double arrow

Тема 3. Комплектование библиотечного фонда


Соотношение видов моделей документного фонда по целевому назначению и форме представления

Вид модели по форме представления Примеры реальных моделей Примеры идеальных моделей
Описательные (вербальные) модели - паспорт фонда - положение о документном фонде - путеводители по фондам - экскурсии по фондам профиль комплектования фонда
Количественные (математические) модели статистические показатели объема, движения и использования фонда нормативные показатели объема, движения и использования фонда
Тематико-типологические (структурные) модели - алфавитно-предметный указатель к систематическому каталогу - списки предметных рубрик, ключевых слов в электронных каталогах тематико-типологический план комплектования (ТТПК)
Библиографические (документографи-ческие) модели - каталоги - картотеки - библиографические базы данных - модель ядра фонда - картотека отказов - картотека заказов

Как видим, в современной библиотечно-информационной практике более широко представлены реальные модели фонда, которые характеризуют его количественно, описывают его тематико-типологический профиль, библиографически раскрывают его состав. При этом идеальные, перспективные модели получили гораздо меньшее развитие. Представляется, что это свидетельствует о недостаточности целостного, стратегического видения развития информационных ресурсов библиотек и информационных служб и связано с отсутствием полноценной системы управления документным фондом.




Таким образом, сложившееся к настоящему времени видовое разнообразие моделей документного фонда позволяет разносторонне отразить параметры его желаемого состояния. Каждый вид моделей решает определенную группу проблем документного фонда. Поэтому для оптимального развития документного фонда требуется целый комплекс моделей, в котором были бы представлены все виды реальных и идеальных моделей. Их сопоставление между собой позволило бы своевременно выявлять и предупреждать отклонения в документном фонде.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 90-105.

Разработанные на предыдущем этапе формирования документного фонда идеальные модели используются в процессе комплектования. Целью процесса комплектования является приведение состава документного фонда в соответствие с его моделями.

В структуре технологии формирования документного фонда комплектование является одним из самых сложных и проблемных технологических процессов. Проблемы комплектования вызваны, главным образом, тем, что оно является входной подсистемой в системе формирования документного фонда и потому наиболее подвержено влиянию внешней рыночной среды.



Под комплектованием принято понимать процесс обновления документного фонда, поскольку в ходе комплектования в фонд вливаются новые профильные документы и одновременно исключаются те, которые уже не могут удовлетворять потребности пользователей. Таким образом, комплектование является двунаправленным процессом. Его технологическая цель достигается двумя путями:

• через пополнение фонда новыми документами;

• посредством исключения их фонда документов — ветхих, устаревших, непрофильных и излишне дублетных.

Исходя из этого, выделяются виды комплектования. В. И. Терешин выделяет два вида комплектования:

• первичное комплектование — это поступление в фонд новых необходимых документов;

• вторичное комплектование — это исключение ненужных документов из фонда.

Как видим, использованный в этом случае подход к выделению видов комплектования отражает двунаправленность процесса комплектования, в результате которой образуются два принципиально отличных друг от друга технологических процесса.

Ю. Н. Столяров выделяет три вида комплектования:

• текущее комплектование — пополнение фонда вновь изданными документами, вышедшими в свет за последние один-два года;

• ретроспективное комплектование — восполнение фонда недостающими документами прошлых лет издания;

• рекомплектование — исключение из фонда устаревших, непрофильных, ветхих или излишне дублетных документов или утраченных в процессе использования.



В данной видовой классификации также отражается двунаправленный характер процесса комплектования, но в пополнении документного фонда выделяются две модификации технологического процесса, различия в которых обусловлены тем, какие документопотоки отслеживаются в процессе отбора: документы прошлых лет издания поступают в фонд из иных источников, нежели новые документы.

В профессиональной лексике можно встретить и другие термины, означающие разновидности процесса комплектования. Так, ретроспективное комплектование иногда называют восполнением лакун в фонде (лакуна — пробел, пропуск в фонде), или комплектованием дезидерат. Дезидерата — это соответствующий профилю, но отсутствующий в фонде документ, который необходимо приобрести для заполнения лакуны, для замены дефектного экземпляра или увеличения экземплярности издания в фонде. В такой трактовке ретроспективного комплектования главный акцент делается не на изучении внешнего документопотока, а на изучении состава документного фонда, выявлении утраченных в процессе использования или пропущенных в ходе текущего комплектования документов.

Докомплектование (дополнительное комплектование) — это разновидность текущего комплектования, при котором приобретаются вновь вышедшие документы, имеющиеся в фонде в недостаточном количестве. В этом случае в процессе комплектования отпадает необходимость в оценке профильности данного документа, поскольку он уже приобретен и показал свою востребованность.

Особую технологию предусматривает комплектование нового, еще только создаваемого документного фонда. Как известно, формирование нового фонда начинается с его ядра, требующего особой технологии комплектования. Практически содержательный отбор ядерных документов осуществляется на этапе моделирования документного фонда. В результате комплектатор на входе имеет библиографическую модель ядра фонда. Его задача — найти источники получения этих документов на документном рынке. В этой связи выделяется в особый вид первоначальное комплектование, т. е. комплектование ядра вновь формируемого документного фонда.

Таким образом, основные виды комплектования отражают двусторонний характер процесса комплектования и выражают различия в технологии комплектования. Наиболее выражены технологические особенности пополнения фонда, которые обусловлены следующими обстоятельствами:

• исходным состоянием формируемого документного фонда (создается ли он первоначально, восполняет утраченные документы либо обновляется в процессе комплектования);

• объектом комплектования, в качестве которого выступают документы, циркулирующие в различных микропотоках. В зависимости от того, какие это потоки, обусловлен выбор источников, способов комплектования и в результате соответственно модифицируется алгоритм процесса комплектования.

Цели, поставленные перед документным фондом, определяют выбор одного из двух методов комплектования — сбора или отбора документов.

Сбор документов предусматривает поступление в фонд всех профильных документов. Этот метод комплектования используется в тех фондах или подфондах, которые призваны обеспечить исчерпывающую или документную полноту. Он является основным для национальных библиотек, для краеведческих фондов региональных библиотек, а также для архивных и музейных фондов.

Для обеспечения сбора документов требуется соответствующее нормативно-правовое обеспечение, обязывающее поставщиков документов предоставлять их в данный фонд. Для учреждений федерального и регионального подчинения, наделенных функциями сбора и постоянного хранения документов, порядок сбора документов регулируют соответствующие законодательные акты. С 1995 г. действует Федеральный закон РФ «Об обязательном экземпляре». Во всех субъектах Российской Федерации приняты региональные законы об обязательном экземпляре, которые регулируют взаимодействия производителей документов и организаций, получающих обязательный экземпляр, на территорий данного субъекта РФ.

В отдельных учреждениях, имеющих в своей структуре издательства или редакционно-издательские отделы (РИО), принимаются специальные организационно правовые и организационно-распорядительные документы, регламентирующие поступление в библиотеку и в иное информационное подразделение всех изданий, предназначенных для постоянного хранения. Такими регламентирующими документами могут быть:

• положение (о РИО, о библиотеке, об архиве, о структурных подразделениях);

• приказ первого руководителя (ректора, директора и т. п.);

• постановление коллективного органа управления (например, постановление Ученого совета, совета директоров и пр.) и т. д.

Аналогично решается вопрос об обязательности предоставления соответствующих служебных документов в архивный фонд учреждения или предприятия. Самостоятельные архивные организации заключают договоры с организациями о передаче в их фонды документов в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Для всех остальных документных фондов, стремящихся обеспечить относительную или информационную полноту, ведущим методом комплектования служит отбор.

Отбор — это определение целесообразности приобретения или хранения документов в данном документном фонде.

Выделяются два вида отбора:

• первичный отбор, под которым понимается выявление профильных документов из внешних документных потоков или массивов с целью пополнения фонда;

• вторичный отбор, т. е. выявление устаревших непрофильных и излишне дублетных документов из фонда с целью их исключения.

Как видим, метод отбора используется не только в процессе пополнения фонда, но и при рекомплектовании.

Итак, технология комплектования фонда включает в себя два основных процесса — процесс пополнения документного фонда (первичное комплектование) и процесс исключения документов из фонда (вторичное комплектование). Наиболее влиятельными технологическими факторами, обусловливающими их видоизменение, выступают объекты комплектования/рекомплектования, а также методы комплектования. В большинстве документных фондов используется метод отбора документов, поэтому он включен в общую технологию комплектования.







Сейчас читают про: