Электронный офис

Пример.

1) порядка 2 относительно при ;

2) - б.б.3-го порядка относительно при .

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами– работу в электронном офисе.

Электронным офисом называется программно-аппа­ратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

· печатающие устройства;

· средства копирования документов;

· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.

В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием.

1.2.Автоматизация деловых процессов

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителей этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

Первый класс. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).

Второй класс. Более сложные задачи – задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

Третий класс. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Четвёртый класс. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

Пятый класс. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

1.3.Классификация работников офиса

При классификации работников офиса явно выделяются три группы (см. рис. 1).

Рис. 1. Классификация работников офиса в зависимости от уровня управления

Менеджеры высшего звена –топ-менеджеры (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники от­делов и т.п.), решающие задачи четвертого и пятого классов. Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие ре­шений и являются основными потребителями обоб­щенных информационных ресурсов учреждения.

Менеджеры среднего звена и специалисты составляют специалисты - работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.

Эффективность функционирования учреждения в основном опре­деляется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.

Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информаци­онную подготовку для принятия решения руководителем. Они явля­ются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике этого не про­исходит).

Исполнители, менеджеры низшего звена – технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clercs) – кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) и т.п.

Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информа­ции. К этой же группе относятся работники, обладающие чисто про­изводственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного по­нимания обрабатываемой информации. Основной критерий про­дуктивности их работы - оперативность и своевременность инфор­мационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и оши­бок. Наиболее многофункциональными работниками данной груп­пы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, пла­нируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руково­дителей.