и т. п.). Данная цель достигается в процессе библиотечной (технической) обработки;

2) установить поисковый адрес документа, в качестве которого, как правило, выступает полочный индекс, и связать его со справочно-поисковым аппаратом (например, с каталогом). Эта цель достигается в процессе библиографической (аналитико-синтетической) обработки документов.

Процесс обработки тесно переплетается с процессом учета, поскольку маркировка документа и простановка на документе инвентарного номера как операции первичной обработки документа осуществляются одновременно с операциями по учету. Результаты процесса обработки необходимы для следующего процесса формирования фонда — размещения, поскольку упорядочение документов в фонде осуществляется в соответствии с шифрами хранения, присужденными документу в процессе его обработки. В процессе управления принимаются решения по корректировке реквизитов документов, проставляемых в процессе обработки и необходимых для оптимизации процессов размещения, хранения и использования фонда.

5) Размещение документного фонда. Под размещением фонда понимается пространственное упорядочение документов в хранилищах. Процесс размещения выполняет две целевые функции:

1) обеспечить оперативность и удобство поиска документов в фонде при оптимальной его защите;

2) обеспечить рациональное использование помещений для содержания фонда.

В процессе размещения выделяются два подпроцесса:

• территориальное выделение подфондов (пространственное структурирование фонда);

• расстановка документов на стеллажах.

Оба подпроцесса участвуют в выполнении обеих целевых Функций, поскольку и решения о выделении тех или иных подфондов и выбор способа расстановки определяются задачами Рационального размещения и поиска документов.

На «входе» процесса размещения — обработанная партия документов с установленными реквизитами, позволяющими относить документ всегда к одному и тому же подфонду и расставлять на одно и то же место на полке. Результаты процесса размещения обеспечивают эффективность процессов хранения и использования документного фонда. В процессе управления принимаются стратегические решения по размещению фонда — по выделению тех или иных подфондов, по выбору способов расстановки документов, а также корректируются состав и взаимосвязи между подфондами.

6) Хранение документного фонда. Сущность процесса хранения состоит в обеспечении физического наличия документов и недопущении повреждений их материальной основы, препятствующих считыванию информации, записанной в документах. Иными словами, смысл хранения состоит в создании условий, при которых все свойства и качества документа могут оставаться неизменными в течение того промежутка времени, когда данный документ представляет интерес для потребителей. Целевая функция процесса хранения — сохранение целостности документного фонда. В противном случае его потребительские свойства будут утрачены.

Процесс хранения тесно связан с процессом размещения фонда, в ходе которого обеспечивается оптимальная защита документов от расхищения и порчи. В процессе использования оценивается результат усилий по хранению документного фонда. Процесс управления корректирует взаимосвязи фонда с внешней средой с позиции его защиты от вредных воздействий.

7) Использование документного фонда. Сущность процесса использования заключается в предоставлении документов по запросам пользователей. Отнесение использования документного фонда к процессу его формирования не является однозначно принятым фондоведами, поскольку традиционно данный процесс рассматривался в структуре библиотечно-информационного обслуживания. В некоторых работах Ю.Н. Столяров, впервые включивший использование фонда в процессную структуру формирования документного фонда, заменяет его другим процессом — доставкой документов из фонда. Доставка документов требует серьезной технологической проработки в крупных документных фондах, однако не решает главного вопроса - оценки качества конечного результата формирования — самого документного фонда. Целевой функцией процесса использования в технологии формирования документного фонда является получение информации о востребованности данного фонда и удовлетворенности конечного потребителя его качественными характеристиками. В процессе управления анализируется спрос на различные документы, принимаются решения по оптимизации документного фонда. Полученные данные о потребительском спросе используются в процессе моделирования документного фонда, где на их основе происходит детализация в описании профиля фонда и корректировка экземплярности документов. В процессе хранения обеспечиваются наличие и целостность документов, способствующие удовлетворению запросов на документы и информацию.

8) Управление документным фондом. Сущность процесса управления фондом состоит в целенаправленном воздействии на развитие фонда, поддержании оптимальных режимов его функционирования и корректировке взаимосвязей внутри фонда и при его взаимодействии с внешней средой. Предметом дискуссии долгое время оставался выбор термина «управление документным фондом» или «управление формированием документного фонда». В первом случае речь идет об управлении качественными характеристиками документного фонда как информационного продукта. Во втором случае объектом управления становится технология формирования документного фонда, требующая своевременного регулирования и совершенствования с позиций ее большей эффективности. Очевидно, что оба объекта нуждаются в управленческих усилиях, однако нельзя не признать их тесной взаимозависимости, поскольку технологические решения обусловлены в первую очередь целью создания конечного продукта с заданными параметрами, а качество документного фонда становится недостижимым при недостаточно проработанной технологии.

Функциями процесса управления в системе технологии формирования фонда являются целеполагание, планирование, организация и контроль за протеканием всех технологических процессов, а также оценка качества получаемого в результате документного фонда и его соответствия поставленным целям. В этой связи процесс управления является единственным процессом, который взаимосвязан со всеми остальными процессами формирования документного фонда. Это позволяет решать задачи по оптимизации взаимодействий между ними, контролировать и корректировать ритмичность протекания каждого из технологических процессов, предупреждать и ликвидировать сбои на различных участках, устранять повторы, технологические петли, рационализировать деятельность участников процессов через квалификационное и функциональное разделение их труда.

Итак, все процессы формирования документного фонда последовательно и непрерывно выполняют общесистемные задачи. Все технологические процессы взаимосвязаны друг с другом, выпадение хотя бы одного из них лишает смысла все остальные процессы и делает невозможным достижение общей технологической цели. Поэтому изменения в одном из процессов неизбежно повлекут за собой подстройку всех остальных и соответственно изменения во всей технологической системе формирования документного фонда.

Это следует учитывать в ходе модернизации технологии формирования документного фонда на базе новых информационных технологий. Внедрение новой технологии, как правило, происходит в течение длительного времени, поэтому технологические процессы формирования фонда преобразуются постепенно один за другим, тогда как оставшиеся технологические участки функционируют в традиционном режиме. Однако переход хотя бы одного процесса на новую технологию влечет за собой неизбежную адаптацию всей системы процессов формирования фонда. Поэтому для решения этих задач требуется технолог, призванный выстраивать оптимальные технологические взаимодействия в постоянно изменяющейся, трансформирующейся технологической системе.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб.: Профессия, 2010. С. 76-84.