Процесс пополнения документного фонда

Целью процесса пополнения документного фонда является поступление в фонд новых профильных документов, соответствующих параметрам, заданным в идеальных моделях документного фонда.

Алгоритм процесса пополнения документного фонда

1. Анализ внешнего документного потока

Цель первого процесса пополнения фонда — ознакомиться с имеющимся документными ресурсами по профилю документного фонда, ассортиментом документного рынка и условиями приобретения документов.

В зависимости от формы ознакомления с документным потоком различают очное и заочное комплектование.

Очное комплектование — это комплектование, основанное на личном просмотре и отборе документов. Оно предусматривает ознакомление с документами «de visu» на витринах, прилавках, выставочных стеллажах в магазинах, на ярмарках, в обменных фондах и личных коллекциях.

Заочное комплектование — это пополнение фонда без предварительного просмотра самих документов, но на основе изучения источников информации о состоянии документного рынка (как правило, издательско-книготорговой библиографической продукции, рекламы и информационных писем, прайс-листов и др.).

Несомненно, при непосредственном знакомстве с документом комплектатор получает больше информации для принятия решения о целесообразности приобретения данного документа. Но очное комплектование всегда требует больше времени, поскольку предусматривает регулярное посещение различных торговых организаций. Кроме того, в условиях регионов, удаленных от издательских центров, оно не дает возможности отследить документопотоки с достаточной полнотой. Заочное комплектование напротив, дает возможность знакомиться с ассортиментом удаленных поставщиков, предлагающих документы на более выгодных условиях. Поэтому на практике заочное комплектование получило большее распространение.

2. Первичный отбор документов

Цель первичного отбора — принятие решений о приобретении тех или иных документов и о количестве приобретаемых экземпляров.

Суть данного процесса состоит в том, что внешний документный поток сопоставляется с моделями документного фонда:

• с идеальными моделями — для определения соответствия, документа профилю фонда;

• с реальными моделями — для установления наличия подобных документов в фонде и их экземплярности.

Алгоритм первичного отбора

2.1. Отбор документов по формальным признакам (вид, тип документа, обложка, язык, объем, год издания, издательство, серия, автор, читательское назначение и т. п.). Как видим, первоначально оценивается только формальное соответствие профилю документного фонда, поскольку такой отбор позволяет легко и быстро отсеять подавляющее большинство непрофильных документов.

2.2. Отбор по смысловому соответствию документов профилю фонда. Это наиболее сложный этап интеллектуальной обработки информации о документе, поскольку требуется оценить его содержание с точки зрения следующих параметров:

• актуальность, которая означает, что документ является важным, злободневным, значимым для современных условий;

• новизна, смысл которой состоит в том, что документ несёт в себе впервые появившуюся, ранее отсутствовавшую информацию, сведения о новых явлениях, открытиях, событиях и т. п.;

• оригинальность, означающая, что документ является своеобразным, самобытным, неповторимым, содержит собственные, самостоятельные авторские разработки, а не заимствование сведений из других источников;

• фундаментальность, показывающая, что документ содержит основополагающие знания по своему предмету;

• достоверность, которая предусматривает обоснованность, доказательность, бесспорность, истинность знания, представленного в документе;

• научная и художественная ценность документа, т. е. его высокая значимость для науки, искусства, признание его качества со стороны авторитетных представителей научной общественности. Для некоторых фондов документ оценивается с точки зрения его ценности для производственной, управленческой, учебной или иной деятельности.

Зачастую комплектаторы ограничиваются определением тематической и отраслевой направленности документа, формально сравнивая его с тематическими рубриками ТТПК, поскольку оценить научную и художественную ценность без привлечения высококвалифицированных экспертов в данной области не могут в силу недостаточной компетентности во всех отраслях науки и общественной практики.

2.3. Отбор по внутрисистемному и внесистемному соответствию — это установление наличия аналогичного документа в данном фонде или в фондах других информационных учреждений, имеющих сходный профиль. Отобранные документы сравниваются с каталогами библиотек или информационных служб, выявляются наличие и экземплярность подобного документа, принимается решение о том, стоит ли приобретать данный документ, Для какого подфонда и в каком количестве экземпляров.

2.4. Оценка финансовых возможностей для приобретения отобранных документов. Возможно, объем имеющихся денежных средств не позволяет приобрести необходимое количество экземпляров отобранного документа, но существуют альтернативные варианты получения документов — дары, обмен, получение Документа взамен утерянного и др. Поэтому на данном этапе отбора происходит корректировка принятого решения о приобретении данного документа, в том числе по количеству приобретаемых экземпляров, выбираются способы получения необходимого документа.

Таким образом, процесс первичного отбора является наиболее-интеллектуально сложным и ответственным процессом комплектования фонда, требующим от комплектатора широкой эрудиции и учета различных ситуационных обстоятельств в условиях неопределенности. Поэтому осуществление данного процесса должно быть поручено наиболее квалифицированным специалистам библиотеки/информационной службы.

3. Заказ документов

В случае заочного комплектования, после того, как принято решение о приобретении документа, составляется заказ, т. е.; письменная заявка поставщику с гарантиями оплаты.

Различают текущие и предварительные заказы.

Текущий заказ — это заказ на документы, уже вышедшие в свет и готовые к распространению.

Предварительный заказ — это заказ на документы, запланированные к изданию в течение определенного периода (1-2 года). Предварительные заказы делаются на подписные издания, на издания, анонсированные в проспектах, тематических планах издательств и т. д.

Для контроля выполнения заказов каждого вида создается отдельная картотека или база данных, поскольку различны сроки выполнения заказов.

Алгоритм заказа документов

3.1. Выявление поставщика документов и оценка его надежности. С этой целью ведется картотека/база данных поставщиков, где указываются:

• полное наименование фирмы-поставщика;

• адрес, контактные телефоны;

• ФИО ответственного лица, с которым поддерживаются контакты;

• условия продаж (форма оплаты, возможности доставки, льготы — скидки, отсрочки платежа и т. п.).

В первые годы рыночных отношений в постсоветской России повсеместно появлялись неблагонадежные в партнерстве поставщики, которые собирали предоплату при заказе на документ, а потом закрывали свою фирму и исчезали. С этой целью ведется «черный список» ненадежных поставщиков, с которыми не стоит устанавливать деловые контакты.

3.2. Оценка условии приобретения документов. Условия, предлагаемые фирмой при продаже своих товаров и услуг, различаются в первую очередь уровнем цен и видом оплаты: наличный или безналичный расчет, предоплата, наложенный платеж, продажа в кредит и др., а также способами и сроками доставки документов. В каждом конкретном случае возможны и предпочтительны различные варианты условий продаж, общее решение по которым вырабатывается путем переговоров с представителем поставщика.

Для организаций — получателей средств из государственных или муниципальных бюджетов используется конкурсная форма размещения заказа поставщикам — тендер (конкурсные торги). Тендер позволяет собрать предложения от поставщиков, оценить их и выбрать вариант наиболее соответствующий потребностям организатора тендерных торгов. Тендерная форма распределения заказов задумана как средство экономии государственных средств, поскольку в ходе торгов побеждает тот поставщик, который предлагает наиболее выгодные цены и условия продаж. Кроме того, тендер был внедрен и как антикоррупционная мера, делающая процесс получения государственного заказа прозрачным. Такая форма комплектования документного фонда, в основном, получила распространение среди крупных библиотек, поскольку в более мелких информационных организациях объемы затрат на комплектование ограничены и чаще всего не превышают предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке либо укладываются в пределы ценового порога для проведения запроса котировок. Практика комплектования на основе тендера, к сожалению, вызвала множество осложнений, связанных как с большими временными и трудовыми затратами на проведение тендера, так и с негибкостью механизма выбора поставщиков. Выбор более низких цен на документ, как правило, не гарантирует его качество с точки зрения содержащейся в нем информации. Таким образом, практика библиотек показала, что тендеры значительно препятствуют оперативности и гибкости комплектования фондов новыми документами. Документы, в отличие от других видов закупок — техники, канцелярских принадлежностей, строительных материалов и пр., не могут быть квалифицированы как «одноименный товар», поскольку каждый документ должен оцениваться при отборе индивидуально.

3.3. Оформление заказа в соответствии с требуемой формой. Как правило, поставщики к своей информации об имеющихся; в наличии документах прилагают бланк заказа. Он представляет-собой форму для описания заказа. В нем должны быть указаны сведения о заказываемых документах и их количестве, сведения об учреждении-заказчике: официальное наименование, расчетный счет, почтовый адрес и другие контактные данные (телефоны, факс, e-mail и т. д.), а также гарантии оплаты в случае, если не используется технология предоплаты.

3.4. Регистрация заказа в картотеке/базе заказов. Цель ведения картотеки заказов — контроль выполнения поставщиками отправленных им заказов. На карточке для картотеки заказов обязательно должны быть указаны следующие сведения:

• наименование поставщика,

• дата заказа,

• номер заказа,

• общая стоимость заказа,

• перечень заказанных документов с указанием цены и количества заказанных экземпляров.

Эти сведения необходимы для идентификации заказа, а также для предъявления исков и рекламаций поставщику за невыполненный в оговоренные сроки заказ. В электронной форме сохраняется копия отправленного заказа.

3.5. Отправка заказа может осуществляться различными способами: обычной почтой, по факсу, по электронной почте, через интерактивные формы заказа на сайте поставщика, а также с курьером. Выбор способа отправки заказа зависит от ситуационных условий, в которых находится заказчик, связанных с удаленностью поставщика, доступностью различных каналов связи и стоимостью их услуг.

Таким образом, заказ документов — это процесс сделки между информационным учреждением и поставщиком документов по поводу приобретения конкретных документов. В ходе сделки информационная организация выступает как экономический субъект, заключающий договор «купли-продажи». На этом этапе комплектования вступают в силу законы рыночного партнерства и контроля за выполнением договорных обязательств, поэтому требуется особенная тщательность в выборе деловых партнеров и документирование всех процедур оформления, отправки заказа, а также приема поступивших документов.

4. Прием новых поступлений

Цель заключительного этапа пополнения фонда — проверка правильности выполнения заказа.

Алгоритм приема заказа

4.1. Сверка поступивших документов с сопроводительными документами (накладная, счет-фактура, квитанция или др.). Цель сверки — установление физического наличия документов, указанных в сопроводительных документах. Если выявлено несоответствие между поступившими изданиями и сопроводительным документом, то составляется акт о недостаче документов в поступившей партии. Акт подписывают не менее трех лиц, присутствовавших при получении документов. В случае если сопроводительный документ вообще отсутствует, составляется акт о приеме документов (см. там же приложение 5).

4.2. Сверка поступивших документов с заказом (с записью в картотеке/базе заказов). Цель сверки — выявление полноты выполнения заказа по названиям и экземплярности. При расхождениях между заказом и реальным документом в названии, объеме (количество страниц) и читательском назначении документа, также в цене (более чем на 20%) у заказчика есть право отказаться от присланных документов и вернуть их обратно поставщику.

В случае неполного выполнения заказа поставщику отправляется рекламация с указанием недоставленных документов либо повторный заказ.

4.3. Отметка о выполнении заказа в картотеке/базе заказов перенос карточки выполненного заказа в архив заказов (картотеку выполненных заказов). Смысл данной технологической операции состоит в том, чтобы снять с контроля выполненный заказ. Однако сведения о выполненном заказе сохраняются некоторое время для получения уточняющей или справочной информации.

4.4. Передача партии принятых документов на участок учета и первичной обработки документов.

Таким образом, кроме этапа первичного отбора документов вся деятельность по пополнению фонда строится на контактах с внешними организациями. В этой связи комплектатор должен обладать различными коммуникативными умениями и компетентностью в области связей с общественностью. Процесс комплектования считается одним из самых интеллектуальных процессов, требующих высокой квалификации от специалиста, прежде всего, из-за операций по отбору документов по смысловому соответствию. Вместе с тем, в нем много рутинных операций, связанных с делопроизводством, которые предполагают аккуратность, тщательность, скрупулезность в ведении документации.