Тема1. Структура управления библиотечным фондом

Раздел 4. Управление библиотечным фондом.

В структуре технологии формирования фонда процесс управ­ления, в отличие от других процессов, не участвует непосредст­венно в преобразовании документов в документный фонд, а яв­ляется обеспечивающим и корректирующим процессом.

В самом общем смысле управление — это сознательное воз­действие на объект с целью направить действия, движение, раз­витие по нужному руслу и/или получить желаемые результаты.

Назначение управленческой деятельности связано с проти­востоянием энтропии, т. е. стихийности, хаотичности воздейст­вий внешней среды и внутренней дезорганизации. Представим себе корабль, который плывет по воле волн: в его паруса дуют разные ветры, постоянно меняя свое направление; время от вре­мени его курс изменяют океанические течения, иногда он попа­дает в водовороты. В этой ситуации невозможно предсказать, ни куда приплывет этот корабль, ни сколько времени ему понадо­биться, чтобы преодолеть океанические пространства. В таком же положении оказывается и любая организация, функциони­рующая в рыночной среде: на нее оказывает влияние множество случайных, непредсказуемых факторов, которые порождают не­ожиданные ситуации, спонтанные проблемы, внося в ее деятель­ность неопределенность и неупорядоченность. В ответ на это управление призвано добиваться поставленных целей, влияя на те факторы, которые можно изменить в желательном направле­нии и адаптируясь к тем условиям, которые в настоящий момент не поддаются влиянию. Иными словами, беспорядочности внеш­них воздействий оно противопоставляет сознательное следование заранее продуманному плану, нейтрализуя все отклонения от намеченного курса и подчиняя все процессы, происходящие во внешней и внутренней среде, заданным целям.

Таким образом, цель управления — обеспечить устойчивое равновесие между объектом управления и условиями внешней среды, приспособить его существование к происходящим вовне изменениям с тем, чтобы сохранить его качественную специфи­ку, поддерживать режимы деятельности, совершенствовать и развивать ее в нужном направлении.

Применительно к управлению документным фондом это означает, что управленческий процесс должен быть направлен на достижение двух целей:

1) тактическая цель, суть которой состоит в поддержании устойчивости функционирования документного фонда и всех его элементов и которая достигается в процессе опе­ративного управления;

2) стратегическая цель, направленная на обеспечение устой­чивого развития документного фонда в долгосрочной пер­спективе и своевременный перевод его в качественно новое состояние в зависимости от влияний факторов внешней среды. Она достигается в процессе стратегического управ­ления.

Как видим, в обоих случаях основной акцент в управлении делается на устойчивости управляемой системы формирования документного фонда. Устойчивость следует понимать как спо­собность организации по формированию фонда сохранять рав­новесие, противостоять действию различных сил, внутренним и внешним факторам, стремящимся вывести ее из исходного со­стояния, продолжая развитие в намеченном направлении. Ина­че говоря, при любых изменениях и преобразованиях в процессе управления документный фонд и деятельность по его формиро­ванию должны сохранить свою сущность и соответствовать сво­ему предназначению. В противном случае следует считать, что управление не привело к желаемому результату. Таким образом, устойчивость организованной системы становится важным па­раметром успешной управленческой деятельности.

Однако наряду с устойчивостью управляемой системе должна быть свойственна лабильность, т. е. способность изменяться в ответ на изменение условий существования. Подвижность, изменчивость обеспечивает системе формирования документ­ного фонда, с одной стороны, гибкость и адаптивность к тем факторам, которые не поддаются влиянию, а с другой стороны, без них невозможно поступательное развитие управляемой сис­темы. Субъекту управления документным фондом важно осоз­навать неизбежность изменений в информационных потребно­стях, появления новых, более совершенных технологий, новых носителей и средств записей информации и других процессов, происходящих в обществе. Развиваясь и расширяясь, они неот­вратимо потребуют преобразований и в документном фонде, и в процессах его формирования, и в ресурсной базе. Задачей управ­ления становится обеспечение разумной приспособляемости системы формирования документного фонда к внешним факто­рам через внедрение необходимых инноваций. В этом случае управляемая система достигнет нового состояния равновесия со средой и вновь обретет стабильность в функционировании.

Как видим, в процессе управления фондом управляющему субъекту приходится постоянно преодолевать противоречие ме­жду необходимостью изменять объект и одновременно сохранять его в относительной неизменности, достигая диалектического единства устойчивости и развития. Для разрешения этого про­тиворечия требуется осознание смыслов происходящих событий как внутри документного фонда или данной информационной организации в целом, так и за их пределами. Важным инстру­ментом для понимания процессов становится системный подход, который позволяет выявлять источники противоречий и анали­зировать последствия развития сложившихся ситуаций. Наблю­дая развитие различных макросистем, с которыми взаимодейст­вует данная система формирования документного фонда, осмысливая положение и взаимосвязи управляемого объекта в этих системах, субъект управления получает возможность пра­вильно интерпретировать возникшие проблемы и принимать обоснованные управленческие решения.

Наличие двух целей — тактической, направленной на регули­рование отклонений в функционировании документного фонда «здесь и сейчас», и стратегической, обращенной в долгосрочную перспективу, — также ставит перед управлением противоречивую задачу. С одной стороны, требуется заботиться о преодолении повседневных противоречий в процессе формирования доку­ментного фонда, стремящихся вывести систему из равновесия, дезорганизовать ее, снизить ее продуктивность. С другой сторо­ны, необходимо постоянно держать в поле зрения вопросы даль­нейшего развития документного фонда, предпринимать свое­временные действия, направленные на то, чтобы он сохранился и оставался востребованным и в будущем. Следовательно, управ­ляющий субъект призван мыслить в двух временных измерениях. Это противоречие выравнивается за счет разделения ответствен­ности между руководителями разного уровня управления. Так, оперативное управление становится функцией первичных руко­водителей, непосредственно включенных в управление произ­водством документного фонда. Долгосрочное же развитие документного фонда и технологий его формирования обеспечи­вается высшим руководством информационной организации, в составе которого должен быть руководитель, непосредственно отвечающий за развитие документного фонда.

Другими параметрами оценки конечного результата управле­ния принято считать результативность и эффективность управ­ляемой системы.

Результативность означает, что производственная деятель­ность обязательно приводит к запланированным положительным результатам и они соответствуют желаемым параметрам качест­ва. Следовательно, управление документным фондом осущест­влялось компетентно, если в результате сформирован документ­ный фонд с оптимальным для данных условий уровнем качества. Качество документного фонда характеризует его способность выполнять свое предназначение, удовлетворять профильные информационные запросы пользователей в оптимальных пре­делах.

Однако достижение высокого качества документного фонда связано с большими затратами ресурсов. В случае если вложенные средства оказались непропорционально велики по сравнению с эффектом, полученным от использования документного фон­да, то речь идет об убыточном предприятии, которое нецелесо­образно содержать в дальнейшем. Как видим, неэффективное использование ресурсов затрудняет привлечение дополнительных ресурсов и становится угрозой для устойчивости и обновления системы формирования документного фонда. В этом смысле цели управления не достигаются, и соответственно управленческая деятельность не может быть признана результативной. Следова­тельно, управление должно стремиться к тому, чтобы затраты давали наибольший результат, т. е. были эффективными.

Эффективность понимается как получение заданных резуль­татов при наименьших затратах. Вариантом достижения эффек­тивности является получение наибольших результатов при за­данных затратах.

Самая общая формула для расчета эффективности предусмат­ривает деление количественно выраженного результата деятель­ности на суммарные затраты на его производство: Эффектив­ность = Результат: Затраты.

Под затратами понимаются расходы на ресурсы, используе­мые в процессе производства документного фонда (финансовые, материально-технические, информационные, трудовые), выра­женные в натуральных или в ценностных (денежных) измерите­лях. В денежном измерении, как правило, используется ком­плексная, совокупная оценка затрат ресурсов.

Для повышения эффективности затраты должны быть либо стабильны, либо уменьшаться. Однако экономия затрат не может быть беспредельной, поскольку снижает качество продукта. По­этому в практике управления следует достигать определенного компромисса между эффективностью затрат и результативностью системы. С этой целью введено понятие оптимальности (от лат. optimus — наилучший), которое означает выбор наилучшего со­четания затрат и результатов.

Помимо экономии ресурсов при производстве документного фонда, источниками повышения эффективности являются:

• использование более прогрессивных технологий и новей­шего более производительного оборудования;

• совершенствование организации технологических процес -сов и организационной структуры;

• совершенствование систем мотивации труда и стиля управ­ления и др.;

• использование корпоративных технологий, основанных на распределении функций между участниками партнер­ства.

В зависимости от того, что считается результатом, выделяют­ся различные виды эффективности. Так, если результат исчис­ляется в стоимостном выражении (разница между стоимостью продукта и затратами на его производство), то речь идет об эко­номической эффективности. Если же результат оценивается с точ­ки зрения его общественной полезности, то оценивается соци­альная эффективность.

Показателями экономической эффективности считаются:

• себестоимость — совокупность всех выраженных в денеж­ной форме затрат на производство фонда и организацию доступа к нему. Иногда используют показатель себестои­мости единицы продукции, например, расходы на комплек­тование, обработку или хранение одного документа;

• фондоемкость и фондоотдача — показатели, характеризу­ющие использование основных средств (здания, обору­дование, технические средства и т. п.). Фондоемкость — это стоимость производственных фондов на единицу продук­ции. Для ее расчета используются суммарные затраты на содержание и приобретение материально-технических средств, которые делятся на годовой объем продукции (или, например, объем фонда). Фондоемкость показывает, сколь­ко средств в среднем затрачивается на содержание в фонде одного документа. Фондоотдача — это объем продукции в расчете на единицу используемых производственных фон­дов. Это обратный показатель по отношению к фондоем­кости. Он позволяет получить представление о том, какой экономический эффект получен от вложений в материально-техническую базу формирования документного фонда. На­пример, на каждый 1 руб. вложений в производственные фонды получено дополнительно на 0,5 руб. больше продук­ции (если расчет фондоотдачи производился в стоимостном выражении). Возможно представление фондоотдачи в нату­ральных показателях: приобретение компьютера позволило увеличить выработку в п раз (например, увеличилось коли­чество введенных записей в базу данных или каталог либо сократилось время создания каталожной записи и т. д.).

• производительность — это показатель среднего объема про­изведенной продукции на единицу затраченных ресурсов. Примерами показателей производительности могут быть вы­работка продукции на одного работника (количество новых поступлений, вьщанных документов и пр.), количество вве­денных записей на одно автоматизированное рабочее место, количество копий на один копировальный аппарат и др.;

• трудоемкость — это затраты труда, рабочего времени на про­изводство единицы продукции или единицы работ. Трудоем­кость может исчисляться в натуральных величинах — напри­мер, затраченное рабочее время на учет одного документа. Но может быть выражено и в стоимостных показателях: затраты фонда оплаты труда на учет одного документа. Показатели трудоемкости помогают разумно распределять работы меж­ду сотрудниками различной квалификации и оценивать эко­номическую эффективность различных технологий учета.

Итак, экономическая эффективность позволяет оценивать рациональность экономических затрат — труда, финансовых и материальных ресурсов. Усредненные показатели расходов на единицу продукции обеспечивают наглядность в представлении экономических результатов каждого из процессов формирования фонда, благодаря чему становится возможной оценка целесооб­разности затрат в таком объеме. Кроме того, экономические по­казатели дают возможность оценивать реальный вклад каждого процесса в конечный результат, сравнивать уровень эффектив­ности работ в других организациях, определять наиболее рацио­нальные пути совершенствования технологий с учетом роста или сокращения затрат и др. К сожалению, анализ экономической эффективности пока не нашел широкого применения в практи­ке формирования документных фондов.

Оценка социальной эффективности менее разработана, по­скольку оценить социальный эффект от использования содер­жащихся в фонде документов, измерить результаты применения полученной из них информации в различных видах человеческой деятельности крайне затруднительно. Попытки оценить соци­альный и/или экономический эффект от использования содер­жащихся в фонде документов и информации предпринимались в сфере научно-технической информации, но в других сферах не имели успеха. В большинстве случаев социальный эффект оценивается по косвенным показателям — объемам обслужива­ния пользователей (количество пользователей, охват потенци­альной аудитории потребителей, количество запросов, книговы­дачи, читаемости и пр.), а также степени доступности фонда и удовлетворенности потребителей его качеством. Таким образом, социальная эффективность зачастую сводится к результативно­сти, т. е. способности достигать поставленных целей и получать результат желаемого качества.

Как видим, результативность и эффективность так же, как и другие показатели качества управления документным фондом, находятся в диалектическом противоречии. Высокоэкономичное управление может быть малорезультативным с точки зрения дос­тижения самой цели, уводить от нее в сторону, а результатив­ное — неэкономичным, если цель будет достигаться слишком дорогой ценой. Поэтому на практике между двумя этими подхо­дами всегда должен достигаться определенный компромисс, учитывающий требования конкретной ситуации. Поиск такого компромисса — задача управления документным фондом.

Таким образом, управление документным фондом — это про­цесс сознательного, целенаправленного, систематического воз­действия на документный фонд со стороны руководящих субъ­ектов с целью обеспечения его устойчивого и эффективного функционирования, развития и получения качественного ре­зультата. В процессе управления достигается оптимальное соот­ношение противоположных характеристик — устойчивости и лабильности объекта управления, результативности и эффектив­ности осуществляемой деятельности, а также вырабатывается разумный компромисс между оперативными и стратегическими решениями. В связи с тем, что их оптимальный баланс может различаться в зависимости от меняющихся управленческих си­туаций, требуется постоянное управляющее воздействие на фор­мирование документного фонда и выделение самостоятельной системы управления документным фондом.

Процессы управления фондом

Как любая технология, управление документным фондом предусматривает некоторую последовательность выполнения действий, призванных привести к заданным результатам. Имен­но процессы наиболее наглядно демонстрируют специфику той или иной технологии.

В менеджменте процессы управления традиционно принято называть функциями. Выделяются основные функции, которые являются общими для всех ступеней управления и осуществля­ются всеми руководителями, независимо от того, чем они управ­ляют. Однако каждый объект управления вносит специфику в управленческую деятельность, в связи с чем основные функции конкретизируются в частных функциях управления. Таким об­разом, частные функции управления — это модификация основ­ных управленческих процессов применительно к тому или ино­му объекту управления.

Теоретического осмысления и описания специфических про­цессов управления документным фондом до сих пор не осуще­ствлялось. Исключение составляет уже упомянутое учебное по­собие С. Л. Лохвицкой и Г. В. Тараченко, в котором управление фондом рассмотрено как алгоритм принятия управленческого решения. В учебнике Ю. Н. Столярова рассматриваются функ­ции управления библиотечным фондом, однако они описаны именно функционально, с точки зрения назначения данных ви­дов управленческой деятельности. Для практического осущест­вления деятельности по управлению документным фондом не­обходимо ее процессное описание.

Авторы классического учебника «Основы менеджмента» М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури выделяют четыре основные функции (процесса) управления, которые выстраиваются после­довательно, вытекают один из другого, и два связующих процес­са, пронизывающих основные управленческие процессы. К ос­новным процессам отнесены:

• планирование — это установление целей и путей их дости­жения, постановка целей и задач, разработка планов и стра­тегий;

• организация, которая предусматривает разработку структу­ры управления, распределение работ, полномочий и от­ветственности, регламентацию производственной и управ­ленческой деятельности и обеспечение ресурсами;

• мотивация как процесс побуждения людей к деятельности в соответствии с их обязанностями и утвержденным планом;

• контроль, понимаемый как измерение результатов деятель­ности за определенный период, соотнесение их с целями и планами, выявление и регулирование отклонений.

К связующим процессам управления относятся:

• управленческая коммуникация — это обмен информацией между членами организации, обеспечивающий функцио­нирование организации. Благодаря коммуникации руко­водители получают информацию, необходимую для при­нятия решений, и доводят принятые решения до работ­ников;

• принятие решений, т. е. выбор подходящего курса из не­скольких альтернатив.

В наибольшей степени к специфике объекта управления документным фондом должны адаптироваться про­цессы планирования, организации и контроля. Технология при­нятия управленческого решения разработана и описана Бостон­ской консалтинговой группой как универсальный процесс. Управленческие решения принимаются в каждом из процессов управления и обусловливаются их спецификой. Процесс моти­вации и коммуникаций лишь отчасти зависит от объекта управ­ления. В большей степени выбор коммуникационных каналов и наиболее эффективных мотивирующих и стимулирующих средств определяется организационной структурой, ресурсами, которы­ми располагает организация — библиотека или информационная служба, а также психологическими особенностями и жизненной ситуацией людей, вовлеченных в данный управленческий про­цесс. Эти виды управленческой деятельности, несомненно, долж­ны осуществляться менеджером по документному фонду, одна­ко в данной работе они не рассматриваются, поскольку требуют отдельного подробного изучения.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб.: Профессия, 2010. С. 243-250, 286-287.