Документационное обеспечение управления

Конспект лекций для студентов дистанционной формы обучения

г. Омск – 2008

УДК 005.92

ББК 65.050.2

Х 94

Рецензенты:

Меньшенина А.В., доцент кафедры «Финансы и кредит» ОМГУ;

Ларионова Т.М., доцент кафедры «Экономика и социология труда» ОМГУ.

Сиганова Т.В.

С 34 Документационное обеспечение управления: Конспект лекций. Омск:

Изд-во ОмГТУ, 2005. 48 с.

Конспект лекций содержит кратко изложенный курс лекций, перечень контрольных вопросов и список учебников и учебных пособий, государственных стандартов, которые позволят студентам усвоить содержание дисциплины в полном объеме при ее самостоятельном изучении.

Печатается по решению редакционно-издательского и научно-методического совета Омского государственного технического университета.

УДК 005.92

ББК 65.050.2

© Т. В. Сиганова

© Омский государственный

технический университет, 2008

Лекция 1.

Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют доку­менты. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть ис­пользована в профессиональной деятельности только при совершении ряда обязательных делопроизводст­венных операций.

Реалии сегодняшнего дня диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, все служащие и инженерно-технические работники принимают участие в документальном сопровождении производственного и управленческого процесса. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов, необходимо иметь представление об особенностях их взаимодействия, движения на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Таким образом, все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса, когда наряду спрофессиональными навыкамиработник должен уметь создавать документы в соответст­вии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, мето­дическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организа­ций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания. Должным образом оформленный документ обеспечивает не только опе­ративность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.

В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации «безбумажного» делопроизводства, организация которого требует не только современных технических средств: компьютеров, компьютерных сетей и программ, приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации электронного делопроизводства, повышение всеобщей культуры работы с такими документами и выработка моральных норм работы в коллективной сети. Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности электронного документа, наконец, внедрить новые правила работы с документами и научиться следовать им.

Оправдавшие себя на практике, рациональные формы и ме­тоды создания, обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах специалисты будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности еди­ных правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности.

В связи с этим актуальной является необходимость знания основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен владеть современными знаниями, умениями и навыками в области документоведения, не зависимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины как «Делопроизводство и документооборот».

Лекция 2.

Терминологическая база и основные понятия документоведения.

Функции документа. Системы документации

2.1 Базовые понятия и термины ДОУ

Терминологическая база делопроизводства складывалась в течение многих веков. По мере развития документоведения возникали термины, определяющие различные этапы, процессы и элементы создания документов: «чернопись, редакции, беловик, припись, скрепа и др.»

Термин «делопроизводство» в России возник во второй по­ловине XVIII века. С этого времени его употребление фикси­руют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административ­ного вопроса, и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел. Имен­но это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Зна­чение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, — более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Современная терминология делопроизводства регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «делопроизводство» определяется следую­щим образом - это отрасль деятельности, обеспечивающая документиро­вание и организацию работы с официальными документами.

Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управ­ления» (ДОУ). Его возникновение связано с изменением организационно-технической базы делопроизводства, в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий со­здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь­зования информации.

Делопроизводство базируется на докумен­тировании. Под ним понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами Российской Федерации.

Результатом документирования является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” – доказательство или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Словарь русского языка дает толкование этого понятия как:

- деловой бумаги, подтверждающей какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);

- то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

- письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.).[1]

Согласно стандарту документ - зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами. На практике же этот термин требует дополнения: это информация…, с которой были проделаны определенные делопроизводственные операции (подписание, визирование, согласование, регистрация, доведения до сведения исполнителей и т.д.) Информация сама по себе есть просто информация, а делопроизводственные операции придают ей свойства официального документа.

Любой документ, как мозаика, состоит из реквизитов. Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет документ идентифицировать. Все реквизиты можно подразделить на: юридически значимые, информационные и вспомогательные. От наличия первых зависит юридическая сила документа (текст, дата, гриф утверждения и т.д.), вторые передают конкретную информацию (отметка о приложении, справочные данные и др.), третьи обеспечивают удобство в последующей работе с документами (входящие и исходящие номера, отметки об исполнителе и исполнении и т.д.)

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге, составляют формуляр докумен­та. Наличие формуляра, установленного государст­венным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр характерный для определенного вида документов называют типовым формуляром.

В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель – это всегда результат технических дости­жений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии - глиняные таблички, в Египте - папирус, в стра­нах Малой Азии, в Европе и на Руси - пергамент — особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название хартия или телятина. В Древнем Новгороде, как известно, применялась береста, доска. В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распрост­раненным носителем документной информации во всем мире является бумага. В России бумага появилась в XIV веке из Западной Европы.

Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые электронные носители информации: жесткие диски, дискеты, диски, флеш-накопители

Соблюдение определенных правил записи информации придает доку­ментам юридическую силу. Юридическая сила — это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация ра­боты с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.

Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т.е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использо­вание их в текущей деятельности учреждения.

В обществе документы являются основными носителями различной (управ­ленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы – носители первичной инфор­мации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др., содержат перерабо­танную, вторичную информацию.

Возможность сохранения информации во времени, позволяет разли­чать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.