2.1. Прием письменных обращений граждан возлагается на канцелярию, экспедицию или работника, специально назначенного для этих целей.
При приеме письменных обращений проверяется правильность их адресования.
Письма граждан с пометкой на конверте «лично» и адресованные общественным организациям (профсоюзной организации, Совету ветеранов и т. д.) не вскрываются, а передаются по назначению.
Далее — обращения.
Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому отделению связи невскрытыми для отправления адресату.
При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные при вскрытии документы подклеиваются). Поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, документы о наградах и другие), а также фотографии подкалываются под скрепку после текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается автору обращения).
|
|
На письма, полученные с облигациями (акциями и т. д.) и деньгами, составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в канцелярии или экспедиции, второй экземпляр акта исполнителем сдается в архив. Письмо автора и ценные бумаги направляются для рассмотрения в соответствующие подразделения территориального органа Минтруда России, деньги возвращаются заявителю.
Письменные обращения граждан, в которых нет подписи, фамилия не указана или написана неразборчиво, не содержащие данных о месте жительства или работы (учебы) адресата, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
2. Учет письменных обращений граждан ведется в отделе (группе) специально уполномоченным на это лицом.
3. Все виды поступающих письменных обращений должны быть централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в течение суток со дня их поступления.
При наличии автоматизированного учета регистрационно-контрольные карточки вводятся в базу ПЭВМ.
Перед регистрацией письма проверяется наличие обращений от данного автора в течение текущего года и предыдущих двух лет.
На каждое вновь поступившее в текущем году письмо от одного автора заводится регистрационно-контрольная карточка с указанием даты поступления.
В регистрационно-контрольной карточке указывается фамилия и инициалы автора обращения, дата поступления обращения и адрес заявителя.
2.4. При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка.
Повторными следует считать письма, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
|
|
При поступлении повторного письма проводится анализ причин, побудивших автора вновь обратиться в территориальный орган Минтруда России.
Если поступило несколько писем одного и того же содержания и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационно-контрольной карточке (2, 3 и т. д.).
2-5. Письма одного и того же типа по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в одно и то же учреждение, а также письма, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения, повторными не считаются.
Если от автора поступало несколько писем, но по разным допросам, то на каждое письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.
6. Если письмо подписано двумя или более авторами, оно считается коллективным. Коллективными являются резолюции митингов, собраний, а также письма, подписанные членами одной семьи.
7. Письма, поступившие из федеральных органов представительной и исполнительной власти с поручением сообщить результаты их рассмотрения, берутся на «особый контроль» и на них заводится специальная контрольная карточка.