Процесс исключения документов из фонда

Целью процесса рекомплектования является освобождение фонда от непрофильных, устаревших, ветхих, излишне дублетных документов, а также снятие с учета утраченных документов.

Необходимость рекомплектования вызвана следующими обстоятельствами:

• естественным старением материального носителя документа, в результате которого становится невозможным считывание с него информации. Каждый носитель имеет свои ограниченные сроки эксплуатации, за пределами которых он теряет функциональные свойства — разрушается, размагничивается и т. д. Этот процесс ускоряется при интенсивном использовании документа;

• естественным старением информации в документе и утратой ее полезности для потребителей, как правило, вследствие изменения самого описываемого объекта;

• изменениями в спросе на те или иные документы, связанными как с устареванием информации, так и с развитием информационных потребностей;

• ошибками, допущенными в ходе первичного отбора документов, вследствие субъективизма комплектатора, а также неполноты или искаженности сведений о документе, используемых в процессе отбора;

• ограниченностью материальных ресурсов для хранения всех приобретенных документов. В этой связи становится необходимым высвобождение пространства для хранения новых, более востребованных документов за счет исключения документов, утративших актуальность;

• утратой или повреждением документа вследствие халатности и недобросовестности сотрудников и/или пользователей при хранении и использовании документа.

Каждая из причин определяет технологические особенности процесса исключения документов из фонда. Так, например, при отборе документов, устаревших по содержанию, требуется экспертиза ценности информации в документе. При утрате документа вследствие его хищения и порчи технология рекомплектования дополняется операциями по возмещению ущерба, применению штрафных и иных санкций к виновному в потере документа. Для экономии площадей хранилищ и более рационального использования других материально-технических и финансовых средств, а также трудозатрат, вводятся ограничения сроков сохранения документов определенного вида, например, брошюр, периодических изданий и др. Особенно это характерно для архивных фондов, где для каждого вида документа устанавливается свой срок хранения — от 3 до 75 лет. По истечении этого срока экспертная комиссия принимает решение об исключении и уничтожении данного документа либо передачи его в Центральный архив на вечное хранение. Как видим, этот фактор также обусловливает технологические особенности процесса рекомплектования.

Вместе с тем существуют документные фонды/подфонды, в которых документы не подлежат исключению. К ним относятся фонды, формируемые с исчерпывающей полнотой и предназначенные для постоянного хранения документов. В основном, документные фонды, в которые поступает бесплатный обязательный экземпляр, депозитарные и репозитарные фонды, а также музейные коллекции. Таким образом, процесс рекомплектования характерен только для документных фондов, формируемых с относительной или информационной полнотой, прежде всего, документных фондов библиотек и служб информации.

Алгоритм исключения документов из фонда

1. Ревизия документного фонда. Путем визуального просмотра отделов фонда, а также на основе повседневных наблюдений при выдаче документов по запросам пользователей выявляется пассивная часть документного фонда, с которой в дальнейшем и производится работа по рекомплектованию. Цель процесса — выявить малоспрашиваемые документы для дальнейшего выяснения причин их невостребованности. Обычно к малоспрашиваемым относятся документы, на которые не поступало запросов пользователей в течение 4-5 лет. Для муниципальных библиотек этот срок может быть сокращен до 2-3 лет.

2. Вторичный отбор направлен на выявление документов, которые следует исключить по различным причинам из состава документного фонда/подфонда.

2.1. Анализ малоспрашиваемых документов по формальному соответствию профилю подфонда или документного фонда в целом. На этом этапе оценивается тип документа, его читательское назначение, экземплярность, полиграфическое оформление, степень ветхости и ремонтопригодность. В результате ветхие и неподлежащие ремонту документы откладываются на списание. Непрофильные документы выделяются в отдельный массив для передачи в другие фонды. Остальные документы подвергают дальнейшему изучению.

2.2. Анализ содержания малоспрашиваемых документов по смысловому соответствию модели фонда. Содержание документа оценивается с точки зрения актуальности, новизны, оригинальности, фундаментальности, научной и художественной ценности. Для такой оценки создается экспертная комиссия, в которую включаются специалисты из той предметной области, к которой относятся оцениваемые документы. В результате выявляются и откладываются на списание документы, устаревшие по содержанию.

2.3. Оставшиеся документы оцениваются на соответствие спроса на документ его экземплярности. Излишние экземпляры откладываются для передачи в обменные или иные документные фонды.

Вместе с тем, нужно иметь в виду, что не все малоиспользуемые документы следует исключать из документного фонда. Не подлежат исключению справочные издания, документы особой научной, культурной, исторической значимости, основополагающие, фундаментальные работы по профилю данного фонда, т. е. документы, образующие ядро фонда.

Таким образом, в результате вторичного отбора документы, по которым принято решение оставить в фонде, снова расставляются на стеллажах, а все документы, отложенные для их исключения из фонда, группируются для дальнейшей технологической обработки по причинам выбытия: ветхие; устаревшие по содержанию; непрофильные для фонда; излишне дублетные и пр. Документы, которые решено передать в другие фонды/подфонды, также формируются в соответствующие партии.

3. Учет выбывающих документов (списание документов из фонда). Цель данного этапа рекомплектования — снятие исключенных документов с учета (оперативного, бухгалтерского) и ведение статистики по выбывающим документам. Как видим, данный этап рекомплектования связан с процессом учета документов.

3.1. Составление актов об исключении документов из документного фонда и/или актов приема-передачи документов из одного документного фонда в другой. Для составления актов создается специальная комиссия из 3—5 человек, в которую по должности входят: заведующие отделами комплектования и основного хранения фонда, а также заведующий информационным подразделением, из которого списываются документы, либо другое должностное лицо, наделенное материальной ответственностью за данный под фонд. При списании документов, устаревших по содержанию, в состав комиссии включаются эксперты-консультанты, оценивающие смысловое соответствие документов. Таким образом, в состав комиссии должны войти все должностные лица, которые несут ответственность за качественный состав и эффективное использование документного фонда и могут оценивать значимость каждого документа для деятельности данной библиотеки или информационной службы. К акту прилагает список выбывающих документов, составленный по особой форме.

3.2. Суммарный учет партии выбывающих документов. Цель данного процесса — регистрация количественных сведений об исключенных из фонда документах. Благодаря такому учету можно наблюдать, сколько и каких документов выбывает из фонда по различным причинам, а также рассчитывать объем фонда/подфондов после исключения документов.

3.3 Индивидуальный учет выбывающих документов, в ходе которого в учетных формах проставляется отметка о списании данного документа из фонда. Цель процесса — снятие выбывающих документов с контроля за их движением и сохранностью. Вместе с тем, учетные записи о документе после его списания не удаляются и сохраняются до ликвидации библиотеки или информационной службы.

4. Рекаталогизация выбывающих документов, т. е. удаление библиографических записей о них из справочно-поискового аппарата — карточных и электронных каталогов, картотек и баз данных. Цель процесса — приведение справочно-поискового аппарата в соответствие с составом фонда. Поскольку каталоги призваны информировать о составе документного фонда, наличие в них записей о документах, отсутствующих в фонде, дезинформирует пользователей и свидетельствует о низком качестве поискового аппарата.

5. Утилизация выбывших документов — это процесс вывода списанных документов из системы «документный фонд» и передача их во внешние организации.

Ветхие документы передаются в заготовительные организации вторичного сырья. Квитанция о сдаче макулатуры прикрепляется к акту на их списание.

Непрофильные и излишне дублетные документы могут направляться в депозитарные и обменные фонды.

Депозитарий (от лат. depositus — отложенный в сторону, arium — место хранения) — это специально выделенная библиотека или хранилище, предназначенное для постоянного хранения малоиспользуемых, но ценных документов по установленному профилю. Библиотеки-депозитарии были созданы на базе крупных научных библиотек федерального, регионального, зонального (межобластного) и областного уровней с целью освободить библиотеки от пассивной части фонда, но при этом не утратить документы, обладающие потенциальной ценностью. Выделение малоиспользуемых документов в отдельные хранилища более экономично, чем совместное хранение активной и пассивной части документного фонда, поскольку это обеспечивает лучшие условия для сохранности документов. При этом активная часть фонда, ставшая значительно компактнее, более оперативно доставляется потребителю.

К депозитариям отнесены все учреждения, получающие бесплатный обязательный экземпляр, а следовательно, хорошо оснащенные для длительного хранения документов. Поэтому они принимают на постоянное хранение не только все вновь вышедшие в свет документы, поступившие как обязательный экземпляр, но также и малоиспользуемые документы из других фондов по своему профилю. Принятые на хранение в депозитарий документы называются депонированными или депозитными.

Библиотеки-депозитарии предоставляют депозитные экземпляры пользователям для работы в читальных залах. Удаленные пользователи обслуживаются рабочими экземплярами или копиями по системе межбиблиотечного абонемента (МБА) либо посредством электронной доставки документов.

Депозитарии имеют приоритетное право отбора и бесплатного получения документов, исключенных из документных фондов. Библиотеки и информационные центры, исключающие из своих фондов последние экземпляры малоиспользуемых документов, в обязательном порядке должны предложить информацию о них депозитарной библиотеке своего региона.

Помимо депозитарных фондов, при национальных библиотеках страны (РГБ и РНБ), а также при крупнейших универсальных научных библиотеках в центрах федеральных округов могут быть созданы репозитарные фонды, которые представляют собой собрание малоиспользуемых документов группы библиотек, сохраняемое на длительной или постоянной основе. Целями создания репозитария являются сокращение параллелизма в хранении малоиспользуемых документов и создание гарантий предоставления пользователям в случае поступления единичных запросов. Правом приоритетного удовлетворения запросов в депозитарии обладают библиотеки-депоненты, которыми считаются владельцы фондов, из которых переданы документы в репозитарный фонд. Все иные учреждения, не являющиеся депонентами данного репозитария, могут пользоваться его фондами на договорных условиях, т. е. с компенсацией затрат на хранение и доставку документа или его копии.

Документы, не принятые в депозитарный или репозитарный фонд, должны быть предложены в обменные фонды. Обменный фонд — это фонд, предназначенный для обмена документами, безвозмездной передачи библиотекам, органам НТИ, иным учреждениям и/или продажи их организациям и частным лицам. Обменные фонды входят в систему перераспределения документов, целью которой является рациональное размещение и использование документных ресурсов страны и вследствие этого — повышение эффективности формирования библиотечно-информационного фонда Российской Федерации.

Система перераспределения документов в России полностью децентрализована. Как правило, обменные фонды формируются на базе национальных, областных/краевых и центральных библиотек городов и районов. В них передаются документы из других документных фондов, в том числе ликвидируемых библиотек и информационных организаций, а также поступают партии гуманитарной благотворительной помощи и дары.

Информация о составе обменных фондов рассылается потенциальным потребителям либо представляется на сайтах библиотек в виде библиографических списков, баз данных или электронных каталогов. В настоящее время создается Центр информации о литературе, предлагаемой для перераспределения (ЦИПЛ), в задачу которого входит создание централизованной электронной базы данных (сводного каталога) документов, предлагаемых для перераспределения.

Преимущественное право при передаче документов из обменного фонда предоставляется юридическим лицам, поскольку они обеспечивают более широкое общественное использование документов. Бесплатная передача документов из обменных фондов производится только библиотекам и другим социальным учреждениям, имеющим ограниченные средства на комплектование своих фондов. К ним отнесены:

• культурно-просветительные учреждения (музеи, клубы);

• учреждения народного образования (детские сады, школы, другие государственные средние и высшие учебные заведения);

• службы социальной защиты (приюты, детские дома, учреждения и общества инвалидов и других граждан с ограничениями жизнедеятельности);

• учреждения здравоохранения (больницы, интернаты);

• библиотеки воинских частей и пенитенциарных организаций (тюрьмы, колонии).

С другими организациями заключается соглашение об условиях передачи (эквивалентный обмен, продажа) и зачета услуг по доставке документов.

Документы из обменного фонда, оставшиеся после перераспределения среди юридических лиц, могут быть реализованы (проданы) физическим лицам или списаны в установленном порядке.

Таким образом, в основу системы перераспределения документов положен принцип предпочтения перераспределения в библиотеки над продажей в частные руки или небиблиотечные фонды.

К обменным фондам обращаются библиотеки и информационные центры в целях первоначального, ретроспективного и восстановительного (в связи с катастрофами) комплектования документных фондов. Фактически обменные фонды — это распределенная резервная система документных ресурсов общества.

Организации-фондодержатели могут и сами распродавать списанные документы в соответствии с «Положением о порядке организации продажи населению книг, других произведений печати и по делам издательств, полиграфии и книжной торговли СССР в 1988 г. Однако распродажа требует владения технологиями продаж, умелого маркетинга. В противном случае доходы от торговли изданиями прошлых лет минимальны. Поэтому многие библиотеки дарят списанную литературу всем желающим, размещают ее в вестибюле на столах или стеллажах.

Итак, процесс исключения документов из фонда, как процесс пополнения, совмещает большой объем рутинных, канцелярских и механических операций с высоким уровнем ответственности вторичного отбора. Ошибки, допущенные в процессе исключения документов из фонда, оборачиваются отказами на запросы пользователей, снижением качества фонда, его обеднением. Неслучайно, иногда документы, переданные в обменные и депозитарные фонды, запрашиваются теми же библиотеками, которые их туда передали. Малоиспользуемые, пассивные документы могут со временем снова стать актуальными, востребованными. Именно поэтому здоровый консерватизм считается неотъемлемым качеством любого специалиста по документным фондам.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб.: Профессия, 2010. С. 117-136.