double arrow

Тема 4. Учет библиотечного фонда


Понятие и требования к организации учета документного фонда

Учет является первым процессом организации документного фонда, который устанавливает взаимосвязи между документами, необходимые для превращения их в единое целое. Регистрируя поступивший документ, учет вводит его в состав фонда, докумен­тально закрепляя его принадлежность именно к данному фонду. На протяжении всего времени функционирования документа в фонде учет отслеживает его перемещения как неотъемлемой части фонда, фиксируя его новые состояния и отношение к тем или иным подфондам. После того, как документ снят с учета, он перестает считаться компонентом фонда, его связь с фондом и до­кументами из фонда утрачивается. Таким образом, организующая роль учета заключается в документальном закреплении взаимо­связей внутри фонда, позволяющем осуществлять контроль за состоянием и сохранением документного фонда.

Учет документного фонда — это деятельность, обеспечиваю­щая фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о величине, составе и движении фонда и его стоимо­сти для количественной и качественной характеристики его состояния.




Учет фонда является третьим технологическим процессом формирования документного фонда и тесно связан с последним этапом комплектования — приемом новых поступлений, в ходе которого осуществляется сверка партии вновь поступивших до­кументов с сопроводительным документом и все несоответствия между ними фиксируются в акте приема. Процесс учета тесно переплетается с технической обработкой документов. Штемпель, проставляемый на этапе первичной обработки и свидетельст­вующий о принадлежности документа к фонду/подфонду, как правило, содержит инвентарный номер данного экземпляра, который присуждается документу в процессе учета.

Такие тесные взаимосвязи между процессами усложняют их идентификацию, размывая их границы. Так, «Инструкция об учете библиотечного фонда», утвержденная приказом министра культуры РФ № 590 от 02.12.1998 г., включает в процесс учета прием документов, их маркировку, регистрацию при поступле­нии, перемещении, выбытии, а также проверку наличия доку­ментов в фонде. Как видим, в структуру учета включены все операции по организационному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку/информационную службу.

В процессе учета преследуются следующие цели:

1) накопление фактической информации о фонде для даль­нейшего управленческого анализа и принятия решений по его совершенствованию;

2) составление реальных моделей документного фонда, не­обходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки их соответствия между собой;



3) слежение за движением документов для обеспечения их сохранности.

Таким образом, учет является формой документированного наблюдения за состоянием документного фонда, которое осу­ществляется с целью контроля его качества и сохранности.

Документы, в которых ведется учет документного фонда, имеют статус финансовых документов строгой отчетности, и их необходимо сохранять до ликвидации организации. Они долж­ны храниться в сейфах и закрывающихся шкафах, и доступ к ним строго ограничивается. При ведении электронного учета обяза­тельна распечатка бумажной копии учетных документов, на ко­торую также распространяются особые режимы хранения и дос­тупа.

В крупных информационных организациях, имеющих слож­ную организационную структуру, используется технология раз­деления учета, которая предполагает одновременное ведение и учета документного фонда в целом, и отдельный учет подфондов каждого структурного подразделения. Это позволяет накап­ливать количественные данные по отдельным подфондам.

Объектами учета могут являться как отдельные документы, так и партия документов. Партия — это группа документов, вре­менно объединенная для контроля их сохранности в процессе обработки и передачи с одного технологического участка на дру­гой (например, партия новых поступлений; партия документов на списание и т. п.).

В связи с тем, что в любой библиотеке или информационной службе существуют и используются не только документы, соби­раемые для удовлетворения информационных запросов пользо­вателей, но и документы иного назначения, возникает необхо­димость различать, какие из них являются объектами учета документного фонда. Так, например, не подлежат учету как документы из фонда:



• программные продукты, которые являются рабочим инст­рументом для работников информационной организа­ции;

• материалы, приобретаемые для оформления и других под­собных работ, не связанных с комплектованием документ­ного фонда, например, настенные и настольные календа­ри, постеры и т. п.;

• кино-, фото- и звукозаписи, предназначенные для прове­дения библиотечно-информационных и культурных ме­роприятий;

• управленческая документация библиотеки/информаци­онной службы;

• документы личного и секретного характера;

• материалы, созданные информационной организацией на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), например, методические пособия, тематические досье, ксерокопии отдельных документов, предназначенные для использования в служебных целях, и пр.

Результатом учета документного фонда является достоверная документированная информация о реальном состоянии фонда, которая характеризует:

• объемы фонда и отдельных подфондов, а также их при­рост;

• динамику развития документного фонда на протяжении всего времени его существования;

• стоимостные характеристики документного фонда;

• наличие и местонахождение каждого документа из фонда.

Такая информация влияет на многие стороны деятельности информационной организации:

• упорядочивает движение документов в учреждениях;

• обеспечивает контроль за сохранностью фонда;

• служит обоснованием для расчета величины необходимых помещений, штатов, финансов и т. д.;

• позволяет сравнивать объемы фондов разных информаци­онных учреждений, оценивать эффективность деятельности библиотек/информационных служб и использования различных видов ресурсов;

• составляет основу для планирования деятельности информационной организации;

• является источником государственного статистического учета, т. е. общенациональной системы сбора, регистрации, обобщения и интерпретации количественных данных в мас­штабе отрасли, экономического региона или страны в целях содействия принятию государственными органами власти и управления эффективных управленческих решений.

Такое многостороннее влияние результатов учета на различ­ные стороны деятельности организации и принятие ответствен­ных управленческих решений обусловливает строгие требования, которые предъявляются к учету документного фонда.

Требования к учету документного фонда

1.Полнота и достоверность учетной информации. Это озна­чает, что учету подлежит каждый документ, поступающий или находящийся в фонде, и о нем имеется достаточная информация, чтобы идентифицировать его.

2.Обязательность учета для всех фондов и подфондов. Для обеспечения сбора полной и достоверной информации о фонде учету подлежат все без исключения документные фонды.

3.Точность, тщательность учета. Это означает, что данные о документе соответствуют реальности, не содержат ошибок и исправлений. В противном случае документ невозможно иден­тифицировать по учетным данным, а, следовательно, собранная информация не будет надежной.

4.Документированное оформление каждого поступления или выбытия из фонда, поскольку только запись на какой-либо но­ситель обеспечивает неизменность учетных данных.

5.Надежность и совместимость приемов и форм учета в ус­ловиях применения традиционной и автоматизированной тех­нологии. Это означает, что учет в традиционном и электронном виде должен вестись по единым правилам, а учетные данные не должны быть случайно утеряны или искажены;

6.Оперативность и своевременность учета. Суть требования заключается в том, что документ должен быть учтен сразу при поступлении в библиотеку/информационную службу. Задержка в учете может привести либо к нарушению технологического ритма, либо к немотивированному отказу пользователю, либо к утрате документа.

7.Непрерывность учета. Это означает, что ведение учета долж­но начинаться с момента зарождения фонда и не должно пре­кращаться даже на короткий период — иначе данные учета будут неполными и недостоверными.

8.Унификация и стабильность учетных единиц, их соответст­вие единицам использования документного фонда и показателям государственной статистики. Это требование к учету говорит о необходимости единообразия в подходах к учету документов и их неизменности на протяжении длительного времени. В про­тивном случае данные учета в различных документных фондах либо данные, полученные в различные периоды существования одного и того же фонда, будут несопоставимы, и на их основе будет невозможно сделать обоснованные выводы и принять пра­вильное решение.

С целью унификации подходов к учету разработаны и внедре­ны специальные стандарты и инструкции по учету документных фондов.

Особое значение имеет стандартизация единиц учета доку­ментных фондов. Единица учета фонда — это единица измерения объема и движения фонда.

В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статисти­ка» (введен 01.01.2002 г.) для учета величины и движения доку­ментного фонда используются основные и дополнительные еди­ницы учета.

Основные единицы учета используются как показатели изме­нения объема документного фонда для отчетности и ведения государственной статистики. К основным единицам учета отно­сятся экземпляр и название.

Экземпляр — каждая отдельная единица документа, включае­мая в фонд или выбывающая из него.

Название — каждое новое или повторное издание, другой до­кумент, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Как видим, в качестве основных приняты две различные еди­ницы учета, которые в совокупности разносторонне характери­зуют документный фонд:

• учет в экземплярах дает возможность количественно оце­нивать фонд и обеспечивает контроль за сохранностью каждого документа;

• учет в названиях демонстрирует информационное разно­образие фонда, позволяя более полно определить информа­тивную и содержательную ценность (ср.: 69 экземпляров журналов и 69 названий журналов).

Таким образом, при равных объемах фонда в экземплярах более богатым является тот фонд, в котором больше названий. Особенно показательно различие в объеме фонда, выраженном в названиях и в экземплярах, когда имеется большое число мно­гоэкземплярных документов, например, учебных изданий для учащихся или студентов.

Дополнительные единицы учета используются для более пол­ной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач.

К дополнительным единицам учета фонда относятся: годовой комплект, переплетная единица/комплект (подшивка) и метро-полка.

Годовой комплект — это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Несомненно, данная единица учета дополняет характеристику фонда периодических изданий, наряду с назва­ниями и экземплярами. В связи с тем, что периодичность у раз­ных изданий может колебаться от 4 до 312 номеров в год, объем фонда периодики в экземплярах является не вполне показатель­ным. Количество годовых комплектов одного названия характе­ризует хронологическую глубину данного фонда и тем самым обеспечивает его большую или меньшую полноту и информаци­онную ценность.

Другая дополнительная единица учета — переплетная едини­ца/комплект (подшивка) — это совокупность номеров периоди­ческих изданий или других документов, сшитых, переплетенных или скрепленных иным способом в одно целое и принимаемое за одну учетную единицу. Она помогает сделать сопоставимыми данные учета фонда и книговыдачи из фонда, в особенности когда речь идет о фондах книгохранилищ, где подшивка являет­ся учетной единицей хранения. Выдавая из хранилища 1 под­шивку из 4 номеров журнала, работник хранилища передает пользователю или работнику читального зала ответственность за возврат именно одной подшивки, а не 4 номеров.

Метрополка — международная единица учета величины фон­да, рекомендованная ЮНЕСКО в 1969 г. и измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документа­ми. На одном погонном метре полки в закрытом хранилище размещается в среднем до 50 экземпляров книг, при открытом доступе к фонду — 30-40 экз. В соответствии со строительными нормами, для хранения 1000 экз. понадобится площадь 4,5 кв. м. Таким образом, метрополка как единица учета может использо­ваться для расчета необходимого объема хранилища и помогает оценить потребность в количестве стеллажей.

Сходные задачи планирования ресурсов для хранения доку­ментов должна выполнять и новая дополнительная единица уче­та электронных ресурсов — байт (килобайт, мегабайт, терабайт и т. д.), благодаря которой можно оценивать объемы памяти, необходимые или используемые для хранения данных.

Таким образом, выбор единиц учета диктуется целым комплек­сом задач, которые должна обслуживать учетная информация.

Итак, учет как процесс формирования документного фонда направлен на собирание полной, точной и достоверной инфор­мации о данном документном фонде, позволяющей не только контролировать его состояние, но и принимать на ее основе гра­мотные управленческие и технологические решения. Для того чтобы обеспечить накопление учетной информации, отвечающей требованиям полноты и достоверности, уделяется приоритетное внимание организации учетной деятельности, что проявляется в максимальной регламентированности ее различных аспектов.

Виды и формы учета

Во всех документных фондах принято выделять два обязатель­ных вида учета документов:

• суммарный (интегрированный, статистический, количест­венный);

• индивидуальный (дифференцированный, аналитический, оперативный).

Назначение суммарного учета — дать количественные пред­ставления о структуре, величине, темпах обновления фонда в це­лом и отдельных его частей. Объектом суммарного учета являет­ся партия.

Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать ин­формацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Поэтому объектом индиви­дуального учета являются отдельные экземпляры либо названия.

Оба вида учета обязательны и дополняют друг друга, расширяя информативность учетных данных:

• суммарный учет позволяет отвечать на вопросы: «сколько документов в фонде/подфонде?», «сколько документов поступило/выбыло за определенный период?»;

• индивидуальный учет отвечает на вопросы: «имеется ли данный документ в фонде?», «сколько экземпляров дан­ного документа имеется в фонде?», «где находится данный документ в настоящее время?», «если экземпляр был спи­сан, то когда и по какой причине?».

Таким образом, каждый документ обязательно проходит учет дважды: сначала в партии, потом индивидуально. Различаясь способами регистрации документов, оба вида учета взаимосвя­заны и контролируют данные друг друга.

Каждый вид учета реализуется в соответствующих формах учета.

Формы учета — это унифицированные бланки учетной докумен­тации, рекомендованные соответствующими инструктивно-мето­дическими документами для различных документных фондов.

В СССР были строго заданы параметры учетных форм для различных типов библиотек и служб информации. В настоящее время разработаны общие правила и формы учета документов, обязательные для всех библиотек, органов научно-технической информации, фондохранилищ, центров документации, иных организаций и учреждений Российской Федерации, независимо от их вида и типа, правового статуса, ведомственной подчинен­ности и формы собственности. Регламенты ведения учета заданы в «Инструкции по учету библиотечного фонда», при разработке которой учтены положения бюджетного законодательства, госу­дарственных стандартов, иных законов и нормативных правовых актов, имеющих отношение к учету документов, составляющих документный фонд. Вместе с тем, данная инструкция допускает возможность выбора правил, способов и норм, регламентирую­щих организацию и ведение учета документного фонда, исходя из организационно-технологических особенностей библиотеки/информационной службы, если это не противоречит действую­щему законодательству. Главным обязательным требованием к используемым учетным формам является соответствие номенк­латуры показателей первичного учета аналогичным показателям государственной статистики. Таким образом, каждая организа­ция имеет право разрабатывать по согласованию с учредителем собственные стандарты учета, которые оформляются в докумен­те, называемом «Порядок учета документного фонда». Ответст­венность за правильность организации учета несет первый ру­ководитель данного учреждения или предприятия.

Как видим, в настоящее время наблюдается снижение жест­кости в регламентации учета документного фонда и допускается вариативность в выборе способов и форм учета. Предоставление информационным организациям права на самостоятельность в рамках границ, заданных общим регламентом, вызвано тем, что в условиях трансформации информационных технологий вынуждены сосуществовать традиционные и автоматизирован­ные технологии учета, а развитие форм учета определяется не только профилем и структурой фонда, но и различными про­граммно-технологическими факторами.

В соответствии с «Инструкцией об учете библиотечного фон­да», основной формой суммарного учета документов является «Книга суммарного учета фонда». Она представляет собой журнал (листы суммарного учета документного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Независимо от носителя, она имеет одинаковую юридическую силу. Допускаются различные моди­фикации книги суммарного учета, отражающие специфику со­става документного фонда — по типам или видам документов, тематике, языкам и другим признакам. Форма ее согласована с формами государственной статистической отчетности и с фор­мами ежедневного учета выдачи документов из фонда (например, «Дневника библиотеки»).

Книга суммарного учета обязательно имеет 3 части. Часть I «Поступление в фонд», где фиксируются партии новых докумен­тов, и часть II «Выбытие из фонда», где записываются сведения об исключаемых из фонда документах, имеют сходную форму записи. О партии поступающих или выбывающих документов сообщаются следующие сведения: дата и номер записи по по­рядку, общее количество документов в партии, в том числе по видам документов, в том числе книг и брошюр по отраслям зна­ния и по языкам. Кроме того, обязательно приводятся суммарные данные о стоимости документов, предназначенные для передачи на бухгалтерский баланс. В случае учета партии новых поступ­лений указывается также источник получения партии и номер и/или дата сопроводительного документа. При учете выбывающих документов указывается номер и дата акта об исключении, а так­же причина выбытия. В конце каждой страницы все количест­венные сведения суммируются для переноса их на другую стра­ницу или в часть III книги суммарного учета.

В части III «Итоги движения фонда» содержатся обобщенные статистические данные о документном фонде. В эту часть по­квартально переносятся суммированные сведения о вновь по­ступивших и о выбывших документах. В конце текущего года подводится общий итог движения фонда с учетом поступивших и выбывших документов и подводится баланс состояния фонда за год в следующих показателях:

•«Состоит на начало …года» — в этой графе переносятся данные о фонде, полученные по итогам предыдущего года;

•«Поступило в течение …года» — здесь указываются суммарные сведения о новых поступлениях за минувший год;

•«Выбыло в течение …года» — приводятся совокупные количественные данные о документах, списанных из фонда в текущем году;

•«Состоит на конец …года» — в этой графе приводятся итоговые расчетные данные по фонду, полученные путем суммирования исходных данных с данными о новых по­ступлениях и вычитания из этой суммы числа выбывших документов.

Итоговые данные из части III «Книги суммарного учета» вклю­чаются в форму государственной статистической отчетности.

Если информационная служба имеет устойчивый доступ к се­тевым документам удаленного доступа согласно лицензионным соглашениям, то они также подлежат суммарному учету в спе­циальной книге, которая организована по тому же принципу, что и традиционная. В форме учета поступления в фонд регист­рируются основные реквизиты документов (договоров, контрак­тов, лицензионных соглашений), в которых зафиксировано оформление в доступ определенных пакетов сетевых документов на определенный срок, а также количество пакетов.

Формы индивидуального учета могут быть представлены в раз­личном виде:

• книжной (инвентарные книги);

• карточной (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа — для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных и других видов документов);

• листовой (лист актового учета).

Допускается сочетание этих форм учета. При автоматизиро­ванной технологии создаются форматы учетной записи, содер­жащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие параметры: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета документного фонда», инвентарный номер, сведения об авторе и заглавии, месте изда­ния и годе выпуска, о цене, а также отметка о наличии докумен­та при очередной проверке фонда и номер акта об исключении данного экземпляра из фонда, если документ уже списан. Обя­зательной графой является «Примечание», в которой указывает­ся наличие приложений к основному документу в том или ином виде, а также особенности экземпляра ценных и редких докумен­тов (например, наличие уникального переплета, автографа ав­тора, маргиналий (пометок на полях), дефектов и т. п.).

Формы индивидуального учета в значительной степени раз­личаются в зависимости от вида документа в связи с тем, что видовые особенности документа могут требовать особого фор­мата учетной записи. Например, индивидуальный учет периоди­ческих изданий требует оперативной отметки о поступлении ка­ждого очередного номера издания, однако отдельные номера газет и журналов не нуждаются в указании особых библиографи­ческих сведений о них. Поэтому для их учета разработаны спе­циальные регистрационные карточки, в заголовке которых да­ется описание периодического издания в целом, а в основной части предусмотрен формат для указания года и для оперативных отметок о поступивших номерах и выпусках.

При индивидуальном учете базы данных необходимо указывать ее название, наименование создателя (юридическое или физи­ческое лицо); дату создания ресурса, носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета), а также периодичность об­новления.

Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о произво­дителе, типе пакета, а также его платформе, т. е. совокупности программных и аппаратных средств, предназначенных для на­вигации и поиска документов и предлагающих особые сервисы для работы с ними.

Другим важным фактором, влияющим на особенности форм индивидуального учета, используемых в той или иной информа­ционной организации, являются сроки хранения документов. При индивидуальном учете документов постоянного и длительного хранения используется метод инвентаризации, который заклю­чается в присвоении каждому документу или каждому экземп­ляру документа индивидуального инвентарного номера или ино­го знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN). Такой индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в документном фонде, а после исключения документа из фонда не присваиваются другим вновь принятым документам. Это позволяет избегать путаницы в учете. Документы с индивидуальными инвентарными номерами регистрируются в инвентарных книгах. Как правило, для различных видов доку­ментов создаются отдельные инвентарные книги.

Для документов временного хранения, чьи сроки пребывания в фонде изначально ограничены 1-5 годами, ведутся отдельные формы индивидуального учета без присвоения документу ин­вентарного номера. Как правило, формы учета представлены в виде особых регистрационных картотек или тетрадей учета.

Если в инвентарных книгах используется нумерационный способ сортировки учетных записей, то регистрационные кар­тотеки и учетные каталоги преимущественно тяготеют к алфа­витному упорядочению записей о документах.

В крупных библиотеках, наряду с инвентарными книгами, имеется генеральный алфавитный каталог, в котором отражены все документы, зарегистрированные в фонде, с указанием их закрепления за тем или иным подфондом. Он предназначен для служебного использования и необходим для уточнения данных о документе и его местонахождении. По сравнению с инвентар­ной формой учета, каталогизационная запись отражает значи­тельно больше библиографических сведений для идентификации документа, а также классификационные индексы и шифры хра­нения. На обороте карточки генерального каталога перечисля­ются инвентарные номера всех экземпляров данного документа с указанием места их постоянного хранения. При передаче эк­земпляров из одного подфонда в другой, а также при их списании возле инвентарного номера делаются соответствующие отметки. В этом состоит дополнительный информационный потенциал генерального каталога.

Учетную функцию носят также нумерационные каталоги, в ко­торых библиографические записи располагаются в порядке инвентарных номеров, присвоенных документам, а также топо­графические каталоги, где библиографические записи распола­гаются в соответствии с расстановкой документов на полках. В нумерационных каталогах могут быть структурно выделены записи о документах из подфондов отдельных подразделений библиотеки/информационной службы, благодаря чему по ин­вентарному номеру можно уточнить, за каким подфондом закре­плен тот или иной документ. Эти каталоги зачастую использу­ются при инвентаризационной проверке подфондов, а также помогают возвращать на место документ, ошибочно попавший в другой подфонд.

Топографические каталоги позволяют легко выявлять место­нахождение конкретного документа. Особенно они полезны при больших массивах листовых материалов.

Как видим, в зависимости от возникающих проблемных си­туаций могут быть использованы различные виды группировки учетных сведений о документах. Вместе с тем, инвентарный спо­соб сортировки записей в формах индивидуального учета явля­ется основным. В 1980-е гг. при разработке системы учетных форм для централизованных библиотечных систем была сделана попытка заменить инвентарную книгу алфавитным учетным ка­талогом, созданным по аналогии с генеральным каталогом на­учных библиотек. Однако практическое использование данной формы учета потребовало дополнения его «Описью инвентарных номеров» (или «Описью карточек учетного каталога»), по форме напоминающей упрощенную инвентарную книгу.

Актовая форма учета документного фонда является альтер­нативной формой индивидуального учета. Суть ее в том, что на партию новых поступлений, полученную по одному сопроводи­тельному документу, оформляется акт со списком документов, составленный по аналогии с листами инвентарной книги. Но­мера актов соответствуют номеру записи партии в «Книге сум­марного учета документного фонда». Лист актового учета удобен при компьютерной системе учета, поскольку его распечатка ста­новится основой для создания инвентарных книг.

С появлением электронных каталогов операции индивиду­ального учета документов автоматически сливаются с опера­циями приема и каталогизации/рекаталогизации документов, а ведение форм учета передается полностью компьютерной программе. Как правило, они формируются из имеющейся базы данных электронного каталога по специальной команде сотруд­ника. Для надежного сохранения и использования учетных данных рекомендуется делать их распечатки на бумажном но­сителе.

Для наблюдения за движением каждого экземпляра в элек­тронном каталоге появляются новые возможности: теперь в ка­ждый момент времени можно не только уточнить, в каком подфонде следует искать данный документ, но и когда, какому пользователю он был выдан, а также к какому сроку предпола­гается его возвращение в фонд.

Поскольку документный фонд является материальным акти­вом той организации, которой он принадлежит, он должен под­вергаться бухгалтерскому учету. Бухгалтерский учет документно­го фонда — это учет балансовой стоимости документов из фонда. Он осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов в «Кни­ге суммарного учета». Стоимостная информация, собранная в хо­де бухгалтерского учета документного фонда, необходима для экономического анализа деятельности информационной органи­зации и планирования финансовых ресурсов, а также для оценки экономической эффективности формирования документного фонда. Однако в сложившихся условиях вопрос о бухгалтерском учете документного фонда остается проблемным.

Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013—94) документные фонды включены в состав основных средств. При этом в классификаторе охвачены документы на различных носителях — от рукописей до электронных изданий. Следователь­но, все они должны подлежать и бухгалтерскому учету. Однако на практике в финансовых документах отражается балансовая стои­мость не всех документов, составляющих документные фонды. Как правило, бухгалтерскому учету подвергаются лишь книжные изда­ния, зарегистрированные в инвентарных книгах. Не подлежат бух­галтерскому учету периодические издания, брошюры, архивные документы, обменные фонды, зачастую не отражается балансовая стоимость документов на нетрадиционных носителях, которые отнесены к малоценному инвентарю фондов. В результате нару­шается принцип полноты и достоверности учетной информации.

В составе основных фондов документные фонды занимают особое положение. Так, в отличие от других видов основных средств на документные фонды не начисляется амортизация, т. е. постепенное погашение стоимости по мере физического и мо­рального износа. Эта норма введена в связи с тем, что, несмотря на физический износ носителя и устаревание информации в боль­шинстве документов, стоимость некоторых документов (рукопи­сей, памятников письменности и печати, других ценных и редких документов и др.) ежегодно повышается в соответствии с изме­нениями их научной и культурно-исторической ценности.

Следует понимать, что балансовая стоимость документного фонда не отражает его реальной стоимости, поскольку инфор­мационная и культурная ценность данного фонда не может быть определена простым суммированием стоимости отдельных до­кументов и зависит от полноты собранных материалов. Таким образом, балансовая стоимость документных фондов в настоящее время имеет ограниченное практическое значение.

В учреждениях культуры, архивах, органах научно-техниче­ской информации существует опыт вывода собраний культурных ценностей из состава основных средств. Так, музейные коллек­ции не подлежат бухгалтерскому учету по стоимости в соответ­ствии с нормативно-правовыми документами. В случае необхо­димости оценки конкретных изданий при страховании, при расчете с пользователями, утратившими или нанесшими ущерб сохранности документов, обращаются не к балансовой стоимо­сти, а проводят экспертную оценку.

Однако в условиях укрепления рыночных отношений доку­ментные фонды в целом не могут быть исключены из состава основных средств и сняты с балансового учета, поскольку это значительно ослабит контроль за сохранностью фондов, услож­нит порядок их учета в местах нахождения, списания и подот­четности. «Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», принятая в 1999 г., признала приоритетное зна­чение в учете документных фондов всех библиотек и служб ин­формации «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвер­жденной Министерством культуры Российской Федерации, что придало ей статус межведомственного документа. В этой связи полноту и достоверность учетных данных о фонде обеспечивают, прежде всего, суммарный и индивидуальный учет, в ходе которых документально оформляется в том числе и стоимость отдельных документов и партий документов. В бухгалтерском учете для документных фондов ведется специальная инвентарная карточ­ка аналитического учета основных средств, в которой балансовая стоимость фонда указывается в показателях движения фонда и общей суммой.

Рыночные колебания реальных цен документов в связи с ин­фляционными процессами потребовали регулярного проведения переоценки балансовой стоимости документного фонда. Переоцен­ка документов осуществляется в целях экономического обоснования планирования финансовых ресурсов на обновление доку­ментных фондов.

Переоценка является функцией бухгалтерского учета и осу­ществляется бухгалтерами. Работники библиотек и информаци­онных служб подают им сведения о номинальной стоимости приобретенных документов.

В условиях формирования рыночных отношений в России первая переоценка основных фондов предприятий и организаций была осуществлена в 1992 г. В период с 1992 по 1996 г. переоцен­ка осуществлялась регулярно, что было вызвано высокими тем­пами инфляции. Последняя переоценка документных фондов, как и других основных средств, производилась в первом полуго­дии 2003 г. Документные фонды переоцениваются по восстано­вительной стоимости, которая определяется умножением балан­совой стоимости на соответствующий коэффициент переоценки (см. табл. 2). Так, стоимость изданий, полученных в 1991 г., в 1992 г. индексировалась в 15 раз, а стоимость издания, приоб­ретенного до 1990 г., в 1992 г. увеличивалась в 36 раз, а в 1993 г. — еще в 29 раз. В последующем вместо единых коэффициентов индексирования были введены интервалы значений переоце­ночных коэффициентов (например, 1,7-3,2), в границах которых возможен их выбор. Результаты переоценки документного фон­да отражаются в бухгалтерских документах (на карточках анали­тического учета общей суммой) и вносятся в книгу суммарного учета.

В настоящее время проблема переоценки актуальна только при оформлении исключения документов из фондов, а также при замене утраченного документа пользователем или при оценке документа, поступившего в дар. Оценку стоимости документов, поступающих и выбывающих из фондов библиотеки, производят, используя рыночные цены, переоценочные коэффициенты, ус­тановленные Правительством Российской Федерации, а также рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталоги — прейскуранты на закупку и продажу букинистических и антикварных книг. При оформлении списков документов, вы­бывающих из фонда, их группируют по годам приобретения, указывая номинальную цену документа, зафиксированную в учет­ных документах, — для последующей переоценки с использова­нием соответствующих коэффициентов в бухгалтерии.

Итак, учет документного фонда включает три взаимодопол­няющих вида учета, призванных собирать и накапливать коли­чественную, качественную и стоимостную информацию о фонде. В настоящее время наиболее технологически и организационно проработаны суммарный и индивидуальный виды учета фонда, которые формируют наиболее точные и взаимопроверяемые дан­ные о документном фонде. В меньшей степени технологически обосновано ведение бухгалтерского учета фонда, в связи с чем ограничиваются возможности использования в управлении по­лучаемых стоимостных данных о фонде. В значительной мере современные проблемы в сфере учета документных фондов вы­званы переходным состоянием систем учета как в связи с внедре­нием новых информационных технологий, так и с нестабильно­стью в развитии экономических процессов в стране. Следствием этого становится широкая вариативность учетных форм и орга­низационно-технологических решений в различных информа­ционных организациях.

Проверка документного фонда

Кроме первичного учета поступающих и выбывающих из фон­да документов, в любом документном фонде проводится их пе­реучет, или проверка фонда.

Проверка (переучет) документного фонда — это периодическая сверка данных индивидуального учета с наличными документа­ми с целью контроля сохранности фонда. В ходе проверки фон­да устанавливается наличие всех документов, состоящих на уче­те, а также своевременно выявляются утраченные документы. Кроме того, во время проверки анализируется правильность ве­дения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками, а также проводится изучение доку­ментного фонда и вторичный отбор, устраняются застановки документов и задолженность пользователей.

Плановые проверки фонда проводятся в среднем один раз в пять лет. Исключение составляют документы, находящиеся на сейфовом хранении, переучет которых осуществляется ежегодно.

Если документный фонд достаточно велик для того, чтобы провести его проверку в течение одного года (более 50 тыс. экз.), она осуществляется поэтапно в соответствии с разработанным планом в течение ряда лет (от 7 до 25 лет в зависимости от объе­ма фонда).

В соответствии с Федеральным законом Российской Феде­рации «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательно организу­ются внеплановые проверки документного фонда в следующих случаях:

• при смене материально ответственного лица;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации, владею­щей фондом;

• в других случаях, предусмотренных действующим законо­дательством.

Основанием для проведения проверки фонда является приказ, в котором назначается проверочная комиссия, ответственная за ход, организацию и итоги проверки. Это позволяет придать ре­зультатам проверки силу юридического доказательства. В состав комиссии обязательно включаются должностное лицо, матери­ально ответственное за сохранность данного фонда/подфонда, а также представитель бухгалтерии. В период подготовки к про­верке фонда выявляются и исправляются все ошибки в ведении учетной документации, поскольку в противном случае данные проверки могут оказаться недействительными.

Существует несколько способов проверки документного фонда:

•непосредственная сверка фонда с учетным документом (ин­вентарной книгой, актовым листом учета или др.) — это наиболее точная проверка, поскольку не использует по­среднические формы описания каждого экземпляра доку­ментов, но и наиболее трудозатратная, в особенности при больших объемах фонда. Для этого требуется приблизить к стеллажам с документами все инвентарные формы учета, что не всегда возможно осуществить практически. Выяв­ление недостающих документов потребует после оконча­ния сверки с фондом просмотра всего инвентарного ряда в учетных формах;

• сверка фонда с топографическим каталогом — это наиболее оперативный способ проверки, так как расстановка кар­точек в каталоге совпадает с расстановкой документов на стеллажах. В этой связи легко вести проверку по разделам фонда/подфонда. Карточки на документы, не обнаружен­ные при сверке, сразу откладываются отдельно в инвен­тарном порядке для последующего установления местона­хождения документа.

• проверка при помощи контрольных талонов или индикаторов. Это наиболее распространенный способ сверки фонда с учетными данными, поскольку топографические катало­ги имеются не во всех организациях. В этом случае пред­варительно создаются копии учетных записей на докумен­ты того или иного подфонда — в виде карточек, расстав­ленных по инвентарным номерам. При нахождении на полке документа контрольный талон или индикатор на не­го переставляется в отдельный ряд, а на самом документе делается отметка о сверке. Таким образом, на отсутствую­щие в фонде документы автоматически формируется ин­вентарная картотека, с которой удобно работать при поис­ке отсутствующих документов и при составлении актов на списание утерянных документов.

В электронных каталогах, как правило, существует специаль­ный служебный модуль проверки фонда, в котором предусмат­ривается ввод инвентарных номеров или штрих-кодов докумен­тов, имеющихся в наличии в фонде. По окончании ввода система сверяет их с записями, имеющимися в базе данных, и выдает список отсутствующих документов, закрепленных за данным фондом.

По окончании сверки фонда с учетными записями устанав­ливается месячный срок для принятия мер по разысканию от­сутствующих документов и устранения возникших недоразуме­ний. После того, как все возможности разыскания недостающих документов исчерпаны, составляется список документов, про­павших по неустановленным причинам. Должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда/под­фонда, составляет объяснительную записку, а комиссия доку­ментирует свои выводы, заключение и предложения в акте и протоколе, которые утверждаются первым руководителем ор­ганизации. В последующем отсутствующие издания списывают­ся с баланса библиотеки/информационной службы, а стоимость недостачи взимается с материально ответственного лица.

Итак, учет — это важный и ответственный этап формирования документного фонда, необходимый для контроля за его состоя­нием и развитием и обеспечивающий сохранность и надежность функционирования фонда. Он предъявляет строгие требования к деловым качествам сотрудников — к их дисциплинированности, аккуратности, тщательности, педантичности в выполнении учет­ных операций. Рутинный характер учетной деятельности позво­ляет передавать операции по учету компьютерным системам.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 182-203.







Сейчас читают про: