Документация и инвентаризация

Документация – это способ оформления хозяйственных операций соответствующими документами.

Документ – это письменное свидетельство осуществления хозяйственной операции, придающие юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ – это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и являющийся юридическим доказательством ее осуществления.

Первичный документ – документ, составленный в процессе ведения хозяйственной операции или сразу после ее завершения.

Сводный документ – документ, составленный на основе нескольких первичных документов для получения обобщенных данных.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий может быть только в соответствии с постановлением органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, налоговой службы в соответствии с действующим законодательством Украины. Изъятие документов оформляется протоколом (актом), копия которой вручается под расписку должностному лицу предприятия.

В Украине утверждены типовые формы первичной учетной документации по учету основных средств, сырья, материалов, МБП и т.д.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

– название документа (формы);

– код формы;

– дата и место составления;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители (в натуральном и стоимостном значении);

– должность лица, ответственного за осуществление операции и правильность ее оформления;

– личные подписи.

Записи в первичных документах должны осуществляться только темными чернилами, без исправлений и подчисток.

По назначению бухгалтерские документы классифицируются:

– распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности);

– оправдательные или исполнительные (приходные и расходные ордера, счета-фактуры, акты приемки, квитанции);

– документы бухгалтерского оформления (группировочные ведомости, расчеты, справки);

– комбинированные (авансовые отчеты, требования на отпуск материалов).

По месту составления документы делятся:

– внешние, которые поступают от других предприятий (выписки банков, счета поставщиков);

– внутренние, составленные на данном предприятии.

По объему отраженных документов делятся на первичные и сводные.

По способу использования: разовые и накопительные.

Первичные документы подлежат обязательной проверке работником бухгалтерии по форме и содержанию. С помощью документации контролируется правильность осуществления операций, ведется текущий анализ выполненной работы.

Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Инвентаризация – это способ выявления соответствия учетных данных их фактическому наличию. Предприятия для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником предприятия.

Проведение инвентаризации является обязательным:

– перед составлением годовой отчетности (кроме инвентаризации зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов, которая может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет) проводиться 1 раз в год в период с 1 октября по 31 декабря;

– передача государственного имущества в аренду;

– приватизация имущества государственного предприятия;

– преобразование государственного предприятия в акционерное общество;

– смена материально ответственных лиц;

– установление фактов хищений или злоупотреблением, порчи ценностей;

– по предписанию судебно-следственных органов;

– пожар, стихийное бедствие или техногенная авария;

– ликвидация предприятия.

На некоторых предприятиях инвентаризация проводиться не как разовое мероприятие, а как постоянный процесс. Утверждается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая ежедневно или по особому графику посещает места хранения материальных ценностей и проводят инвентаризацию отдельных видов ценностей.

Инвентаризация проводится на основании Инструкции об инвентаризации № 69, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г.

Задачи инвентаризации:

– выявление фактического наличия основных средств, материальных ценностей, бланков строгой отчетности, денежных средств в кассах, на регистрационных, бюджетных, валютных и текущих счетах;

– выявление неиспользованных ТМЦ (товароматериальных ценностей);

– соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации ТМЦ;

– проверка реальной стоимости учитываемых на Балансе ТМЦ, сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Для проведения инвентаризации создается комиссия на основании приказа руководителя предприятия. В состав комиссии входит главный бухгалтер организации на правах заместителя председателя инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация, охватывающая все хозяйственные средства и расчеты предприятия, называется полной.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид хозяйственных средств (основные средства, хозяйственный инвентарь, кассу незавершенное производство). Частичные инвентаризации проводят для обеспечения точности отчисленных данных, усиления борьбы с потерями, укрепления финансовой дисциплины.

Ответственность за организацию проведения инвентаризации несет руководитель предприятия.

До начала инвентаризации в присутствии комиссии материально ответственные лица составляют отчет о последних проведенных операциях, отражают их в учете и вместе с описью документов под расписку сдают в бухгалтерию. Материально ответственные лица дают комиссии расписку, в которой подтверждают, что все приходные и расходные документы, сданные в бухгалтерию, и все ТМЦ, доверенные их хранению, находятся на месте. Данные о наличии ценностей с указанием названия, отличительных признаков, единицы измерения и количество фактически обнаруженных натуральных единиц, записываются в инвентаризационную опись. Данные инвентаризационной описи сопоставляются с учетными данными. Такое сопоставление называется сверкой фактических и учетных остатков и записывается в Сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ.

Материалы инвентаризации и решения по регулированию расхождений утверждаются руководителем предприятия.